Uso de la matriz de emergencia para aumentar la productividad

Cuando está abrumado por todo lo que aún no ha hecho, es fácil mezclar sus prioridades. Si alguien está esperando que complete una tarea, puede sentir que este es el elemento más importante de su lista. Sin embargo, si esta tarea es secundaria a una prioridad mayor, es mejor empujarlo nuevamente al calendario. Además, tener 10 cosas que aún no ha hecho puede ser tan estresante que todos se sientan tan importantes. Al pasar con calma sobre sus tareas, podrá verlas por lo que son. Deflados, variarán de súper importante y su prioridad número uno a “Oh, no importa”. La importante matriz urgente, también llamada matriz Eisenhower, es una herramienta extremadamente simple pero extremadamente útil para clasificar las tareas. Concéntrese en lo que es importante, sin distraerse con nada más.
¿Cuál es la importante matriz de emergencia? La importante matriz urgente es un diagrama simple que separa las cargas en cuatro categorías diferentes. Cada categoría corresponde a una acción.
Urgente e importante: hacer el primero
No es urgente e importante: haga más tarde / programa
Urgente y no importante – Delegado
No es urgente y no es importante: eliminar
La razón por la cual se llama la matriz de Eisenhower es que el presidente Eisenhower, conocido porque es efectivo, dijo: “Tengo dos tipos de problemas: urgente e importante. La emergencia no es importante y las importantes nunca son urgentes. “Así es como se ve la importante matriz urgente cuando la coloca visualmente:

Fuente: Conceptboard
El propósito de la matriz es priorizar mejor lo que debe hacerse, sin preocuparse de que su gestión incorrecta o gestión de tiempo incorrecta. Puede usarlo para casi cualquier cosa, desde las comisiones y las tareas de limpieza del hogar hasta que se administra proyectos de trabajo e incluso el completa rutina de la semana laboral. Si los recursos son limitados y no puede hacer todo al final del día (o hora o semana), la importante matriz urgente le dirá lo que necesita concentrarse en este momento, y lo hará rápidamente. Una cosa más: si bien la importante matriz de emergencia es una excelente ayuda cuando está enterrado bajo responsabilidades, es valioso y cuando intenta simplificar su trabajo y cortar la grasa de su régimen de entrada. En lugar de pasar por los movimientos y perder el tiempo, use la matriz de vez en cuando para evaluar por qué hace lo que hace en repetición. Utilicé esta matriz para hacer todo, desde el acortamiento de mi rutina matutina, hasta decidir qué clientes y proyectos renunciar de forma permanente.
Cómo clasificar sus tareas para hacer y servir tareas utilizando la matriz urgente importante La matriz urgente importante es fácil de usar una vez que haya obtenido, pero por ahora, pase un tiempo aprendiendo qué tipos de tareas pertenecen a cada dial. Urgente e importante: haz primero ahora, sería imposible vivir una vida sin tareas “urgentes e importantes”. Sin embargo, hasta que hayan llegado a este cuadrante, probablemente esté en una especie de crisis o emergencia, incluso si eso significa solo un día largo y sin promesa de sueño. Estos son los elementos que debe manejar, como hace cinco minutos. Si continúa dejándolos desatendidos, tendrá problemas. Los términos, defectos de hardware o software y las quejas de los clientes caen en la categoría de “emergencia e importante”. Por ejemplo: Programe publicaciones en las redes sociales sobre la venta que comienza hoy.
Revisión del artículo porque el cliente no estaba satisfecho con la primera referencia.
El sitio está defectuoso: comuníquese con el host lo antes posible.
Póngase en contacto con el cliente que dejó reseñas negativas en Facebook.
A menudo, puedes ver estas tareas que vienen. Algunos de ellos probablemente vivieron en su lista “no urgente e importante” durante un tiempo hasta que se haya convertido la fecha límite hoy. Si esto sucede a continuación, descubra por qué pospone cuando se trata de ciertas tareas y si puede haber un sistema que evite las tareas normales de convertirse en obligatorios “Hoy será una pesadilla”. Además, aunque no siempre puede proporcionar situaciones de emergencia, puede crear planes de emergencia para aquellos con probabilidad de ocurrencia, como sitios de bloqueo y malas revisiones.
No es urgente e importante: haga más adelante / Programe estas son las tareas que han sobrevivido en las semanas, meses o años de su lista, porque, aunque son importantes, nunca son urgentes. Su vida o carrera no se romperá si no lo hace, pero es posible que no aborde algunos de sus excelentes objetivos. La educación y la capacitación, los procesos de actualización y los flujos de trabajo, la construcción de relaciones y el mantenimiento proactivo están en la categoría “no es urgente e importante”. Por ejemplo: Regístrese para obtener un curso de marketing gratuito en X.
Restaurar el presupuesto de la casa y crear un plan económico.
Pregúntele a John si quiere tomar un café en el almuerzo la próxima semana (y elegir su cerebro sobre cómo obtuvo esa promoción).
Aspira el auto y elimina el interior.
¿Ver? Estas tareas definitivamente se agregarían a tu vida si lo hicieras, pero no la destruirán mientras no lo haces. Todavía trabajas todos los días, pero no avanzas tus habilidades. Puses tu gasolina en el automóvil cuando cae, pero no la mantienes limpia. Si hay áreas en su vida en las que cumple su mínimo y luego se rinde, probablemente tenga estas tareas en la lista durante mucho tiempo.
Al eliminar algunas de estas tareas, y simplemente comienza con una, eliminará la presión de las tareas “urgentes e importantes”. ¿Por qué? Lo que es “importante y no urgente” en este momento puede dejarse urgentemente, como, por ejemplo, el intercambio de petróleo que sabía que necesitabas hace un mes. Debido a que esta es la sección “Realizar más tarde / plan”, mueva una o dos actividades de la lista a su programa real. Póngalo en el calendario, configure una alarma, levante el teléfono y haga una reunión, etc. Urgente y sin importancia: el delegado es probable que estas tareas lo vuelvan loco. Tomo su energía y tiempo sin tener un gran pago. Puede sentir que estas tareas están más ocupadas que cualquier otra cosa. Los métodos de comunicación, las solicitudes de otras personas y las tareas que realiza porque es precisamente lo que ha hecho son en la categoría de “emergencia y no importantes”. Por ejemplo: ejecute ese informe semanal y agréguelo al archivo “informes”.
Responda el mensaje del reclutador en LinkedIn.

Envíe un correo electrónico al cliente potencial para anunciar que no puedo tomar mi proyecto.
Actualice la hoja de cálculo del presupuesto con los gastos de ayer.
Este dial es un poco complicado. Aunque las tareas individuales pueden ser sin importancia, la imagen general a veces es importante. Además, tener tareas de bajo valor asociadas con resultados de alto valor en realidad podría permanecer en su camino. Por ejemplo, la búsqueda de sus gastos es una buena manera de encontrar un espacio pequeño en su presupuesto. Sin embargo, actualizar la hoja de cálculo del presupuesto todos los días con una reducción de los gastos de ayer representan más entrada de datos que de aprendizaje. Querrá pasar tiempo en esto Marque preguntando cómo hacer que cada tarea sea más eficiente. Y, después de haber transformado la tarea en una versión más productiva de sí mismos, si ahora pertenece a otro dial. Por ejemplo, si se registra para una herramienta de presupuesto que organiza sus gastos después de conectarse a sus cuentas bancarias, no tendrá que hacerlo manualmente. Esta tarea se convierte en “repasa el presupuesto para ver dónde pueden reducir los gastos”. Puede hacerlo mensualmente en lugar de todos los días, lo que lo mueve a la categoría “no es urgente e importante”, que luego puede programar para el primero de cada mes.
No es urgente y no es importante: eliminar las tareas que ingresan a esta categoría no tienen valor, y ni siquiera tiene que hacerlas. A veces me despierto haciendo estas tareas cuando no quiero comenzar mis tareas “urgentes e importantes”. De repente, estaré más interesado en mi flujo de Twitter que yo, o decidiré que es el momento perfecto para organizar mis libros ya organizados. El correo electrónico puede vivir completamente sin el uso excesivo de redes sociales y reuniones de trabajo no productivas (o incluso conversaciones personales sin importancia, tan urgentes y no importantes “. Es posible que ni siquiera aparezcan en ninguna de las tareas ordinarias, pero si piensas en esto, puedes hacer muchas de las mismas cosas. Por ejemplo: ¿eliminar 20 correos electrónicos promocionales todos los días, incluso si nunca compra en esas tiendas?
Twitter Skimming es parte de su rutina matutina incluso si nunca envía un tweet o participa en conversaciones.
¿Tiene una reunión permanente con un cliente todas las semanas, incluso si no es suficiente para discutir?
Se deshace de él. Y si no puede, descubra dónde está su valor, ven con un avión para hacer la eficiencia de la tarea y moverlo a otro dial. Ahora, tenga en cuenta que ciertos embarazos libres de cerebro pueden parecer inútiles, incluso si no lo son. Lo que no tiene valor para una persona puede tener un gran valor para usted, especialmente si esta tarea lo hace sentir más tranquilo, más feliz, inspirado, etc. No confunda la “tarea” con “actividad de ocio”. No debe agregar “Escuchar la cápsula de recapitulación de Bachelor” a esta lista, si le hace una delicia al final del día. Los pensamientos finales sobre la importante matriz urgente para tener un calendario de vida y trabajo completamente organizado en casa es un sueño maravilloso y probablemente pueda llegar la mayoría de los días. Pero incluso si tiene una rutina confiable y efectiva, habrá días en los que se ahoga bajo todo lo que debe hacerse en este momento. En lugar de tratar de volverse sobrehumano, lo que nunca funciona y solo se agota, saborea la comida chatarra y viendo la televisión real a las 3 de la mañana como reacción al estrés (¿es solo yo?), Ponte todo frente a ti usándote La importante matriz urgente. Cuando no hay suficientes horas en el día, o suficiente energía para pasar, para averiguar qué es importante y por qué es un salvavidas. Obviamente, esta matriz es muy fácil de dibujar solo, pero si desea descargar una plantilla, hay muchos modelos gratuitos, como este en el sitio web de Eisenhower (hay una aplicación). ¿Hay algo en su lista de tareas que solo sepa que puede hacer de una manera más eficiente?