¿Qué es Microsoft Flow (y cómo puede su vida facilitar su vida)?

La gestión de un negocio, ya sea una empresa completamente en línea o una tienda de ladrillo y mortero con un sitio de comercio electrónico adicional, requiere muchas tareas. Rápidamente se volvería abrumador tratar de administrar todas estas responsabilidades manuales, por lo que es posible que desee automatizar algunas de ellas con una herramienta como Microsoft Flow. En este artículo, analizaremos esta plataforma y lo que puede hacer para su negocio con respecto a la automatización del proceso en línea. También discutiremos sus opciones para precios y cómo comparar con soluciones similares.
¡Vamos a eso! ¿Qué es Microsoft Flow? Simplemente, Microsoft Flow (ahora Microsoft Power Automate) es una plataforma de automatización de flujo de trabajo digital. Use inteligencia artificial (IA) y automatización robótica de procesos (RPA) para aumentar la productividad y fluidizar los flujos de trabajo que necesita para mantener su negocio sin problemas.

Esencialmente, Microsoft Flow funciona en función de un sistema de activación y conectores que puede personalizar para satisfacer sus necesidades. Un “desencadenante” es una acción específica que inicia el resto del flujo automático. Los “conectores” le permiten sincronizar plataformas que no son compatibles, como la solución de almacenamiento en la nube y el proveedor de correo electrónico.
Algunos conectores de flujo de Microsoft incluyen:
Plataformas de redes sociales como Twitter y Facebook
Aplicaciones de gestión de proyectos como Asana y Basecamp
Plataformas de almacenamiento en la nube como Dropbox y Google Drive
Github
WordPress
Sitios de alojamiento y transmisión de video como YouTube y Vimeo
Flojo
Otras herramientas de Microsoft como Microsoft To Do, Microsoft Teams, Visual Studio Code y Microsoft 365
Para ayudarlo a configurar sus desencadenantes y flujos correctamente, Microsoft Flow también ofrece una biblioteca de plantillas de automatización. Puede usarlos para configurar rápidamente tareas como:
Enviarle notificaciones personalizadas para que no olvide completar las tareas clave
Salvación automática de respuestas de formulario a su plataforma de almacenamiento favorita
Enviar correos electrónicos preescritos a un botón Haga clic
Creación de tareas en su calendario o aplicación de gestión de proyectos basada en correos electrónicos reportados
Sincronización de archivos entre múltiples soluciones de almacenamiento en la nube
Si ninguna de las plantillas satisface sus necesidades, también puede crear flujos personalizados. Las posibilidades son tan extendidas que no podemos cubrir todos los casos de uso aquí. Sin embargo, es bastante seguro decir que la mayoría de las tareas administrativas, así como muchas comunicaciones de marketing y ventas, pueden ser administradas por Microsoft Flow con un esfuerzo mínimo requerido de usted.
Microsoft Flow Free vs. Plude las principales opciones de precios para Microsoft Power Automaten Start desde $ 15 por usuario. Los costos aumentan si desea agregar funcionalidad AI y RPA. También hay un plan de flujo que comienza desde $ 500 por mes para cinco flujos y usuarios ilimitados. Uno de estos planes es probablemente una inversión sabia si tiene la intención de usar Microsoft Flow de amplio funcionamiento para administrar su negocio. Hay un período de prueba gratuito de 90 días si desea probarlo primero. Sin embargo, para los solopreneurs y los desarrolladores, hay un plan de comunidad de Microsoft Power Apps que valdría la pena: este plan incluye acceso gratuito a Microsoft Flow. Necesitará un correo electrónico del trabajo o del estudiante para inscribir direcciones de correo electrónico personales, como las cuentas de Gmail, serán rechazadas. Además, se limitará a 750 flujos mensuales y 2 GB de almacenamiento de archivos. El plan comunitario está destinado a aquellos que desean desarrollar sus habilidades desarrollando aplicaciones y flujos. Estos proyectos se pueden distribuir a otros usuarios. Sin embargo, también obtendrá acceso a la plataforma automática de energía para su propio uso.

Alternativamente, si es un usuario de Microsoft 365, Power Automate se puede incluir en su plan. Esta opción incluye solo algunos de los conectores disponibles y lo limita a 2,000 aplicaciones API por día. Para aquellos que ya usan Microsoft 365 para administrar otras partes de su negocio, esta es probablemente la mejor solución.

Tenga en cuenta que estos planes son bastante nuevos: Microsoft ha cambiado sus opciones de licencia en octubre de 2019. Puede ver referencias en línea a un plan de flujo de Microsoft gratuito para uso personal, pero esta opción ya no está disponible a partir de este escrito. Microsoft Flow vs. Zapier vs. IFTTT Microsoft Flow no es la única plataforma de automatización en el mercado. IFTTT y Zapier se consideran los dos competidores principales, así que echemos un vistazo a cómo se acumulan todos. IFTTT es una plataforma de automatización simple fácil de asumir: si es nuevo en el campo de la automatización, aún debería ser bastante simple de aprender, pero no puede realizar tareas complejas, como Zapier o Microsoft Flow. Esta herramienta solo acepta flujos de trabajo con acción simple, lo que puede permitirle continuar administrando muchas responsabilidades manuales.
Como resultado, IFTTT es una solución popular para las personas que desean incorporar la automatización en sus hogares. La plataforma funciona bien con los dispositivos de Internet de las cosas (IoT) para mejorar su espacio vital y establecer recordatorios para tareas personales, como pagar facturas o eliminar la basura. Esto no significa que no pueda usarse para los negocios, pero no es el lugar donde brilla esta herramienta. Por otro lado, Zapier le permite conectar múltiples plataformas para construir flujos de trabajo complejos y tiene una gran biblioteca de conectores:

Su interfaz extremadamente optimizada está diseñada para que sea fácil de usar para principiantes, a pesar de su riqueza de opciones. Esta plataforma es adecuada para su uso en casi cualquier negocio y probablemente aumentará la productividad. Además, Zapier se integra muy bien con los productos. Si ya está utilizando las plataformas de Google para administrar los campos clave de su negocio, esta puede ser la plataforma de automatización ideal para usted. Sin embargo, algunos también creen que es mucho más difícil de aprender como resultado. Por supuesto, también ofrece la integración más simple con los productos Microsoft 365. En términos de precios, IFTTT y Zapier ofrecen ambos planes bastante generosos. Como ya hemos explicado, Microsoft Flow Free solo está disponible en forma del plano comunitario, que puede no ser adecuado para algunos propietarios de pequeñas empresas. Conclusión La elección de automatizar tareas digitales puede ayudarlo a simplificar sus responsabilidades de gestión empresarial. Microsoft Flow es una solución que debe considerar, ya que ofrece muchas opciones de flujo de automatización y conectores para integrar las plataformas que ya usa para ejecutar su empresa.