7 mejores herramientas de software para administrar documentos para probar

Los documentos juegan un papel importante en la vida útil de cada negocio y en las operaciones cotidianas. Es increíblemente importante almacenarlos y protegerlos adecuadamente. Aquí puede intervenir algunos de los mejores software de gestión de documentos para ayudarlo a comprender el flujo de trabajo de los documentos de su empresa y asegurarse de que no se pierda nada en este proceso. ¿Qué es el software de gestión de documentos (DMS)? El software de administración de documentos elimina el problema de almacenar archivos físicos y, en contraste, los mueve a todos a la nube. Puede ser frustrante pasar horas buscando un documento para darse cuenta más tarde de que no existía en absoluto. El software de gestión de documentos le permite organizar documentos digitales y registros en papel de manera fácil y conveniente.
Si no tiene un software que funcione para usted, podría llevar horas o incluso días hacerse cargo de un documento importante, que puede ser un gran obstáculo para todo su equipo. El mejor software hará su trabajo rápido y sin problemas. Hay varias opciones en el mercado, y si está buscando el mejor software de gestión de documentos, esta guía lo ayudará a tomar la mejor decisión de acuerdo con sus necesidades.
Cómo elegir el mejor software de gestión de documentos para usted es difícil elegir el software de administración de documentos adecuado para su negocio. Siempre esté con sus ojos en las siguientes características al seleccionar sus opciones.
Capacidades de escaneo:
Si tiene documentos en papel, necesita un DMS que incluya capacidades de escaneo. Esto le permitirá ingresar todos los documentos importantes en el centro central. Considere la tecnología utilizada para la función de escaneo. Es útil tener una forma de reconocimiento de caracteres ópticos (OCR) para que pueda buscar más tarde a través de todos sus escaneos y conectividad:
Es importante encontrar un software de administración de documentos para proporcionar un almacenamiento en la nube adecuado para funcionar como un centro central para cargar archivos. Incluso si los documentos no consumen la mayor cantidad de espacio en disco, su catálogo probablemente crecerá mucho más rápido de lo anticipado y pronto podría quedarse sin espacio para agregar cosas nuevas. La clave también es cómo se pueden acceder a sus documentos. Hay algunos sistemas que combinan acceso a través del navegador y aplicaciones separadas, pero muchos ofrecen solo uno de los dos.
Metadatos y función de búsqueda:
Su sistema de gestión de documentos debe tener una función de búsqueda sólida para que pueda encontrar fácilmente cualquier documento. No se trata solo de los nombres de los documentos, sino también de los metadatos y el texto en escaneos. Conectar documentos a proyectos, personas y otras formas de organizar el trabajo también es útil todos los días cuando trabaja con el software.
Controles para la versión de documento:
Cada software de gestión de documentos de calidad debe tener el control de la versión del documento. Se trata de mantener no solo la versión actual, la más reciente, de un documento, sino también de todas sus versiones anteriores y un registro de los cambios realizados en el documento. Luego puede tener una imagen general completa de cómo el documento ha progresado con el tiempo. Controles para los permisos:
Los DMS deberían poder administrar los permisos en el sistema. Se trata de mantener la integridad de los datos y garantizar que los archivos no se eliminen o se muevan accidentalmente.
El mejor software de administración de documentos 2022 ahora que sabe exactamente qué características esperar del mejor software de administración de documentos, para ver las mejores opciones disponibles.
Microsoft SharePoint
Bitrix24
Rubex
M-Files
Firmar ahora
El control principal
Dupoware
7 Las mejores herramientas de software para #Gestion of Documents para probar este año
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1. Microsoft SharePoint
Microsoft SharePoint es probablemente una de las soluciones más conocidas y también uno de los documentos más completos para los documentos comerciales disponibles en la actualidad. Ofrece herramientas que se ajustan a las necesidades de cada negocio. Además de sus capacidades de gestión de documentos, puede usar SharePoint para servir como una intranet “inteligente” de su negocio. Hay aplicaciones disponibles para todos los dispositivos y una buena función para compartir que ofrece una colaboración perfecta. Usando OneDrive, también puede sincronizar sus archivos entre la nube y los discos duros locales. Características:
Búsqueda de la actividad

Gestión de calendario
Plantillas personalizables
Gestión de documentos
Sincronización de datos
Distribución de archivos
Plantillas de documentos
Precio:
Plan 1: 5 USD/usuario/mes con almacenamiento de 1 TB
Plan 2: $ 10/usuario/mes
Office 365 E3: 20 USD/usuario/mes
2. bitrix24
BITRIX24 es un software de gestión de documentos que es utilizado por millones de personas en todo el mundo. In-Mises está disponible en la nube. El software permite la sincronización de archivos, el acceso móvil, el intercambio de archivos, el personal y la empresa, la edición con más usuarios, la edición fuera de línea y más. Está disponible para un intento gratuito de 30 días.
Min características clave:
Controles de acceso

El tablero y la búsqueda de la actividad
Alertas/notificaciones

Generar y almacenar documentos
Gestión de documentos
Precio :
Cloud Basic: $ 39/mes
Estándar: $ 79/mes
Profesional: $ 159/mes
Muestra de 30 días gratis disponible
3. Rubex
Rubex by Efile Gabinet es un software de administración de documentos que ofrece un almacenamiento en la nube y una solución eficiente para compartir archivos. Permitirá que su negocio se vuelva sin papel y administre los archivos de manera efectiva. Rubex es ideal para pequeñas y medianas empresas y le permitirá compartir documentos dentro de la organización y también configurar la preservación de documentos. Tiene una buena función de búsqueda, creación de plantillas, flujos de trabajo automáticos y intercambio de archivos. Características clave:
Sistema de gabinete de Efile DM
Compartir seguros de archivos

Autenticación con dos factores (2fa)
Configuración de seguridad personalizada
Herramientas de cumplimiento
Integración de Microsoft Office
Acceso móvil
Pista de auditoría
Automatización del flujo de trabajo
Precio:
Principiante: $ 15/usuario/mes para 25 GB de almacenamiento
Ventaja: $ 30/usuario/mes con 1 TB de almacenamiento pero limitado a tres usuarios
Negocio: $ 55/usuario/mes y 5 TB de espacio de almacenamiento
4. Files M
M-Files es ideal para pequeñas y grandes empresas de diferentes industrias. El software local basado en la nube incluye características clave, como capacidades de firma electrónica, administración de permisos, flujos de trabajo automatizados y acceso fuera de línea. También tiene un motor de búsqueda que le permitirá buscar documentos fácilmente. También puede buscar el texto del documento utilizando la herramienta.
Min características clave:
Controles de acceso/permisos
Siguiendo la conformidad

Pista de auditoría
Herramientas de colaboración
Plantillas personalizables
Gestión de contenido
Clasificación de documentos
Gestión de activos digitales
Generación de documentos
Precio:
Debe comunicarse con M-Files para precios y también proporcionar una muestra gratuita. Firmar ahora
SignNow ofrece una solución de firma electrónica que le permite firmar, enviar y administrar sus documentos en su dispositivo. Proporciona alta seguridad y es fácil de usar. Le permite agrupar más documentos en un paquete y enviar un documento a más personas simultáneamente. SignNow también incluye una pista de auditoría y se basa en la nube.
Min características clave:
Pista de auditoría
Firma móvil
Plantillas personalizables

Recordatorios
Análisis de documentos
Firmar con múltiples fiestas
Búsqueda del progreso del embarazo
Precio:
Negocio: $ 8/usuario/mes (pagado anualmente)
Premio comercial: $ 15/usuario/mes (pagado anualmente)
Profesional: $ 30/usuario/mes (pagado anualmente)
6. MasterControl
MasterControl es un sistema de gestión de calidad que también ofrece software de control de documentos como parte de su solución. Esto probablemente terminará sus procesos en papel. MasterControl proporciona una alta flexibilidad y le permite implementar un sistema de gestión de documentos que funcione para su negocio incluye un conjunto de módulos.
Min características clave:
Gestión automática
Firma electronica
Gestión del cumplimiento

Controles de acceso
Control de versiones
Mantener documentos
Conversión de documentos
Firma electronica
Conversión de tipo de archivo
Búsqueda de texto completo
Archivo de documentos
Control de versiones
Controles/permisos de acceso
Documentos de check-in/check-out
Pista de auditoría
Precio:
Póngase en contacto con MasterControl para precios
7. Docuware
Docuware es un software muy poderoso que lo ayuda a dirigir sus documentos y dirigirlos al trabajo correcto. Puede rastrear sus tareas esperando y puede obtener registros en un momento. Está dirigido a empresas de todos los tamaños y está disponible en 18 idiomas. Docuware acepta la implementación en las instalaciones y la nube. Incluye funciones como control de acceso, búsqueda de texto, gestión de documentos, firma electrónica, formularios electrónicos, recuperación de archivos y más. Min características clave: controles de acceso/permisos
Archivo y almacenamiento
Herramientas de colaboración
Plantillas personalizables
Clasificación y gestión de documentos

Firma electronica
Formularios electrónicos
Búsqueda de texto completo
Recuperación de archivo
Precio: comuníquese con Docuware para precios; Hay un intento gratuito disponible
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Conclusión sobre el mejor software de gestión de documentos
Esto es cuando se trata de mi lista del mejor software de gestión de documentos. El instrumento exacto que debe elegir dependerá del tamaño y el tipo de su negocio, así como los tipos y el volumen de documentos que produce la empresa.
7 Las mejores herramientas de software para #Gestion of Documents para probar este año
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Algunas de las soluciones en esta lista se centran más en las empresas (como los archivos M), mientras que otras son muy accesibles y pueden iniciarse de manera rápida y económica (como Signnow).Luego está Microsoft SharePoint, que ha sido el estándar de oro en el mercado durante algún tiempo.Díganos qué piensa sobre las mejores herramientas de software para la gestión de documentos y cuál es su elección gratuita 5 consejos esenciales para acelerar su sitio web de WordPress. Reduzca el tiempo de carga incluso en un 50-80% simplemente siguiendo los consejos simples.Descargue la guía gratuita