Gestión de expectativas: el alcance de los proyectos y contratos [que ofrece el seminario web]

Los proyectos de desarrollo web de éxito son el resultado directo de establecer las expectativas de las partes interesadas internas y externas. El arte de establecer y administrar adecuadamente las expectativas se basa en una comunicación sólida y un enfoque en la colaboración.
En este seminario web de WProsper, nuestra amiga Rebecca Gill, la propietaria de la web de marketing y el anfitrión de nuestra serie SEO Week, ofrece una hoja de ruta para administrar las negociaciones de proyecto y contrato. Luego ilustra la forma en que este trabajo inicial sienta los cimientos para ejecutar el resto del proyecto.
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Proyecto de gol y contratos de Rebecca Gill
Notas sobre el alcance y los contratos para administrar las expectativas, debe tener un proceso sólido que lo guíe a través de un proyecto completo, desde el contacto inicial con el cliente hasta la redacción de una propuesta, hasta que el proyecto funcione e incluso después de completar el trabajo. Si tiene un sistema de definición de proyecto, ayudará con grandes proyectos y pequeños proyectos. Es un proceso que tendrá que cambiar constantemente y mejorar con el tiempo.
¿Por qué crear un proceso? Además de hacer que su trabajo sea más eficiente y rentable, un buen proceso traerá a los clientes de vuelta. Tener un sistema sólido en su lugar lo distinguirá. Los clientes observarán y apreciarán esto y regresarán. Rebecca ha visto que muchos clientes están regresando y señala que se deben principalmente a su proceso. “No significa que tengamos habilidades excepcionales de diseño o codificación, somos sólidos”, dice ella, “pero tenemos un buen proceso”. 1. Los compromisos exitosos comienzan y terminan un proyecto con expectativas sólidas. Esto significa incluir objetivos y contratos fuertes. “El primer paso para exceder las expectativas de sus clientes es conocer estas expectativas”. -ROY WILLIAMS Para saber realmente por qué su cliente necesita, debe hacer las preguntas correctas y usar ese diálogo. Es su responsabilidad impulsar el propósito del proyecto y cuanto más lento lo tome, más podrá forzar estas preguntas y obtener las respuestas reales. Cuando nos apuramos, tendemos a hacer suposiciones y esto puede conducir al desastre. 2. Establezca las anticipaciones anticipadas que las expectativas claramente definidas evitarán problemas más adelante y establecerán un camino hacia el éxito.
Rebecca tiene 20 respuestas diferentes guardadas como firmas en Outlook para responder preguntas. Admite que es un talón, pero le permite enviar rápidamente un correo electrónico detallado con la respuesta apropiada. Los correos electrónicos le permiten recopilar más información, establecer expectativas y controlar la conversación. Algunos clientes podrían tener miedo de muchas preguntas. Está bien porque esos clientes probablemente no encajarían bien. 3. ¿Qué tipo de cliente es? Defina a quién vende en el proceso de venta y comprende cómo cambia la implementación. Descubra con qué tipo de cliente tiene que tratar para que pueda responder correctamente. ¿Es un proyecto simple o complejo? ¿Implicará el riesgo financiero o el riesgo funcional? Sé sus cosas o son aficionados? 4. Identifique las necesidades de su cliente. Cada cliente es único. Comprender y adaptarse a sus necesidades es esencial. Debe identificar las necesidades de su cliente al apuntar al proyecto y no sorprenderse en la mitad del proyecto. Rebecca identifica las necesidades de los clientes en su propuesta y luego las combina con sus soluciones. Ayuda a los clientes a sentirse cómodos y saber que escuchan y entienden sus necesidades. 5. Seleccione el proceso correcto defina el alcance del proyecto en función del tipo de cliente y el tipo de proyecto. Su proceso debe ser flexible dependiendo del trabajo. Es posible que tenga varios procesos diferentes, dependiendo del tipo de proyecto.
6. Use la documentación apropiada Seleccione el tipo correcto de documento para establecer una línea básica para las expectativas. Rebecca utiliza un contrato de página simple que explica los detalles básicos del proyecto y algunas cláusulas legales. Se refiere a la propuesta del proyecto para todos los detalles y allí pone toda la carne del acuerdo. 7. Acuerde y documenta todos los artículos relevantes cuanto más documente al comienzo del proyecto, más tarde debatirá. Y esta es la carne. Rebecca incluye una larga lista de detalles sobre el alcance de la aplicación del proyecto, compatible con las explicaciones: entregables: ¿qué ofrece al cliente al final del día? Se específico. Siempre documente la cantidad y lo que sucede si hay superado. Rebecca fue quemada en un proyecto de migración temprana de 700 páginas que llegaron a ser de 5,000, pero la cantidad exacta nunca se ha especificado. Use la lengua, por lo que está bien si un cliente excede el número, pero luego se debita correctamente.
Vientos y programa: ¿cuáles son las expectativas en el camino? Establecer ahora ayudará a las cosas a ir sin problemas.
Garantía: defina cuál es su garantía, cuánto tiempo se aplica, qué se incluye y qué sucede después del final del período de garantía.
Retraso del cliente: ¿qué sucede cuando un cliente se oscurece? La vida sucede y las cosas llegan tarde, por lo que tienes una solución. Reconozca que un proyecto bloqueado le cuesta dinero. Rebecca tiene los proyectos pasados ​​a una tarifa de servicio mensual hasta que comiencen nuevamente.
Pago: coloque todas las condiciones de pago, cuando se debe el pago y la forma en que se facturan los excesos.
Excluye: ¿qué no está incluido en su proyecto? A veces te ayuda a especificar lo que no haces. A menudo, Rebecca enumerará las cosas que discutió con un cliente, pero acordaron no incluir, solo para ser claros. Potencial. A menudo, los clientes se darán cuenta de que lo necesitan y quieren agregar mantenimiento al proyecto.
Gastos: ¿quién paga los gastos de viaje, imágenes de acciones, licencias de enchufes, etc.? Para los clientes locales, Rebecca notará que las reuniones en el sitio no están incluidas (pero si los clientes desean estas reuniones, enumerará los costos).
8.
No funciona si tiene todos estos detalles en su propuesta, pero su proceso de desarrollo hace algo diferente. Debe encajar. Rebecca tiene una lista de tareas de 90 puntos en Basecamp que desglosa las etapas y las responsabilidades. Es maravilloso para los clientes, pero ha encontrado problemas al cambiar su lista de tareas y ha olvidado hacer los cambios apropiados en la plantilla de propuesta. Debe mantener todo el proceso consistente. 9. Las firmas antes de trabajar no comiencen a funcionar hasta que el contrato esté firmado o si no tiene una orden de compra válida.
Su proceso no puede permitir que el trabajo comience hasta que el contrato firmó y, dependiendo de su sistema, la factura enviada y pagada.Escriba estos detalles al frente y luego insista en ellos.10. La comunicación continua es la comunicación crítica es proporcional a la felicidad del cliente y al éxito general del proyecto.”Nunca he tenido un cliente que me diga que nos comunicamos en exceso y que comunicamos mucho”, dice Rebecca.Los clientes quieren saber que está trabajando en su proyecto, es relajante.11. El arrastre de alcance no es malo en absoluto es excelente para los ingresos, si necesita clientes para aprobar los pedidos de cambio formales (estima que determina el costo y el tiempo de los trabajos).
El alcance de la carretera es una oportunidad para mantener feliz a su cliente y aumentar la rentabilidad. Dígales que estará encantado de hacerlo, pero costará más. No dejes ese dinero sobre la mesa. 12. Administre los retrasos de sus clientes Continúe contactando activamente a los clientes si se oscurece. Documente cualquier comunicación, para que el tiempo no funcione en su contra. Tiene un proceso estructurado, para que continúe registrando y observando a estos clientes. 13. Lecciones aprendidas = Los márgenes de beneficio más grandes son de los errores en el proceso de ventas y propósito. Estos errores pueden convertirse en los mejores términos y condiciones de su contrato si supone que su cliente sabe algo y no sabe, es su culpa. Debe ser el experto que guía este proceso de definición del proyecto. Entonces, cada vez que comete tal error, aprende de él y parte de su proceso. Rebecca tiene tres páginas de términos y condiciones, es decir, errores y lecciones aprendidas durante siete años. Cada artículo que agrega facilitará el proceso y todos más felices. Más que ver algunas de nuestras publicaciones recientes sobre blogs sobre contratos: ¿por qué deberías amar los contratos y los abogados?
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Kristen Wright
Kristen escribió tutoriales para ayudar a los usuarios de WordPress en 2011. Por lo general, puede encontrarlo trabajando en nuevos artículos para IThems Blog o desarrollar recursos para #WpProsper.Fuera del trabajo, Kristen disfruta del diario (¡escribió dos libros!), Senderismo y acampar, cocinar y aventuras diarias con su familia, con la esperanza de llevar una vida más presente.