Cómo organizar una reunión de pie en el modo correcto

Las reuniones son un tema controvertido en muchas empresas e industrias. A menudo considerados como una necesidad, también son criticados porque con frecuencia son un ejercicio en el tiempo y el desperdicio. Esto ha provocado que muchos busquen una mejor manera de hacer reuniones en sus empresas. En esta publicación, analizaremos una técnica que se ha vuelto cada vez más popular: reuniones permanentes. Explicaremos qué son y cómo probarlos para ver si funciona para su negocio, hablemos. Los problemas de las reuniones tradicionales de la compañía casi todos saben cómo se ve una reunión tradicional dentro de la compañía habitual. En todas partes, desde varias personas hasta docenas de empleados, se reúnen en una sala de conferencias y se sientan alrededor de una comida, comparten actualizaciones y planes. Las donas o las donas a menudo están involucradas.
Si alguna vez ha estado en una de estas reuniones, sabe que a menudo pueden sentirse como una pérdida de tiempo. En muchos casos, son simplemente una obligación, en lugar de una necesidad, y conducen a muchas discusiones, sin hacer demasiado. También puedo tomar demasiado tiempo, tomando un tiempo precioso que podría dedicarse a trabajar de manera efectiva. Existe la tentación de presentar una moción para abolir las reuniones (irónicamente, en una reunión). En algunas compañías, donde los empleados trabajan en gran medida de forma independiente, esto puede funcionar. Sin embargo, otros equipos aún necesitan la oportunidad para garantizar que todos estén en la misma página.
Una introducción a las reuniones en mis pies para muchos gerentes es: ¿Cómo puedo continuar organizando sesiones, pero para maximizar su efectividad, al tiempo que reduce sus interrupciones en el día de trabajo de mi equipo? Las reuniones de los pies son una solución potencial que muchas compañías han comenzado a explorar. El concepto detrás de una reunión de pie es muy simple. Es idéntico a las reuniones que hemos descrito anteriormente, excepto que todos los participantes permanecen en pie. Todos se reúnen en una ubicación conveniente para tener una reunión rápida, pero la gente se mantiene en pie. La pueblo que lleva a la sesión de pie también es bastante simple. La incomodidad de quedarse en un lugar, en lugar de sentarse en un escritorio o mesa, está destinado a evitar que los empleados se reúnan y pasen más tiempo del necesario. En cambio, el hecho de que todos se mantengan en pie es un recordatorio para mantener discusiones cortas y de objetos y terminar la reunión lo antes posible. Cómo se ve una reunión de Stand Up en la práctica como cualquier concepto simple, la reunión de Stand Up se usa en diferentes modos de diferentes equipos y empresas. Si bien la filosofía básica sigue siendo la misma, la frecuencia, las ubicaciones y los formatos pueden variar bastante.
Cuando se trata de frecuencia, muchas empresas optan por reuniones diarias de pie. Esto les da a todos la oportunidad de registrarse rápidamente y compartir información vital diaria y es útil para equipos que trabajan en proyectos de alta colaboración. Por otro lado, varios equipos independientes y aquellos que trabajan en proyectos a largo plazo a menudo pueden funcionar bien con las reuniones semanales de pie. En cuanto a la ubicación, las sesiones de pie pueden tener lugar en casi cualquier lugar. A menudo es el más conveniente para mantenerlos en una sala de conferencias dedicada. Sin embargo, mantenerlos en el espacio común permite que todos se unan y pueden ser una excelente manera de llegar a la base al comienzo de cada día hábil. Finalmente, las reuniones permanentes varían más en formato. Sin embargo, en la mayoría de los casos están muy estructurados, ya que esto evita que las personas se sientan tentadas a permanecer demasiado tiempo o renunciar al tema. La mayoría de las implementaciones exitosas implican establecer una estructura estándar desde el principio. Por ejemplo, cada miembro del equipo podría, a su vez, compartir lo que ha hecho el día anterior, lo que trabajará hoy y qué preguntas o problemas pueden ayudar los otros miembros del equipo. Para mantener cosas cortas, las reuniones permanentes generalmente implican este tipo de “regreso”, en lugar de muchas conversaciones de ida y vuelta.
Cómo tomar una reunión exitosa (4 consejos rápidos) La mejor manera de determinar si las reuniones de pie funcionan para su negocio es probarlas. Para obtener los mejores resultados, aquí hay cuatro consejos rápidos que pueden ayudarlo a asegurarse de que sus reuniones sean lo más efectivas posible. 1. Determine sus objetivos como casi cualquier otra cosa en los negocios, sus reuniones de pie tendrán más éxito si tiene objetivos claros. Debe saber lo que desea lograr a través de sus reuniones para que pueda establecer el tono correcto y determinar su efectividad con el tiempo. Su objetivo principal puede variar, pero algunos ejemplos incluyen:
Mantener a todos actualizados sobre el progreso y / o actividades de cada miembro del equipo.
Establecer metas y planes para el día siguiente o semana.
Identificar desafíos y problemas a resolver.
Debido a que las sesiones de pie son cortas, evite la tentación de tratar de hacer demasiadas cosas al mismo tiempo. En su lugar, concéntrese en uno o dos objetivos específicos o considere establecer diferentes momentos de reunión para fines específicos.
2. Establezca expectativas claras desde el principio Una vez que alcance sus objetivos, deberá comunicar sus expectativas. Todos deberían tener una imagen clara de cómo se verán las sesiones de pie, para minimizar la confusión y hacer que el proceso sea más eficiente.
Considere organizar una reunión inicial o enviar una nota interna para presentar las expectativas de la reunión de pie. Esto puede incluir:
¿Cuánto tiempo llevan las reuniones?

Donde (y cuándo) tendrá lugar
Lo que se espera traiga o prepare a cada miembro del equipo
¿Cuándo terminará la reunión?
Por ejemplo, puede establecer sus reuniones de pie para durar entre 10 y 15 minutos. Cada persona pasará de 30 a 60 segundos respondiendo un cierto número de preguntas o respondiendo un cierto aviso, y la reunión terminará cuando cada persona habló.
También es importante comunicar sus expectativas en términos de conducta. Puede aclarar que estas reuniones deben ser profesionales, por ejemplo, y que se deben evitar pequeñas palabras y comentarios personales. 3. Les da a todos la misma oportunidad de hablar sobre sus pies puede ser una excelente manera de asegurarse de que todos se sientan como una parte igual del equipo. Sin embargo, no puede hacer esto si ciertos empleados monopolizan la conversación, lo que a menudo está sucediendo en reuniones más estructuradas tradicionalmente. Por lo tanto, para promover el compromiso y asegurarse de que sus reuniones fomenten los resultados correctos, asegúrese de que todos tengan tiempo para hablar. Esto significa:
Establecer límites de tiempo ya que cada persona puede hablar
No permite interrupciones: cada miembro del equipo debe esperar su turno
Asegurarse de que todos tengan la oportunidad de contar su canción
Por supuesto, su reunión de pie puede identificar los elementos que se abordarán con más detalle. Estas conversaciones pueden tener lugar entre los miembros del equipo relevante en una fecha posterior, en un marco más relajado. En cambio, sus reuniones de pie deben centrarse claramente en proporcionar información relevante y útil a todos los involucrados. 4. Use las herramientas adecuadas para simplificar sus reuniones técnicamente, las sesiones de pie no requieren herramientas específicas. Sin embargo, algunas soluciones pueden ayudar a la eficiencia del proceso y mantenerlo concentrado. Esto es particularmente relevante si sus reuniones de pie se están escapando, ya sea porque tiene sentido para su negocio o por la actual pandemia global. En este caso, le recomendamos que busque herramientas digitales que puedan ayudar a todos a mantenerse en la misma página, como: Asana: un tablero centralizado para una gran gestión de proyectos y descomposición en tareas individuales.
Haga clic: una plataforma de colaboración con herramientas para asignar tareas, comunicación dentro de equipos, búsqueda de objetivos, etc.
Zoom: una herramienta de videoconferencia que se ha vuelto invaluable para muchas empresas en el clima actual.
Puede organizar reuniones de pie a través de videoconferencias, voz, chat o casi cualquier otro método. Incluso si todos no pueden estar literalmente en la misma habitación, tiene en cuenta el objetivo principal: reuniones cortas y rápidas enfocadas en el intercambio de información vital. Conclusión Si no está satisfecho con la forma en que se celebran actualmente sus reuniones, pero no puede darse el lujo de darse por vencido por completo, las reuniones permanentes pueden ser una excelente solución. Esta técnica está diseñada para maximizar los beneficios de reunir a todos para compartir información, al tiempo que reduce el desperdicio de tiempo y la distracción. La realización de reuniones exitosas no es difícil: solo se necesita un poco de preparación. Para recordarle, aquí hay algunas cosas para recordar: determinar sus objetivos.
Establezca expectativas claras desde el principio.
Da a todos las mismas posibilidades de hablar.
Use las herramientas adecuadas para simplificar sus reuniones.
¿Has tratado de organizar una reunión de pie y cómo fue tu experiencia? ¡Comparta con nosotros en la sección de comentarios a continuación! Artículo de ARiatura Artículo Bakhtiar Zein / Shutterstock.com.