Cómo usar un diagrama de afinidad para organizar los detalles del proyecto

Un diagrama de afinidad es una excelente herramienta de creatividad y productividad, siempre que sepa cómo usarlo de manera eficiente. Los equipos usan diagramas de afinidad como una forma de ver que los datos cobran vida y el movimiento físico ayuda a sumergir al equipo en él y más. También es una forma en que los miembros del equipo pueden compartir ideas y descubrimientos. ¿Qué es un diagrama de afinidad? Un diagrama de afinidad proporciona el marco para organizar todo lo que sale de una lluvia de ideas o una sesión de investigación: toda la información mixta, repetitiva y relacionada que se evoca. Si intenta analizar un problema complejo o resolver un problema o si tiene que reunir toda la información e ideas relacionadas con un proceso o producto, un diagrama de afinidad lo ayudará. Un diagrama de afinidad también ayudará si:
Es importante crear relaciones entre o extraer temas de una gran cantidad de ideas.
Hay datos verbales que se analizarán, como los resultados de una encuesta.
Debe recopilar y organizar grandes conjuntos de datos
Además, al observar un diagrama de afinidad y revisar entre las diferentes ideas y relaciones representadas, puede pensar más ideas para agregar. Los diagramas de afinidad se utilizan en el pensamiento de diseño, pero también se usan en procesos de lluvia de ideas que no están diseñados. La mayoría de los diagramas de afinidad tienen entre 40 y 60 artículos, pero es posible que tenga solo 15 artículos o más de 100.
Los diagramas de afinidad se pueden llamar diagramas de afinidad, mapeo de afinidad, ejercicios de agrupación, método o técnica de KJ, saturación y grupo espacial o análisis temático. Todos estos términos se refieren a organizar una gran cantidad de ideas a través de sus relaciones naturales. ¿Cuándo se debe usar un diagrama de afinidad? Los diagramas de afinidad pueden ayudar a definir un proyecto. Pueden restringir el alcance del proyecto cuando hay tanta información que se sienten fuera de control y también pueden ampliar el alcance, si le resulta difícil descubrir cómo se conecta toda la información. Aquí hay otras ocasiones en que un diagrama de afinidad será útil: si tiene muchos hechos o ideas que considerar, pero hay tantos y están tan desorganizados que se sienten caóticos
El problema que considera es demasiado complejo, grande o abrumador para ser analizado
Su equipo está atrapado en un bucle de pensamiento regular y / o parece definir vagamente las mismas categorías cada vez que hace una lluvia de ideas
Su grupo tiene que llegar a un tipo de consenso y necesita la información presentada de manera lógica para hacer esto.
Si tiene menos de 15 puntos, es posible que no necesite un diagrama de afinidad. Con 15 o más puntos, debería poder crear 3 o más grupos, cuando un diagrama de afinidad será útil.
Un diagrama de afinidad no es necesariamente un proyecto que completará una tarde. Es posible que deba propagar su lluvia de ideas y / o el proceso de diagrama durante varios días, para que todos puedan tomar decisiones claras sin ser quemados. A veces, eliminar un problema que trabaja le da la claridad de regresar y tomar decisiones más rápido. Cómo crear un diagrama de afinidad para seguir los pasos para crear un diagrama de afinidad, desde la configuración y la lluvia de ideas hasta el final del diagrama y tomar medidas. Nombra a un líder Mientras todos estén involucrados, el líder mantendrá el proceso en movimiento y proporcionará orientación cuando el equipo se atasque en un problema que no parece resolver, como hacia dónde debe ir una nota o cuál es la categoría principal para un agrupar. Agregue a sus materiales que necesitará palos o notas adhesivas y cinta adhesiva; Sharpies o bolígrafos gruesos; Y una superficie de trabajo grande y no utilizada, como una sábana o sábana blanca, piso, mesa o pared. La superficie de trabajo debe ser accesible para todo el equipo: todos se reunirán a su alrededor para mirar las notas y el diagrama. Defina el problema que esperamos que ya sepa por qué tiene esta sesión de lluvia de ideas. Sin embargo, para hacer que todos en la misma página, escriba una declaración del problema, para que todos conozcan la pregunta para responder o el problema que están tratando de resolver. Ponga la declaración del problema en la parte superior del espacio de trabajo como dispositivo de clasificación.
Lluvia de ideas El diagrama de afinidad comienza con una lluvia de ideas y deberá decidir qué tipo de lluvia de ideas hará que su equipo: tradicional o silencioso. En la lluvia de ideas tradicional, todos señalan una idea, luego anuncia, en orden, al grupo. Esto ahorra los problemas de los miembros del equipo que observan las mismas ideas, que pueden suceder fácilmente en una lluvia de ideas silenciosa y pueden hacer que el proceso del diagrama sea menos eficiente. Una de las características más importantes de una sesión de lluvia de ideas es que no hay críticas. Los miembros del equipo deben saber que pueden pensar creativamente, lanzar ideas que parezcan “malas” al principio y pueden ir con el intestino, todo sin ser criticado. Cada vez que alguien viene con una idea durante una sesión de lluvia de ideas, escribe en su propia tarjeta o en una nota pegajosa. Limite las ideas a siete palabras, Max. Ocupa espacio en la tarjeta para que las ideas se puedan leer incluso desde la distancia. Otras cosas que pueden ingresar a una tarjeta incluyen:
datos
Hechos documentados
Dibujos
Observaciones
Cada vez que tenga una nueva nota, colóquela en la superficie de trabajo. No comience a organizar o clasificar las notas todavía, sino que las tómelos en un solo lugar. Debería enfrentar la misma dirección y nada debería superponerse.
Agrupe ideas similares después de haber agregado todas las notas de lluvia de ideas, busque ideas relacionadas entre sí. Mueva las notas, para que las notas relacionadas estén una al lado de la otra y sean 3-10 grupos. ¿Esto se siente caótico? Para facilitar el proceso, tome una nota, cualquier nota y muévala a un espacio vacío en la superficie de trabajo. Esta es la primera nota en el primer grupo. Luego recoge otra nota y pregúntese si está relacionado con la primera nota. Si no, comienza otro grupo con él. Repetir. Estos consejos también lo ayudarán: no se preocupe por crear una jerarquía en grupos.
Ser rápido. Las reacciones rápidas son las mejores. La deliberación continúa llegando y no se coloca nada en piedra.
Algunas ideas pueden ser independientes porque no sienten que caen en un solo grupo.
Si una nota también cae en dos grupos, copie la nota y coloque una en cada grupo. Esto es útil cuando los miembros del equipo no están de acuerdo en el lugar donde se debe colocar una nota.
Ah, y también: da este paso en silencio. Será extraño estar con un grupo de miembros del equipo y no hablar, incluso si todos toman decisiones, pero es importante que esta parte del proceso permanezca en silencio. Es una forma de pensar poco convencional por un problema que ayuda a las personas a romper los viejos patrones. Además, las personas no entrarán en argumentos semánticos mientras agrupan ideas. Finalmente, una persona no tendrá más que decir (literalmente) que nadie.
Hablar entre sí y hacer cambios ahora es el momento de hablar entre nosotros. En este momento, tiene grupos, notas asociadas que se agrupan. Sin embargo, aún no ha definido los grupos. Deshazte de ideas, agregue ideas, mueva notas, etc. Más cosas de las que puede hablar durante este paso incluyen: cómo deben clasificarse las notas. ¿Qué grupos son más importantes que otros?
Grupos que tienen mucha más información que otros.
Modelos que ha notado, especialmente aquellos que son inesperados.
Razones para mover una nota que no parece encajar bien en su categoría.

Grupos o notas que serán más fuertes o se profundizarán cuando se combinen.
Este es también el momento de decidir las categorías, que definirán a los grupos. ¿Cuál es el hilo común que conecta todas las notas en un grupo? Al crear una categoría, escriba una carta de escritorio con el nombre de la categoría (y un resumen opcional) y colóquela en la parte superior del grupo. También puede sentir que una de las calificaciones en el grupo representa la mejor categoría y la usará como encabezado.
Revise y complete el diagrama de afinidad El diagrama de afinidad debe tener bastante cuidado hasta ahora. Debe haber columnas de ideas agrupadas en la sede de categorías, y sus categorías e ideas deben estar en el orden de importancia (o cualquier otro flujo más sentido). Todos deben ver cuidadosamente el diagrama de afinidad y abrir las discusiones nuevamente. Ajustarlo hasta que esté correcto. Tomar medidas Un diagrama de afinidad no marca el final del proceso. En cambio, se parece más al comienzo de una solución. Se necesitan más análisis y trabajo si llega a la raíz de un problema y luego toma medidas para mejorarlo o resolverlo. En este momento, el equipo debe venir individualmente o junto con los siguientes pasos para traer sus ideas y planes al mundo real. Un ejemplo de vida de lluvia de ideas y creación de un diagrama de afinidad, pasamos por una sesión de lluvia de ideas y un diagrama de afinidad por mi cuenta. Comencé con la pregunta “¿Cómo puedo satisfacer mejor las necesidades de mis clientes?” Luego me senté y escribí ideas hasta que tuve al menos 15 (llegué con 20). Los puse todos en la pared en orden aleatorio, con la pregunta principal en la parte superior.
Luego los organicé en grupos que se sintieron más naturales. Hice esto bastante rápido: no tomé demasiado tiempo para tomar mis decisiones. Como verá, han cambiado bastante a medida que mi diagrama tomó forma, pero fue un primer paso necesario e importante para presentarlos en un tipo de organización. También es interesante que pasé de 6 grupos a 4 y luego volví a 6 cuando se completó el diagrama. Cuando organizamos las notas en grupos, comencé a ver que algunas categorías naturales toman forma. Han llegado a cambiar y expandirse. El diagrama de afinidad es muy líquido: cambiará frente a sus ojos y este es el punto. Luego, el diagrama de afinidad comenzó a tomar forma. Creé cuatro encabezados de categoría, los puse en el flujo de trabajo correcto de izquierda a derecha y colocé las notas debajo de ellos. Algunas notas han dejado sus grupos originales y ingresaron a otros grupos. El nombre de las categorías facilitó el grupo de las notas en función de las similitudes, no solo que tenían que ser similares entre sí, pero todas las notas en un grupo tenían que trabajar para un propósito similar.
Me devolví y tomé el diagrama, leyendo todo cuidadosamente. Si tuviera un equipo de personas aquí, entonces la conversación más grande habría tenido lugar. Así es como se ve el diagrama terminado, seguido de una explicación de lo que sucedió en esta etapa:
Se agregaron dos nuevas categorías: rechazados y valores atípicos
Ha cambiado los nombres de dos categorías: “lindo” se ha convertido en “incentivos no monetarios” y “dinero” se han convertido en “incentivos monetarios”
Ideas combinadas que se superponen en ideas más grandes y claras (notas adhesivas amarillas)

Las jerarquías creadas en las categorías (de arriba a abajo) moví tres ideas en la columna “rechazada” basada en la experiencia previa

Me di cuenta de que crear un boletín se siente como parte de un proceso diferente y probablemente se convertirá en parte de una sesión de mantenimiento del cliente o una lluvia de ideas de marketing

Es hora de poner las ideas en acción que no he terminado. En este momento, solo tengo notas peligrosas multicolores en la pared. Necesitan ser procesables para marcar la diferencia de manera efectiva. De mi diagrama de afinidad final, aquí hay algunas de las muchas acciones que puedo hacer:

Agregue el horario de trabajo a la firma de correo electrónico y al sitio web, para que los clientes sepan cuándo pueden (y no) entrar en contacto conmigo. Comience las notificaciones de Gmail de mi iPhone para que nunca pierda el correo electrónico de un cliente importante.
Escriba una breve presentación clara y breve de mis tarifas y servicios. Póngalo en mi sitio y cree un PDF para enviarlo a nuevos clientes.
Cree una lista de regalos gratuitos que pueda ofrecer a los clientes para actualizar sus proyectos (y que no consumen mi tiempo o energía). Por ejemplo, los elementos o publicaciones del blog pueden ir acompañados de tres ideas para futuros elementos. PD: Esta es una buena base para una nueva sesión de lluvia de ideas y un diagrama de afinidad.
Configure un programa de recomendación y envíe un correo electrónico a sus clientes pasados ​​y actuales.