Las mejores prácticas para administrar los correos electrónicos de su negocio

El correo electrónico apareció como el elemento vital de las comunicaciones comerciales y forma una herramienta importante para almacenar e intercambiar. La mayoría de nosotros podría estar de acuerdo en que es imposible hacer nuestro trabajo diario, incluso una hora, en ausencia de correo electrónico. Más bien, casi 150,000 correos electrónicos se envían cada minuto, y el empleado de la Oficina General recibe 121 correos electrónicos todos los días. Aunque necesitamos correo electrónico y dependemos de ello, la mayoría de nosotros también estamos sorprendidos. Es absolutamente ordinario que, debido a las malas prácticas de E -Mail, las personas saltarán sobre reuniones o entregas vitales, el trabajo llega tarde debido a la falta de comunicación sobre las intenciones y los términos, las preguntas siguen sin respuesta y hay una pérdida de productividad.
Las siguientes son las formas en que un gerente puede introducir las mejores prácticas para administrar el correo electrónico en los negocios, para mantenerse en la cima de todos.

Contenido
Mejores prácticas
1. Use aplicaciones de mensajería
2. Use foros de la empresa y foros de discusión
3. Contratar reuniones en persona
4. Adopte las mejores prácticas de gestión de correo electrónico en el trabajo
5. Las mejores prácticas para la organización de la bandeja de entrada
6. Administre los correos electrónicos
7. Herramientas para la mejor administración de correo electrónico
8. Elegir una dirección de correo electrónico profesional
9. Usando la respuesta vs. La función de respuesta
10. incluyendo una firma
11. Haz un cierre simple
Conclusión sobre la administración de correos electrónicos de su negocio
Las mejores prácticas 1. Utilice aplicaciones de mensajería Las aplicaciones de chat del equipo, como Slack, Chat Work o Matter -Most, son vitales para preguntas y respuestas específicas y cortas que se pueden cambiar rápidamente. Estos tipos de aplicaciones son útiles para respuestas rápidas y para guardar información de la destrucción o enredo en el correo electrónico. Use los foros de la compañía y los foros de discusión para anuncios, detalles y discusiones en la empresa, use foros o foros de discusión en lugar de correos electrónicos que CC: todos. Usando un foro interno o simplemente un wiki, la información de la empresa es accesible, buscada y públicamente, en lugar de depender de que los usuarios individuales diseñen y usen su sistema de referencia. 3. Contrata las reuniones en persona Recuerde que el correo electrónico y la comunicación escrita ocasionalmente confunden el tono y la emoción. Puede parecer desactualizado, aunque si un correo electrónico se descarrila con aclaraciones constantes y consultas de seguimiento, vaya al teléfono, Skype o llame a una reunión personal.
Ocasionalmente, la comunicación verbal es la mejor manera de desarrollar rápidamente claridad y consenso y construir los próximos pasos y elementos de acción. 4. Adopte las mejores prácticas de gestión de correo electrónico en el trabajo
Administrar correos electrónicos de su negocio utilizando una variedad de herramientas de comunicación mantiene los mensajes correctos en los canales apropiados y reduce el tráfico de correo electrónico y las multitudes en la casilla de correo electrónico. Sin embargo, existen excelentes prácticas en los correos electrónicos, que ayudan a hacer una comunicación corta, más eficiente y más eficiente. Lea también: Cómo crear contenido cautivador para su blogging5. Las mejores prácticas para organizar la gestión de la bandeja de entrada de la cabaña recibida son diferentes de una organización de la cabaña recibida. No puede manejar su correo electrónico de manera efectiva si no puede organizarlo. Los siguientes consejos guían el rango, desde los correos electrónicos diferenciadores entre las áreas hasta el archivo o la eliminación de mensajes de los archivos.

Estructura los correos electrónicos en carpetas categóricas.
Organice una casilla de correo electrónico que contenga etiquetas.
Use grupos y filtros en programas de correo electrónico.
Use diferentes buzones para comunicaciones internas y externas.
Cree listas blancas y listas de correo electrónico negras.
Reduzca el número total de archivos de correo electrónico.
Ordenar para golpear.
Tome medidas rápidas en los correos electrónicos para evitar que el trastorno se acumule.
Recuerde que estas características de los servicios de correo electrónico están diseñadas para filtrar a través de las listas de correos electrónicos predeterminados que son simplemente spam y aquellos que tienen intenciones comerciales sinceras. Una vez que tenga una manera agradable de administrar sus correos electrónicos, solo puede comenzar a administrar su cabaña de correo electrónico.
6. Administre los correos electrónicos
7. Las herramientas para la mejor administración de correo electrónico si maneja la administración de volumen de trabajo en la casilla de correo electrónico, aplicaciones o extensiones se pueden incluir en el escritorio o teléfono inteligente para administrar sus correos electrónicos de manera más eficiente. Use soluciones tecnológicas para resolver problemas técnicos. Hay muchas herramientas presentes para ayudarlo a administrar su correo electrónico con más mejoras. Estos son algunos de ellos: use Edison Mail para acceder a más cuentas desde un solo lugar.
Use la bandeja de entrada de Google para conectar varias cuentas en un solo lugar.

Planifique sus respuestas por correo electrónico con Boomerang.
Diseñe y organice carpetas con SaneBox.
Use el seguimiento para planificar y monitorear sus respuestas por correo electrónico.
Prevenir mensajes no deseados y spam usando Maildrop.
Combine boletines informativos usando unrol.
Planifique sus cuentas de Gmail usando Sortd.
Destaca tus correos electrónicos usando siempre encontrar.
Aumente su productividad en el día de trabajo utilizando la automatización de IFTTT.
Combine las aplicaciones de calendario, servicio y mensajería con Mailbird.
Traiga un poco de diversión para eliminar los correos electrónicos utilizando el juego de correo electrónico.
Mantener las mentes en términos de administrar un buzón sobrefielded es una tarea pesada. El uso de herramientas para ayudar a permanecer en la línea de flotación puede cambiar el juego. Tener tranquilidad de que la información vital no será si se eliminan accidentalmente puede significar la distinción entre una postal organizada y un caos.
8. Elegir una dirección de correo electrónico profesional
Lo primero que debe hacer es generar una dirección de correo electrónico profesional para su empresa. Ciertamente, puede pedirle a todo su personal que administre los correos electrónicos del servicio con sus cuentas. ¿Pero es esto realmente profesional? Desea marcar su credibilidad comercial desde el principio. No corre el riesgo de que los correos electrónicos de servicio vital se pierdan en combinación incluso cuando comience su negocio. Más bien, debe seleccionar un servicio de correo electrónico comercial para satisfacer las necesidades más básicas de su empresa. Esto consiste en seguridad en línea, gestión de contacto, almacenamiento adicional, gestión de calendario y otras funciones útiles. Por ejemplo, Yahoo Small Business ofrece un nombre de dominio gratuito al suscribirse a una dirección de correo electrónico profesional. Usando la respuesta vs. La función de respuesta: uno de los errores más extendidos en el correo electrónico es hacer clic en “responder” o “responder a todo” de manera inapropiada. Supongamos que se le agrega un correo electrónico a nivel de la empresa que está considerando los cambios en la política de vacaciones. Desea preguntarle a su jefe si todavía está bien tomar un fin de semana de 4 días en abril, pero Hit “responde a todos” en lugar de reaccionar a él. Ahora todos en la oficina están al día con una conversación privada entre usted y su gerente. Es incómodo y no decir que sea una mala etiqueta para el correo electrónico.
Por lo general, debe hacer clic en “responder a todos” cuando su reacción sea digna para todos en la cadena. Si su reacción es relevante solo para algunas personas o algo tan fácil como “bueno, suena bien”, permanezca en “responder”. 10. Incluyendo una firma, es esencial agregar una firma a sus correos electrónicos. Esto proporciona información clave de contacto a los socios externos y de su empresa. Esto permitirá que su red se comunique con usted convenientemente si aparece algo. Una firma de correo electrónico debe contener el nombre, el número de teléfono profesional, el título y la dirección comercial. Algunas personas quieren agregar una foto de ellos o un logotipo de la empresa en sus firmas. Esto es excelente, pero asegúrese de que su firma no reciba más de 4 filas de texto. Una firma hinchada puede evitar que las personas lean el verdadero contenido de su correo electrónico en función de la posición y la marca. Puede ser útil agregar enlaces para las redes sociales (como Twitter o LinkedIn) a la firma. 11. Haga un cierre simple, hay muchas maneras de firmar sus correos electrónicos. Algunas de las firmas más extendidas incluyen con respeto, honestamente y los mejores deseos. Pocas personas podrían disfrutar experimentando su cierre de acuerdo con el estado de ánimo del correo electrónico, y otras están relacionadas con un cierre en términos de todas las comunicaciones. Un simple “gracias” será suficiente, según el dinero. “Gracias” no parece ser rígido o confundido. Es relevante para prácticamente cualquier tipo de intercambio: puede usarlo para completar una nota para cualquier persona, independientemente de su nivel en la cadena de departamentos, orden o rol en su empresa “.
Mejoró aún, “gracias” recibió una tasa de respuesta del 62% en comparación con el 46% para un cierre no reconocido. tráfico. Envíe y reciba correos electrónicos de lectura más rápido con objetivos simples, lo que aumenta la posibilidad de que los destinatarios reaccionen de una manera favorita. Controle su correo electrónico, calendario y actividades de manera más eficiente, asegurándose de trabajar en las tareas correctas en el momento correcto, aumentar la productividad y asegurarse de que nada salga de las grietas en su correo electrónico ocupado.

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