Etiqueta de reunión virtual: todo lo que necesita saber para mudarse

Dada la propagación de Covid-19 y los comandos de residencia de residencia, es posible que haya participado recientemente en al menos una videoconferencia. Para muchas empresas, la transición al trabajo a distancia fue repentina, pidiendo a la gente que aprendiera rápidamente los detalles de las reuniones virtuales. Saber cómo adaptarse a los flujos de trabajo a distancia es esencial para mantener la productividad y asegurarse de que todos en su equipo estén en la misma página. En esta publicación, nos centraremos en las reuniones virtuales y las mejores prácticas para garantizar que funcionen sin problemas.
¡Vamos a bucear! Comprender lo que hace que la etiqueta de la reunión virtual sea única en teoría, las reuniones virtuales deberían tener lugar al igual que las discusiones en persona. Todos deberían tener la oportunidad de hablar, y la reunión idealmente seguirá un orden natural, porque los participantes traerán sus puntos de vista hasta que alcance un consenso sobre cómo ir más allá. Durante una reunión regular, es relativamente fácil observar cuándo alguien se está preparando para responder o si las personas no están involucradas. Al hablar con una pantalla, es más fácil pasar por alto las indicaciones en las que confía. Para empezar, la pantalla de video para los otros participantes probablemente será pequeña, lo que podría causar la pérdida de detalles visuales.
La mala calidad del sonido también puede hacer que los participantes que sean difíciles de entender. Además, también hay dificultades técnicas para considerar, especialmente cuando se muda por primera vez a una plataforma de videoconferencia. Establecer las pautas sobre la etiqueta virtual de su empresa puede ayudar a aliviar estos problemas para que sus conferencias de distancia puedan ser más fáciles. Al eliminar a los titulares innecesarios, puede mantener un alto nivel de productividad incluso cuando su equipo está muy extendido en diferentes lugares. 5 consejos sobre la etiqueta de reunión virtual para mantener las llamadas productivas y cautivadoras Las prácticas que cubriremos en este artículo se aplican independientemente de la herramienta de videoconferencia que su empresa use. No importa si prefiere Zoom, Google Meet o Facebook Workplace, aún así, el lugar de trabajo de Facebook, aún así. Se aplica la etiqueta correcta de las reuniones virtuales. Aquí hay cinco consejos para su refinación. Programe reuniones y envíe enlaces por adelantado Es posible que cuando organice reuniones en persona, todos los participantes se anunciarán a tiempo. Además, probablemente informará a los miembros del equipo sobre cualquier material para traer y sobre los puntos importantes que pretende cubrir, para que estén listos para cumplir con sus fiestas. Estos principios se vuelven aún más importantes cuando se trabajan de forma remota. Especialmente si recientemente ha ido a la videoconferencia, su equipo puede necesitar un poco de tiempo extra para descubrir el software.
Si usted es responsable de programar reuniones virtuales, aquí hay algunas pautas básicas para asegurarse de que todos parezcan preparados: programar reuniones por adelantado.
Envíe invitaciones desde el calendario virtual a las llamadas de video si su software las acepta.
Si es necesario, asegúrese de que todos los participantes hayan configurado una cuenta para la plataforma elegida.
Envíe enlaces para unirse a la llamada (si su software lo solicita) al menos un día antes de la reunión.
Prepare una breve presentación general de los puntos que desea cubrir durante la reunión y envíe a los participantes de antemano.
La idea aquí es simple. Dar a los miembros del equipo para prestar atención al momento en que las reuniones se llevarán a cabo y lo que espera cubrir, las cosas se moverán mucho más rápido. Todos podrán configurar sus computadoras, preparar cualquier punto importante y reunir cualquier referencia que necesite durante la reunión.
Más allá de la productividad, planificar las reuniones a tiempo muestra al equipo que respeta sus programas. A menos que haya una emergencia significativa de la compañía, las videollamadas nunca deben conservarse en el último momento. 2. Prepare un área tranquila para configurar su computadora para trabajar en casa puede significar estar rodeado de niños, mascotas, familiares y varias otras distracciones. No importa cuán lindo sea, tales interrupciones pueden descarrilar rápidamente una videoconferencia: si desea minimizar el tiempo dedicado a las reuniones virtuales, debe reducir la diversión. Encuentre un lugar tranquilo en su hogar, donde otras personas en la llamada no pueden escuchar el ruido de fondo o ver a los miembros del hogar que trabajan atrás. En una reunión virtual. De esta manera, tendrán menos probabilidades de interrumpir. Aunque esto puede ser difícil de explicar a su hijo o perro, trate de atraer tantas personas en la misma página para que su llamada pueda funcionar sin problemas.
3. Pruebe la cámara y el micrófono antes de comenzar la reunión una vez que haya encontrado ese lugar perfecto en su hogar, donde hay un ruido mínimo y la señal Wi-Fi es correcta, es hora de configurar su estación de videoconferencia. Primero, asegúrese de colocar la cámara en el ángulo correcto para que su equipo pueda verlo.
También es inteligente probar la habitación de la computadora portátil para asegurarse de que funcione correctamente. Puede hacer esto utilizando las herramientas nativas de su dispositivo o su software de videoconferencia puede pedirle que lo haga. Sin embargo, en la mayoría de los casos, su micrófono es más importante que su habitación. Si es difícil entender lo que alguien dice durante una llamada en línea, puede descarrilar todo el procedimiento. Una vez más, puede probarlo por su cuenta o usar las funciones ofrecidas por su plataforma de reunión virtual. Si no tiene uno, considere comprar un auricular base para ser utilizado, especialmente para llamadas en línea. Puede marcar una diferencia significativa en la calidad de audio y no tiene que gastar una fortuna en una. La síntula correcta de la reunión virtual dicta las pruebas de todo su equipo. Mucho antes de una conferencia de video para evitar perturbar el resto del equipo . De esta manera, puede resolver cualquier problema en el tiempo y no mientras otros lo esperan. 4. Desactive el micrófono cuando no hable, ya que puede intentar eliminar cualquier distracción de su entorno, siempre habrá algo en el fondo. Tal vez su vecino ha decidido comenzar a aprender a jugar en el Cimpoi, o pasará una ambulancia. En cualquier caso, puede resolver rápidamente tales problemas desactivando el micrófono.
Por lo general, si no habla, su micrófono debe deshabilitarse.Esto es particularmente importante si usa un casco, porque las personas pueden escuchar cada pequeño sonido al final. Esto incluye respirar, tos, si hace clic en otra pestaña, etc.Varias plataformas de videoconferencias, incluida Zoom, ofrecen funcionalidad de “Push to Talk”.Esta característica mantiene su micrófono parada por defecto y captura el ruido solo cuando presiona un botón para iniciarlo.Es una solución fácil que elimina la mayor parte del ruido de fondo en las conferencias y ayuda a todos a concentrarse.

En la misma nota, si se está preparando para hablar, le recomendamos que espere unos segundos después de que el orador anterior deja de hablar para tener en cuenta los retrasos. Esto lo ayudará a evitar situaciones vergonzosas de las que está hablando de errores con sus compañeros de equipo. 5. Envíe un resumen de la reunión, aunque la preparación puede ayudar a prevenir la mayoría de los problemas técnicos relacionados con las reuniones virtuales, a veces no se pueden evitar. Las conexiones débiles o la falta de acceso a equipos de calidad podrían dificultar la participación fácil de algunas videoconferencias en algunos miembros de su equipo. Además, se mencionó anteriormente la brecha de video y audio que podría hacer que los participantes se pierdan algunas partes de la reunión. Incluso con una configuración ideal, esto podría dejar a algunos de los miembros de su equipo sin toda la información que necesitan para completar su trabajo. Un elemento clave de la etiqueta de las reuniones virtuales, que se toma de las conferencias en persona, es enviar un resumen de todos los puntos principales cubiertos, para que pueda asegurarse de que todo el equipo esté en la misma página. Sin embargo, cuán detallado ese resumen depende de usted, incluso un boceto corto puede ayudarlo a evitar repetir los mismos puntos en futuras reuniones. Idealmente, querrá a dos miembros del equipo que serán llamados a tomar notas durante la reunión. De esta manera, si uno de ellos no atrapa todo, el otro debería poder completar los huecos.
Estos dos miembros del equipo deben compilar y fortalecer sus notas y enviarlas al resto de los participantes. La conclusión de poder asistir a reuniones en su sala de estar es una gran ventaja en situaciones no especificadas, como una pandemia. Sin embargo, las reuniones virtuales no son una excusa para olvidar la etiqueta básica. Todos los involucrados deben respetar su tiempo mutuo, y establecer reglas básicas es una excelente manera de garantizar que las reuniones no se conviertan en el hecho de que todos se hablan. Si desea mejorar su etiqueta de reunión virtual, recuerde estos cinco consejos: programar reuniones y enviar enlaces por adelantado.
Prepare un área tranquila para configurar su computadora.
Pruebe la habitación y el micrófono antes de comenzar la reunión.
Deshabilite el micrófono cuando no hables.
Envíe un resumen de la reunión.
¿Tiene alguna pregunta sobre la etiqueta de reunión virtual? ¡Hablemos de ellos en la sección de comentarios a continuación! Imagen en miniatura del artículo de Aurielaki / Shutterstock.com