7 Principios de gestión de riesgos para proyectos exitosos

Riesgo. Amo esta palabra. Cada cosa maravillosa que me ha pasado nació en riesgo. Cuando hablamos sobre la gestión de riesgos en los negocios, no solo estamos hablando de los movimientos comerciales audaces y valientes que pueden fallar, sino que podrían llevarnos a nuevos picos. También estamos hablando de las apariencias muy negativas que sucederán si no las preveremos y no las evitamos. El riesgo puede provenir de una fuente interna o externa y no hay ningún proyecto en el mundo que no sea susceptible al riesgo. Debido a la gestión de riesgos, las empresas pueden minimizar las amenazas conocidas tanto como sea posible, prevenir la falla del proyecto y permanecer en la buena voluntad del cliente. Las empresas también pueden experimentar éxitos con los que nunca han soñado.
¿Por qué debería dar prioridad a la gestión de riesgos del proyecto?
Manejará problemas inesperados de una manera proactiva que pueda evitar que pierda dinero, e incluso puede hacerle dinero.
Puede aprovechar las oportunidades que aparecen.
Los miembros del equipo estarán encantados de que no solucionen los problemas que podrían haberse evitado.
Los proyectos se entregarán hasta la fecha de vencimiento y dentro del límite de presupuesto y tendrán el nivel de calidad que su cliente espera.
7 Principios de gestión de riesgos del proyecto es un gran error asumir que se producirán problemas cero durante el curso de su proyecto. Esto no es confiado; es ignorante. Las empresas inteligentes registran la gestión de riesgos en el proyecto en sí, así como en la capacitación de los empleados e incluso en las operaciones diarias. Revisemos siete principios de gestión de riesgos.
1. Defina el espacio de trabajo para un proyecto El campo de trabajo de un proyecto (SOW) debe incluir: Información del cliente
Información sobre el emprendedor
Entregable
Reflejos
Sin embargo, estos son solo los elementos básicos. Su cerda debe ser lo más detallada posible para que su cliente sepa qué está en el campo del trabajo y qué no. Responda preguntas como “¿Qué sucederá si el cliente solicita cambia después de aceptar el proyecto tal como se completó?” o “¿Cómo se verá afectada la cronología del proyecto si el cliente no proporciona la información necesaria?” Se debe escribir una nueva cerda para cada proyecto. Cada cliente y contrato será diferente y si usa una plantilla genérica, perderá algo.
2. Identifique los riesgos lo antes posible para ver que el riesgo desciende en la línea requiere mantener una mente abierta y pensar en el futuro de un proyecto, no solo en su estado actual. Los empleados son una excelente fuente para esto. Tienen varias experiencias y pueden identificar cuándo necesita gestión de riesgos. Mantenga las reuniones individuales y las sesiones a nivel de equipo para solicitar comentarios y consejos. También hablas con otros profesionales de la industria que han trabajado en proyectos similares. Descubra qué estaba mal en sus proyectos y los problemas que han logrado evitar al gestionar el riesgo.
Finalmente, desea pasar por cada paso del proyecto y discutir cualquier inquietud o posible problemas. No hay sugerencia que sea demasiado estúpida o desanimada en este momento: esta es una sesión de lluvia de ideas y todas las ideas son bienvenidas. Los dominios del proyecto de evaluación para la gestión de riesgos incluyen:
Presupuesto
Requerimientos del cliente
contratos
Documentación
Gente (por ejemplo, si un miembro del equipo base se enferma)
Programa
Tecnología
El clima y los desastres naturales
Puede desglosar estas categorías más si lo desea. Por ejemplo, la categoría de “programa” se puede dividir en diferentes entregas de diseño del sitio web y luego el riesgo se puede evaluar para cada uno.
3. Identifique las oportunidades que pueda prever dónde pueda manejarlo, puede prever dónde podría volar si no falla. La preparación para las oportunidades es una parte importante de la gestión de riesgos. Supongamos que crea una página de destino para un cliente. Colaborar con un equipo de marketing para dirigir el tráfico a esa página de destino; Una vez que los visitantes están allí, espera convertir debido a su diseño fenomenal y una copia de ventas. Por un lado, puede prepararse para la página de destino para no convertir casi como muchas personas esperaban o que el formulario de registro dura demasiado tiempo para cargarse.
Pero, ¿qué sucede si todo va al revés?El anuncio del equipo de marketing está tan bien que ruego a un presupuesto más grande para obtener aún más tracción.Muchas personas se convierten en la página de destino que el sitio web apenas puede resolver el flujo de tráfico.Estos son grandes problemas y deben ser planificados y negativos.4. Asignar importancia al riesgo evaluar cada riesgo.El uso de una escalera de 1 a 5 es la más ligera, 1 es la menos impactante y 5 es la más impactante.Primero, responda la pregunta “¿Qué tan probable es que ocurra el riesgo?”y evaluarlo en esta escala.Luego evalúe el impacto de lo siguiente: tiempo, costo y calidad.Si es un riesgo positivo, puede evaluarlo de acuerdo con sus beneficios, como en “¿Qué tan beneficioso será este riesgo si parece?”
Si hace esto, lo ayudará a dar prioridad a los riesgos de aliviar primero y decirle a sí mismo cuáles de estos se puede dejar de lado o incluso completamente ignorado. Si es muy probable que ocurra un riesgo muy probable y tendrá un gran impacto negativo, necesita su atención. Si no es muy probable que aparezca y tendrá resultados insignificantes solo si sucede, puede dejarlo más tarde o incluso para omitirlo. Hay un área gris. Supongamos que diseña un sitio web para un nuevo cliente. Es por primera vez que trabajas con ella y ya sabes que no quieres trabajar con ella en el futuro: sus requisitos son grandes y poco realistas, y su presupuesto se reduce. Quiere un sitio web robusto, pero no puede permitirse, y no parece entender eso. Deberá entregar menos de lo que solicitó, respetando los elementos y necesidades básicas y dejar las campanas y silbatos. El cliente y probablemente no lo contratan en el futuro. La probabilidad de esto sucede es 5.
Esto no tendrá un impacto en el tiempo o el costo, la razón por la que dice “no” a sus requisitos es trabajar dentro de los límites del tiempo y el presupuesto, pero tendrá un impacto en la calidad, al menos a los ojos del cliente. Pero aquí hay otra pregunta: ¿te importa? Tal vez no. No desea volver a trabajar con ella, por lo que aunque el riesgo de suceder es el peor es grande, el impacto en el futuro de su negocio es bajo, ya sabe que usted viene y está bien.
El riesgo y el impacto actuales han sido muy apreciados, pero el impacto futuro no, por lo tanto, aunque las cifras están activas, esto no requiere mucha atención. Puede ser lo contrario. Puede haber algo aparentemente pequeño, poco probable que suceda, que no tiene un gran impacto en el tiempo, el costo o la calidad, pero es importante para usted, por cualquier razón. Por ejemplo, suponga que tiene un cliente para el que ha creado numerosos sitios web. Él siempre está encantado con su trabajo. Ahora tiene un proyecto ligeramente diferente para usted, un sitio web para una industria con la que no está tan familiarizado como otros. Está seguro de que puede entregar todo lo que quiere y que el cliente quede impresionado. El riesgo de que algo salga mal es pequeño. Sin embargo, todavía está allí y tiene una relación tan fantástica con este cliente que desea prevenir todos los riesgos posibles. Los números de evaluación de riesgos son bajos, pero la importancia es alta, por lo que continuará insertándolo en la lista de riesgos para prevenir.

5. Descubra cómo responder al riesgo que ha establecido qué riesgos requieren su atención en este momento. ¿Qué harás? ¿Qué acciones se deben tomar y por qué? El método triple, por qué para la gestión de riesgos para descubrir la causa principal de un problema potencial, soy un gran admirador de la pregunta que le hiciste una serie de 3 “¿Por qué?” Tomemos el ejemplo de ese cliente que quería su mejor sitio web del mundo, pero tenía un pequeño presupuesto para ello. Ya hemos establecido que se sentirá decepcionado de que no pueda obtener todas las características que desee. Una cosa que no puedes hacer por ella es crear un chatbot personalizado. En lugar de decir simplemente “bueno, no podemos hacer esto, tan difícil”, nos damos cuenta de por qué es un problema: por qué es un problema: el cliente no tiene el presupuesto para el chat personalizado que desea. Ella estará molesta porque no tiene esta funcionalidad en su sitio.
Por qué: porque quiere una forma en que los clientes entran en contacto con ella de inmediato y sientan que el chat en vivo es la mejor manera de ofrecerlo.
Por qué: porque hay menos círculos para los cuales el cliente puede saltar. Pueden contactar a su empresa sin enviar un correo electrónico o elevar su teléfono primero.
Bien. Entonces, he establecido que el verdadero problema no es “el cliente quiere esto que no puede permitirse”. El problema es que el cliente quiere una forma en que los clientes puedan discutir en vivo con su empresa y asumir que un chatbot personalizado es la única forma de hacerlo. En lugar de decir “no, lo siento”, puede volver a ella con una alternativa que puede pagar, como incorporar a Facebook Messenger en su sitio. Resolviste el problema real, el tercer “por qué”. Las 4 formas de administrar el riesgo ahora, que conoce la causa principal del problema potencial, hay cuatro formas básicas de resolverlo: evitar: prevenir el riesgo, para que no afecte su proyecto.
Atenuación: tome medidas para limitar la cantidad de daño que el riesgo puede causar.
Transferencia: empleo en otra persona para correr el riesgo. Por ejemplo, puede contratar a un abogado para examinar un contrato.
Aceptación: esto es lo que elegirá si las otras tres opciones no están disponibles o realistas.
6. Mantenga un diario de riesgo Use una hoja de cálculo para rastrear los riesgos que espera. Además de los riesgos de evaluación de escalas mencionadas anteriormente, aquí hay algunos campos para incluir y detalles para materializar:
La fecha en que agrega la entrada y cualquier otro datos que contará, como cuando algo sucede en consecuencia
Descripción del riesgo
La probabilidad de ocurrencia de riesgo
La persona a cargo de la gestión de riesgos, determinada por quién es más adecuada para el riesgo
Respuesta (s) adecuada (s) a riesgo
Estimaciones de costos altos y reducidos para diferentes respuestas de riesgo
El estado actual