Consejos para la factura de los clientes: 10 formas de facturar mejor a los clientes

El mundo de las facturas para los clientes puede ser difícil y puede crear excelentes dolores de cabeza para los trabajadores independientes y empresarios que solo están tratando de recolectar lo que se debe correctamente. Sin embargo, hay consejos y técnicas inteligentes que puede usar para aliviar las facturas. En esta guía, cubriremos diez consejos de facturación para el cliente.

En esta guía
No hay nada mejor que trabajar como freelancer o ser dueño de su propio negocio. En lugar de estar a merced de un jefe exigente o una empresa que no aprecie sus talentos, puede ser su propio empleador, sujeto a los requisitos y preferencias de cualquier persona.
Sin embargo, los profesionales independientes pierden un aspecto hermoso de un trabajo tradicional, a saber, que no tienen la garantía de un salario cada dos semanas. En cambio, tienen que recolectar dinero de los clientes en forma de facturas. Si bien muchos clientes pagan rápidamente y en su totalidad, el profesional independiente promedio tiene varias historias de terror sobre las facturas que se pagaron tarde, que no se pagaron en su totalidad o que conducen a un argumento de avance y espalda sobre cuánto dinero se les debía. Cuando construye una factura, desea expresar su aprecio de los clientes, lo que significa que desea dar la impresión de que está agradecido por el negocio de los clientes y no solo por su dinero. Sin embargo, también desea demostrar que está firme en su solicitud de que la factura se pague con prontitud y en términos de su acuerdo inicial con el cliente.
¿Cuál es el propósito de una factura? El propósito de una factura es recolectar el dinero adeudado por los bienes o servicios por parte de un cliente o cliente al finalizar un proyecto. Una factura también cumple con otro propósito, es decir, crea un rastro de papel entre usted y sus clientes. Si su cliente no paga y usted tiene que tomar acciones legales, su factura y confirmación posterior pueden ayudarlo en la corte. Las facturas también son invaluables tanto para usted como para su cliente durante la temporada fiscal, si está auditado o tiene que presentar la documentación que el cliente le pagó o le debe una cantidad excepcional. Como hago una factura del cliente? Para las empresas más pequeñas, puede escribir una factura usted mismo. Ponga el nombre de la compañía, la dirección y el número de teléfono en la esquina superior derecha, como lo haría para cualquier otra compañía de la compañía, luego llámelo “factura para la semana (fecha)” en una fuente engrosada. Según el título, enumere las tarifas detalladas, si es necesario, incluya el total. Si elige esto, puede incluir una fecha hasta que espera recibir los fondos. En estos días, incluso puede crear con las facturas de su cliente utilizando una herramienta de diseño como Canva. Canva ofrece muchas plantillas de facturación gratuitas que puede personalizar fácilmente con el logotipo, la marca, los colores y más para un toque más personal.
Las empresas más grandes deben considerar las necesidades de facturación de subcontratación o el uso de un software que desarrolle automáticamente las facturas. Contabilizar las grandes empresas es muy complicado, por lo que el uso de una apelación de un tercero para sus facturas puede ser una excelente manera de hacer que el proceso sea más eficiente y asegurarse de que su contabilidad sea correcta. ¿Cuándo debo facturar a un cliente? En general, es mejor facturar a un cliente antes de que se complete el proyecto, a menos que haya acordado que el pago se dividirá en dos, el primer pago que se realizará en el medio del proyecto. Si no tiene este acuerdo a la mitad, debe esperar hasta que haya completado completamente todas las tareas asociadas antes de pedir dinero. Finalmente, esta es una cuestión de etiqueta. Algunas personas enviarán la factura inmediatamente después de la finalización del proyecto, a veces incluso enviarán incluso ese día. Sin embargo, es mucho mejor en términos de servicio al cliente si espera recibir comentarios y asegurarse de que el cliente esté satisfecho antes de enviar la factura. Aquí hay un ejemplo de cómo se vería una buena cronología en términos de factura. Martes: Bill contrató a Marcia para diseñar un sitio web básico con un plan de mantenimiento de WordPress para su pequeño negocio. Acordaron que Marcia se pagará en su totalidad después de completar el proyecto. Después de cuatro semanas de trabajo, Marcia envía el proyecto final. Bill anuncia a Marcia que la ha recibido y que lo está revisando.

El miércoles y la factura envía un correo electrónico a Marcia para decirle que está principalmente encantado con el trabajo que hizo, pero tiene una ligera calamidad. Marcia sabe que es una solución rápida, por lo que hace cambios y la envía de regreso el mismo día. El jueves-factura le da a Marcia un elogio brillante, porque el sitio web completado es exactamente como él imaginó. Marcia responde al correo electrónico por un mensaje que anuncia qué placer era tener como cliente en el último mes. El viernes-Marcia quería que su mensaje de agradecimiento se dejara sola, por lo que está esperando hasta la mañana siguiente para enviarle una factura por correo electrónico, incluida como archivo .pdf. En el cuerpo del correo electrónico, reitera brevemente que era una excelente cliente y le informa que la factura está adjunta. Luna-Marcia se despierta con un depósito digital por la cantidad exacta que ella y Bill estuvieron de acuerdo. Aunque Bill no le pagó el mismo día en que la recibió, el sentido de la etiqueta de la Mare Mare de Mare le informa que es comprensible que las facturas a menudo se paguen en el siguiente día hábil, lo que significaba que tenía que quedarse bien el fin de semana. El pago de Bill se acompaña de un correo electrónico que le dice a Marcia que sus deudas estaban resueltas. Ella responde con un breve agradecimiento y lo invita a contarles a los asociados y amigos sobre sus servicios. ¿Cómo se factura a un cliente? En estos días se envían muchas facturas por correo electrónico. Esto es comprensible y perfectamente aceptable, porque la mayor parte de la actividad independiente se realiza en línea.
Sin embargo, hay algunos casos en los que el correo tradicional es la mejor opción. Las facturas de correo tradicionales a menudo se utilizan para los servicios prestados en persona, en cuyo caso muy poco se comunicó por correo electrónico. Es perfecto preguntarle al cliente cómo preferiría recibir una factura. Sin embargo, la mayoría de los clientes en el panorama comercial actual están de acuerdo con recibir facturas de correo electrónico. La importancia de los contratos de los clientes para las facturas de los clientes también vale la pena mencionar que las facturas y los detalles de los arreglos de pago del proyecto pueden cubrirse en un contrato sólido del cliente. Durante una reunión inicial con los clientes, puede cubrir las expectativas con respecto a los términos de pago y los términos debidos, de modo que la comunicación de estas expectativas sea clara y directa. De hecho, establecer los sistemas para su negocio de diseño web es uno de los pasos más importantes es uno de los pasos más importantes es uno de los pasos más importantes. en el que un freelancer puede hacerlo. Cuando tiene un proceso sólido para su negocio, aumentará su confianza y lo hará más eficiente, más productivo y rentable. Esto puede resultar en la posibilidad de cargar eventualmente lo que merece y mantener a los clientes personalizados bajo control.
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Mejores facturas para los clientes: 10 consejos ahora, que he respondido algunas preguntas básicas sobre la facturación del cliente, aquí hay 10 consejos que necesita saber cuando se trata de elaborar, enviar y cumplir con las facturas del cliente. Nunca envíe un correo electrónico a una factura como un mensaje de cuerpo en nuestro ejemplo anterior, Marcia fue sabia al incluir un mensaje educado en el cuerpo de la factura, ya que esto demuestra la apreciación del cliente. Además, era aconsejable incluir la factura como el archivo .pdf adjunto etiquetado. Una factura siempre debe enviarse por correo electrónico como un archivo adjunto, preferiblemente en formato .pdf o .doc. Recuerde, este es un documento formal que puede y se utilizará con fines legales, contables y fiscales. Si alguna vez ha intentado imprimir un correo electrónico, sabrá cuán mezclado aparece el texto a menudo en la página. Asegúrese de que tanto usted como su cliente puedan imprimir fácilmente la factura o registrarla digitalmente con fines contables.
2. Asegúrese de enviar la factura de la persona adecuada a Marcia enviada a la factura de Bill porque es el único propietario de una pequeña empresa. Sin embargo, si trabaja con una organización más grande, es posible que la persona con la que se comunica no sea la persona responsable de los pagos. Por ejemplo, si Marcia diseña un sitio web para una gran empresa de prendas de vestir, puede estar en comunicación con la persona a cargo del marketing. Esta persona puede tratar con el diseño web, pero no supervisa el cambio de dinero. Es una idea inteligente preguntarle a quién debe cuidar cuando se trata de recibir el pago al comienzo de un proyecto. Es bueno enviar la factura a la persona de contacto de la empresa cliente, con la solicitud de enviarla al empleado apropiado. De lo contrario, si tiene la dirección de correo electrónico para la persona que trata con pagos, puede enviarles un mensaje directo y comunicarse con el contacto más cercano a la empresa. 3. Asegúrese de que esté claro cómo espera que se les paga, muchos profesionales se sorprendieron por los clientes que pidieron pagar a través de un cheque en papel, porque los pagos digitales se convierten en la norma rápidamente. Este es otro tema que está bien aclarado cuando inicialmente está de acuerdo con los términos del contrato con el cliente. Si se da cuenta de que nunca ha acordado cómo desea que le paguen y es hora de escribir la factura, no dude en solicitar su forma favorita de pago al enviar la factura. Si desea que le pagan a través de un depósito bancario, cree un archivo adjunto adicional que contenga la cuenta y la información de enrutamiento.
No desea ingresar la información bancaria en la factura en sí, ya que estos documentos pueden orientarse al público si se incluyen en la capacitación fiscal de su cliente. 4. Sea paciente, algunos clientes recibirán una factura y pagarán dentro de una hora. Otros clientes esperarán hasta el próximo día hábil o unos días después. Es comprensible que pueda ser impaciente cuando se trata de que se le pague por un trabajo bien. Sin embargo, un poco de paciencia es la clave. Aunque es aconsejable ser paciente, también es aconsejable saber cuándo debe levantarse por usted. 5. No es demasiado paciente nadie quiere exceder una gran cantidad de dinero, incluso cuando le deben a alguien con razón. A veces, los clientes posponen cuando se trata de cumplir con la factura del cliente. En general, si un cliente ha confirmado la factura, pero no le envió los fondos, envíe un correo electrónico de seguimiento para averiguar cuándo recibirá el dinero aproximadamente una semana después de enviar la factura inicial. Si no ha recibido ninguna respuesta, no dude en rastrear tres días hábiles después del correo electrónico original. 6. Dale al cliente el beneficio de la duda si a veces tiene problemas, un cliente no estará de acuerdo con una determinada tarifa después de recibir una factura. Esto es especialmente cierto si los percibe más de lo que se acordó inicialmente debido a la extensión del proyecto o la solicitud de servicios adicionales. La mejor manera de evitar esto es asegurarse de tener la documentación del cliente que acepte tarifas adicionales para los servicios adicionales prestados.
Esto significa que cada vez que un cliente quiera expandir el alcance de un proyecto, envíele un correo electrónico para informarle que esto aumentará la cantidad por la cual se le facturará e incluirá cifras precisas. Muchos profesionales y clientes podrán resolver amablemente cualquier disputa relacionada con el dinero adeudado por una comunicación clara. El hecho de que un cliente pueda tener algunas preocupaciones no significa que esté tratando de comportarse sin escrúpulos o recibir servicios gratuitos. Dale al cliente la ventaja de la duda y responda a cualquier preocupación por la documentación del momento en que estuvo de acuerdo con impuestos adicionales o extendió el alcance del proyecto. 7. Comprenda lo que es necesario para el tercer correo electrónico, aunque el cliente que quiere desafiar las acusaciones podría ser onerosa, el peor cliente es el que parece haber desaparecido por completo. Muchos profesionales independientes saben la sensación de disminuir el hecho de que han pasado semanas y un cliente ha descuidado cumplir con su factura. Es una sensación horrible darse cuenta de que el cliente disfruta de los frutos de su trabajo mientras no ha recibido ninguna compensación. Si han pasado dos semanas y su cliente no respondió tanto a su correo electrónico inicial como un segundo cortés para recordarles su deuda pendiente, entonces es hora de enviar el temido “tercer correo electrónico”. Aunque es importante seguir siendo profesional, este correo electrónico no debe estar relacionado con la belleza o expresar gratitud por el negocio del cliente.
En cambio, infórmelos profesionalmente, pero con firmeza, que tienen una deuda pendiente. Incluya la fecha inicial a la que envió la factura e incluya la factura como un archivo adjunto nuevamente. Mantenga este correo electrónico corto y simple. Aunque puede ser tentador, no haga amenazas con acciones legales y no exprese su insatisfacción con su comportamiento. Simplemente cuente los hechos del problema y recuerde que espera pagar esta deuda. 8. Reconozca cuando llega a una pared de ladrillos si ha pasado un mes y no ha recibido ningún pago, es hora de aceptar que puede tener que tratar con un cliente que no tiene la intención de pagarle. Esto también es cierto para los clientes con los que fue a pequeñas discrepancias durante varias semanas. No importa cuán tentador sea, mantenga sus emociones bajo control. Mal solo enviando al cliente un correo electrónico molesto o tratando de sabotear los frutos de cualquier trabajo que haya hecho por ellos. En su lugar, acepte la situación en la que se encuentra y prepárese para tomar las medidas apropiadas. Para muchos, esto implicará contactar a un abogado o presentar un caso en el tribunal con pequeñas solicitudes. Para algunas personas infelices que carecen de la documentación o la capacidad de cobrar su deuda legalmente, esto podría significar una pérdida desafortunada, una lección aprendida y un cliente que mencionó permanentemente en la lista negra. 9. Cuide con los clientes que pagan tarde para ir más allá, algunos clientes dibujarán el proceso de pago durante unas semanas antes de finalmente cumplir su palabra y pagar su deuda pendiente. Estos clientes a menudo se comunicarán con usted en el futuro con una nueva propuesta de proyecto.
Muchos profesionales independientes están ansiosos por asumir cualquier trabajo que puedan obtener, porque es un mundo competitivo y ser un empresario independiente puede ser al menos un desafío. Sin embargo, piense mucho si desea continuar una relación comercial con un cliente que retrasó el proceso de pago. Si el cliente ha dificultado su pago por primera vez, lo más probable es que se comporte exactamente igual cuando se trata de cobrar pagos para futuros proyectos. No tenga miedo de renunciar a un cliente que ha demostrado que la recompensa por su trabajo no era una prioridad para ellos. Si bien la apreciación del cliente es esencial, la apreciación del contratista también es importante. 10. Averigüe, a medida que mejora sus contratos, cada nuevo profesional cometerá el error de no documentar los términos del contrato, excepto que sufrirá por él cuando llegue el momento de enviar la factura del cliente. Aunque puede estudiar tales guías y puede dominar la etiqueta de facturación correcta, la experiencia le enseñará cómo administrar mejor el proceso de pago tanto en usted como en el cliente. Además, se pueden aplicar diferentes reglas en diferentes industrias. A medida que continúe en su carrera independiente, considerará las consideraciones de retención únicas que se aplican específicamente a su industria. Sea inteligente sobre su sistema de facturación y siempre documente todo para protegerlo. Si hace esto, evitará que le haga maltratación y se asegurará de que sus facturas se paguen de inmediato y en su totalidad.

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Kristen escribió tutoriales para ayudar a los usuarios de WordPress en 2011. Por lo general, puede encontrarlo trabajando en nuevos artículos para IThems Blog o desarrollar recursos para #WpProsper. Fuera del trabajo, Kristen disfruta del diario (¡escribió dos libros!), Senderismo y acampar, cocinar y aventuras diarias con su familia, con la esperanza de llevar una vida más presente.