Happy Tools by Automatic: Guía final para equipos distribuidos

El trabajo en casa puede significar muchas cosas. Trabaja en pijama, trabaja cuando te sientas, trabaja cuando el resto del mundo duerme. Aunque se acerca a un estilo de vida a distancia, debe ser confiable y organizado de alguna manera, para que la gerencia pueda depender y organizarlo. La distancia es una realidad hoy, pero no tiene que evitar un excelente trabajo. Ingrese las herramientas de gestión del tiempo y planificación. Pero no en todas las herramientas de gestión y planificación del tiempo. Happy Tools proviene de la empresa matriz de WordPress.com, automáticamente, una empresa que sabe lo suficiente sobre la gestión de la compleja dinámica del equipo.
Automatic tiene más de 850 empleados en 68 países. Todos son administrados sin una oficina central y próspera durante más de 13 años. Descubrieron que los productos comerciales suelen ser para el equipo tradicional, no para los equipos de hoy y han visto un objetivo que requiere un relleno: herramientas internas que funcionan como necesitan los equipos modernos. Todos los productos Happy Tools han sido utilizados por Automatic.

Happy Tools and Happy Program: una presentación general El plan Happy Tools es convertirlo en una suite de productos. Actualmente, sin embargo, un solo instrumento está activo: la aplicación de administración de aplicaciones y el calendario de Happy Schedule. Feliz horario lo ayuda a administrar programas de empleados y asistencia al cliente para equipos distribuidos. Es útil para empresas que tienen programas complejos o horas flexibles, pero aún tienen que proporcionar servicios al cliente 24-7.


Puede pensar: “Otra aplicación para el calendario. ¿Qué más es nuevo? ”Entiendo: hay muchos allí. Honestamente, pero la mayoría de ellos disparan. Casi no hay una aplicación calendario que sea lo suficientemente flexible como para tener en cuenta todo lo que pasa a los seres humanos en una semana: programas estándar que desean ser celebrado, cambiando los programas cuando las solicitudes de la compañía cambian, eventos de vida y eventos que arrojan todo, etc. El horario feliz funciona en la premisa de que los programas ocurren en el mundo real y que no se ejecutan perfectamente solo porque son anotados. Los empleados son personas y necesitan flexibilidad, especialmente si desea aprovechar al máximo ellas. ¿Quién puede usar herramientas felices? Puede parecer que las herramientas felices son solo para grandes equipos en todo el país o en el mundo. Si bien esos equipos definitivamente se beneficiarán de Happy Las herramientas y las empresas más pequeñas pueden. Además, las herramientas felices pueden ser para equipos distribuidos, pero eso no debería significar Se distribuye en todo el mundo. Puede significar distribuirse en tres edificios, lo que aún puede hacer una reunión de problemas para reuniones semanales. Automatic no tiene una oficina central, pero su negocio puede y aún puede beneficiarse de Happy Tools. Cómo usar el programa feliz para pasar al uso del horario feliz y sus características especiales.
Regístrese en la página principal, haga clic en “Iniciar” en el centro o “Conéctese” a la parte superior derecha. Luego puede registrarse con WordPress o Google. Entonces crearás tu perfil.
Especialmente me gusta elegir comenzar la semana el domingo o el lunes. Muchas aplicaciones de calendario no tienen esta opción y pueden eliminar por completo la planificación. Soy una niña “comienza la semana”. (Puede ajustar esto en la configuración de administración). Configuración de tareas y equipos que configurará y editará tareas y equipos en la configuración de administración. Cree tareas y grupos de tareas (las sub-cargas están ubicadas en grupos de tareas), agregan usuarios y creen equipos aquí. Cuando agrega un nuevo usuario y él aceptó, aparecerán en el planificador: tuve que actualizar algunas veces para que esto sucediera, pero finalmente lo hizo.




El tablero le brinda una visión general de su tiempo de trabajo y su trabajo no laboral, incluido su trabajo programado, su tiempo libre y su AFK, que representa “lejos del teclado”. Realmente no verá nada en el tablero hasta que complete las otras pestañas y secciones Happy Horevar, pero aquí hay una idea de cómo se verá:

Mi programa “My Programming”, a la derecha del “Panel de control”, es el lugar donde establecerá las horas de la semana, incluidos detalles sobre su programa y los días que tome. Solo usted puede establecer su programa: el administrador no puede establecer el programa para los miembros del equipo individuales.




Para conectar y mostrar a su equipo cuando esté disponible para trabajar, haga clic y extraiga el calendario para resaltar los intervalos de tiempo, que están en pasos de 15 minutos. (El calendario es durante la hora militar, que dura algo). A medida que logra, verá cuántas horas programas.

También puede hacer clic en la barra lateral para elegir rápidamente si es un “día laboral” completo, un “día libre” completo y un “medio día gratis” con disponibilidad limitada. Puede hacer algunas otras cosas en esta ventana haciendo clic en “Otros ajustes” en la parte inferior:
Solicitud AFK

Establezca el número de horas disponibles

Establezca su número de horas para llenar con tareas
Cambia tu zona horaria
Agregar notas
Me gusta la capacidad de establecer diferentes horas disponibles y programables. Hay muchos días en que tendrá 12 horas que puede llenar, pero no desea hacer 12 horas de trabajo (porque ¿a quién lo hace?). Puede decir que está disponible en ciertos períodos que duran 12 horas, pero solo desea completar 7 horas de trabajo. Por defecto, la “disponibilidad esperada” es de 8 horas, y el “trabajo a atribuir” es de 6 horas. Puede ajustar esta opción en esa visualización “otros ajustes”, y los administradores pueden ajustar los valores predeterminados de la configuración del administrador. Vea el desglose de su programa a la izquierda de los intervalos de tiempo y haga clic para verlo con más detalle.
También puede crear plantillas, por lo que puede completar los pre-aflens con su disponibilidad normal. A partir de ahí, puede hacer cambios para tener en cuenta los cambios diarios o semanales, todo manteniendo la plantilla principal. Lejos del teclado (AFK) AFK es una especie de piedra base del horario feliz, por lo que quiero cubrirlo. AFK es en cualquier momento en que no puedas trabajar. En mi pestaña AFK puedes ver tu próximo AFK, esperando y archivado. También puede hacer clic en Solicitar AFK en este panel.
Hay dos tipos de AFK: las solicitudes regulares de AFK requieren la aprobación de un gerente o líder del equipo.

Las solicitudes de AFK en los últimos minutos son para esos momentos en los que no puedes esperar para la aprobación. Los últimos minutos de AFK se autoapl sobre, porque incluso el miembro más responsable del equipo no puede esperar un “bien” si un miembro de la familia está enfermo o hay una emergencia.

Los líderes y líderes del equipo pueden verificar y responder a las solicitudes de AFK en la sección permanente del FAB. Este panel también contiene solicitudes aprobadas, rechazadas y archivadas.

Cuando esté en la vista de espera, verá conflictos en rojo; esto significa que la solicitud de AFK coincide con el trabajo ya asignado. Al colocar el cursor rojo, mostrará lo que AFK está en el conflicto: embarazo, día y hora. Cree notificaciones para las solicitudes de AFK en los últimos minutos para que pueda administrar conflictos de inmediato. Una vez que se apruebe el AFK de un miembro del equipo, aparecerá en mi pestaña de programación y en el planificador. Si ya ha marcado ciertas horas disponibles, esas horas disponibles están ocultas si tiene AFK durante días completos o varios días. Si ha solicitado AFK por medio día, se reducirán las horas disponibles / programables. Los administradores y los gerentes pueden cambiar las razones predeterminadas de AFK (licencia, personal, enfermo, vacaciones, etc.) en los entornos del administrador.
Días gratis Un “día libre” está en azul, mientras que “un día libre” está en púrpura. Debido a que trabajará otra parte del día durante medio día, su disponibilidad no desaparecerá. Descenderá automáticamente a 4 horas (incluso si su disponibilidad normal o disponibilidad predeterminada es inferior a 8). Sin embargo, no tiene que ser específico de la mitad del día que despegas. Puede ajustar su disponibilidad como desee, incluso si desea trabajar por la tarde y tomar la primera y última parte del día libre. Lo que es particularmente útil en el horario feliz es que puede establecer su fin de semana. Por ejemplo, es posible que desee trabajar el sábado y / o el domingo, porque nadie más funciona, lo que limita la cantidad de correos electrónicos que recibe. El “fin de semana” puede ser el miércoles. Debido a que feliz horario tiene el trabajador no tradicional, puede descubrir la semana no tradicional. El planificador una vez establece el programa, vaya a la pestaña Planner. Aquí verá la disponibilidad y disponibilidad de los miembros del equipo, así como las tareas que se administrarán. Aquí asignará tareas. Su tiempo disponible tendrá un fondo simple y más ligero. La hora disponible de otros miembros del equipo tendrá un fondo rayado. Puede programar una tarea fuera de las horas disponibles, si lo desea. La lámpara incluye todo el día, entre las 12.00 y las 12.00. También puede mirar hacia atrás o antes de las 12 horas, lo que permite programar y administrar a los miembros del equipo en diferentes zonas horarias. Para programar tareas en diferentes días, simplemente escanee hasta que quede el día que quede:
Para programar una tarea durante el tiempo disponible de un empleado, haga clic y tire, como lo hizo cuando estableció el programa en mi programa. Si necesita seleccionar una tarea diferente de la predeterminada, haga clic en ella para elegir una nueva. Para asignar la tarea de otro miembro del equipo, dibuje la tarea en la fila correcta. Cuando asigne una tarea, el encabezado para ese bloque de tiempo cambiará para reflejar el número de personas que trabajan en el número requerido de trabajadores. Puede averiguar si tiene un personal insuficiente, con personal excesivo o personal perfecto. En este ejemplo, necesito 12 personas para cubrir la tarea de “teléfono” durante este tiempo, pero hasta ahora solo tengo una persona.
Si no tiene suficiente personal, puede desplazarse por la columna para ver si hay algún miembro del equipo que tenga varias horas disponibles / programables, entonces ingrese. Problema con la planificación de las vistas, me parece confundido ver al planificador. En “necesidades personales”, establecí que necesito cubrir las tareas de “teléfono” el domingo de 13:15 a 17:00.


En el planificador, puede ver que he programado cubrir este cambio.

Sin embargo, si hago clic en la tarea de “chat”, muestra mi programa para ese día para todas las tareas, pero lo que es necesario falta: la tarea de “teléfono” ya no aparece. No ha desaparecido de forma permanente, volverá si hago clic en “Teléfono” nuevamente, pero quiero ver todas las necesidades del personal en todas las tareas en esta página de planificación.

Las necesidades del personal aquí realizarán cambios en sus objetivos de cobertura. Para cada tarea, puede cambiar cuánto personalmente necesita dependiendo del día de la semana y la hora del día. Haga clic y Drage para establecer la necesidad de cobertura. Para cubrir más tiempo, tire a la derecha o a la izquierda. Para cubrir los mismos bloques de tiempo en diferentes días, tire hacia arriba y hacia abajo. El número predeterminado de miembros del personal será cero, por lo que deberá hacer clic para cambiarlo.

Me gustaría poder ver todas las tareas al mismo tiempo en las necesidades de personal. En este momento, debe cambiar entre tareas para ver sus necesidades para ambas. Hay algunas formas en que el horario feliz podría ser más flexible y útil, y esta es sin duda una de ellas. Informes Hay una serie de informes que puede ejecutar para obtener una visualización de volumen de trabajo, tareas y disponibilidad:

Las características de mi programa favorito menos feliz deberían poder cambiar su tarea con un colega de mi horario. Sin embargo, cuando lo intenté, no me di la opción de elegir al otro miembro del equipo, a pesar de que mi tarea era durante su tiempo disponible. Es una gran idea … si logras trabajar.

También debe hacer clic en “Guardar” cada vez que intente dejar una página o incluso cada vez que cambia entre diferentes secciones de una página. Si ha hecho clic en algo en la página, incluso si no ha realizado cambios, se le pedirá que presione “Guardar”, y si no, perderá los cambios. Esto puede hacer que creas que has hecho un cambio cuando no lo has hecho, lo que se confunde. También quiero que mis cambios se guarden automáticamente, como en Google Drive. Esta es la característica menos intuitiva del horario feliz y se vuelve inquietante rápidamente. Los precios siempre comienzan con el período de prueba gratuito de 30 días. A partir de ahí, puede decidir si desea continuar usando herramientas felices con un plan pagado. El costo es de $ 5 por usuario por mes, pero hay un gasto mensual mínimo de $ 60, por lo que, si usted es un equipo menor de 12 años, aún tiene que gastar 60 USD por mes. Relaciones con el cliente Me encanta la documentación para el horario feliz. La primera sección incluye los términos que necesita saber para aprovecharlo al máximo (como el “AFK” que no he escuchado antes). Si tiene que comunicarse con Happy Tools, puede enviarles un mensaje.