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En este video y artículo, hablamos sobre cómo tratamos los pagos como una agencia de diseño web.Cubriremos todos los servicios que utilizamos, desde el procesamiento de pagos, hasta facturas, hasta contabilidad, hasta servicios bancarios … y todos los demás.
Nuestra “pila de pagos” siempre ha cambiado y continuará cambiando, pero en los últimos dos años, he experimentado con muchos servicios financieros.Por ahora, aquí está la lista de las mejores soluciones para nosotros.Puedo recomendar de todo corazón todas estas herramientas de cualquier diseñador de sitios web, profesional gratuito, creativo digital, así como agencias de hasta 5 personas.
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Este artículo es parte de la serie BizoFagency, una colección de artículos y recursos de la agencia isotrópica que analiza el aspecto comercial del diseño web.
Publicado anteriormente en Entre.agency, quien se ha fusionado con el blog isotrópico para hacer una bizofagencia. Transcripción de video: Hola, muchachos, esto es James con isotrópico y, en este video, hablaré sobre la pila de la agencia. No sé Si este es un término, lo inventé. Entonces ahora es un término. Y en esencia, lo que significa que analizaré cada solución con respecto al dinero, su procesamiento y almacenamiento, el pago de otras personas, la búsqueda de gastos, todo esto. Y solo revisaré todos los productos que usa mi agencia y que he descubierto que hay muy buenas soluciones durante cuatro años de sitios web de edificios profesionales. Así que esperamos que pueda obtener información de esto, tal vez algunos buenos productos y servicios para verificarlo. Pero así es como proceso el dinero para mi agencia. Por lo tanto, trabajaremos desde que se nos pague hasta pagar a nuestros empleados y a usted y a todo lo que esté entre ellos. Entonces, para ser pagados como agencia, utilizamos tres métodos principales. Utilizamos una casa de compensación automática, que es una transferencia bancaria gratuita al banco y utilizamos ACH para pagos muy grandes para nuestros proyectos. Hacemos muchos proyectos más grandes y generalmente tomamos un 50% por adelantado, lo que obtiene un pago muy alto para minimizar los impuestos de pago. Lo que haremos es que nuestro cliente nos pague a través de un banco en el banco para ingresar a nuestra cuenta bancaria, que discutiré al final de este video.
Y eso es. Es un proceso muy simple, libre e indoloro. Si no tiene sentido para el cliente o si el valor del pago es más bajo, utilizaremos dos plataformas de procesamiento de pagos adicionales e intentaremos mantenerse alejados de ellas, especialmente cuando el método de pago es más alto porque las tarifas de procesamiento están adjuntas a estas compañías. Pero usaremos Stripe o PayPal. Realmente tratamos de evitar PayPal, pero son un gran fanático de los heterosexuales y hay algunas cosas que puede hacer para minimizar los pagos. Por lo tanto, Stripe le permite integrarse, realmente integrarse con muchas plataformas diferentes y permitirle procesar pagos con tarjeta de crédito, tarjeta de débito, transferencias bancarias y este tipo. Usamos rayas en nuestro sistema CRM. También utilizamos rayas para nuestros productos basados en productos, que realmente no se refieren a WordPress. Pero es una muy buena solución si acepta ventas basadas en el producto debido a la protección de fraude. Sin embargo, Stripe le cuesta dinero, le cuesta una tarifa de procesamiento cada vez que lo impulsa.
Creo que la tarifa de procesamiento es quizás dos coma nueva más treinta centavos por transacción. Y esto puede significar mucho. Digamos, por ejemplo, que aceptamos un pago de diez mil dólares. Esas dos comas del nueve por ciento son como trescientos dólares, eso realmente resume. Y esta es la razón principal por la que intentamos conservar para pagos más grandes. Stripe también es una gran plataforma, porque se integra con el banco del que hablaremos. Y hay dos cosas que puede hacer para minimizar los costos de procesamiento de pagos. La primera es que si no tiene rayas, cuando se registra a través de una institución miembro, a través de un informe de terceros, generalmente puede obtener unos veinte mil dólares en procesamiento sin impuestos para el año. Por lo tanto, es genial porque probablemente veinte mil dólares serían iguales, quiero decir que unos seiscientos dólares en procesamiento salarial y minimización. Hay más dinero en tu bolsillo. Es bueno, bueno, si tienes acceso a esa promoción.
Otra forma de minimizar sus costos es si usted es una agencia más grande, si ciertamente supera el hito de procesamiento de veinte mil dólares, si presiona, por ejemplo, cincuenta mil y más por plataforma por año, puede ir más allá y negociar con la compañía Para reducir sus tarifas.Y haces esto saltando por teléfono y hablando de manera efectiva con su representante y preguntando, oye, ¿puedes dejar mi tarifa de dos coma nueva a quizás dos coma cinco?Pongo mucho dinero a través de tu plataforma.Y, en muchos casos, si realmente presiona una buena cantidad de dinero a través de su plataforma, reducirán sus tarifas por usted.Entonces, si desea minimizar de esta manera, puede minimizar de esta manera.
La tercera plataforma de procesamiento de PayPal es PayPal e incluso estamos tratando de permanecer abiertos porque no soy un gran admirador de la compañía de soporte, al menos en mi opinión y por altas tarifas de procesamiento. Pero al mismo tiempo, PayPal es realmente un proveedor de pagos global. Puede aceptar pagos en diferentes monedas y puede convertir fácilmente en dólar o cualquier moneda que use. Y, de hecho, todos lo usan para pagar y ser pagados. Así que desafortunadamente tienes que aceptarlo. Tratamos de trabajar desde ACH hasta Stripe a PayPal para pagos más grandes. Esa compañia. No querrá pagar, lo aceptaremos reteniendo, pero también agregaremos que dos cinco, dos comas de cuatro años para las cuales estamos facturados por el procesamiento directo y solo las pondremos solas. El precio de la compra. Como nos pagan. El siguiente método para aceptar pagos es ¿cómo iniciamos la solicitud de facturación? ¿Cómo obtenemos ese cliente, la información que necesita para ir más allá y pagarnos?
Y simplemente nos fuimos de la solución, no porque sería malo solo porque fuimos más allá. Pero creo que la mejor solución y la solución que he usado en los últimos tres años, quiero decir, es un CRM alojado y un CRM es un software de gestión de relaciones con el cliente. Y esta herramienta viene con muchas características diferentes. Y eso es para otro video. Pero viene con un excelente sistema de pago, un sistema de seguimiento de pagos, si lo desea. Y esta herramienta se llama perflex CRM. Está atado en la descripción. También hay un artículo importante sobre nuestra experiencia con la plataforma. Cosas realmente geniales alrededor. Esta herramienta se utiliza para facturar a los clientes y también se utiliza para rastrear nuestras horas de facturación, ver el proyecto, ver el progreso de los clientes potenciales, correos electrónicos, teléfono, teléfono, todo. La pila financiera, lo usamos para seguir nuestro facturable. horas. Si facturamos a una tarifa por hora, si facturamos a una tarifa fija, entonces vamos más allá y usamos solo la función de factura. Si hacemos las horas facturables, seguiremos las horas y luego facturaremos al final del período. Pero. Lo principal para el cual usamos este lado financiero de las cosas es facturar al cliente. Perfex CRM se integra directamente con Stripe y PayPal. También nos permite mostrar la información necesaria para llevar a cabo la transferencia a nuestro banco, de la que hablaremos en segundos.
Pero si está buscando una plataforma que le permita facturar a los clientes que solo compra una compra en lugar de pagar el software como servicio y también puede ver los gastos y ver dinero en dinero cuántas horas están trabajando, cosas como que. Perfex CRM es una solución perfecta para ello. Así que decimos, oye, aquí está el trabajo que hicimos. Ahora es el momento de pagarnos. Y luego enviamos la factura y luego nos pagamos en línea a través de la plataforma, que integra la descripción de PayPal y las dirige a esas plataformas de procesamiento para pagarnos o a través de ACH y luego podemos enviar recibos de pago. Y es excelente para los impuestos. Luego, la siguiente solución de la pila de pagos es la forma en que construimos para las suscripciones en curso. Por lo tanto, las suscripciones continuas para cualquier sitio web son solo un costo necesario. Y lo haremos de varias maneras. Muchos de los complementos de WordPress que tenemos, utilizaremos nuestra propia licencia de agencia y simplemente nos suscribimos a licencias ilimitadas. Y esto es parte del proyecto. HM, cuando se completa el proyecto, tienen acceso a nuestra licencia. Mientras continuemos teniendo esa licencia de agencia, solo es gratis. Si expira la licencia de la agencia, les enviaremos un correo electrónico y les diremos:
“Oye, esta licencia expira. Vaya a recogerlo y puede usar las horas del plan de mantenimiento si realmente lo necesita, para que lo instale y lo administremos por usted “. Por lo general, no haremos un plan mensual de mantenimiento automático. En cambio, nuestros planes de mantenimiento generalmente consisten en bloques de horas que los clientes compran. Entonces, los clientes comprarían, por ejemplo, 10 horas y tal vez ciento veinte dólares por hora. Mantendría esas horas. Son buenos durante 12 meses a partir de la fecha de compra. Y en cualquier momento en que quieran usarlos para cualquier caso, pueden usar esas horas de mantenimiento cuando lo necesitan. Así es como hacemos esto. Pero también hay software como servicio, suscripciones necesarias, costos que no podrán caducar, de lo contrario, el sitio dejará de funcionar. Y para esto, usamos un instrumento llamado AppBind, una herramienta única. No sé qué tan nuevo es, pero no ha existido durante mucho tiempo. Realmente he sido una de las primeras compañías que lo han usado. Y lo que le permite hacer es administrar sus suscripciones y luego construir a sus clientes a través de una interfaz de etiqueta blanca en lugar de hacerlo inscribirse o inscribirse para ello y luego pagar a él y luego construir al cliente por separado y luego recibir un pago. para ello. Y como puede darse cuenta de que es un proceso complicado.
Si lo hace, lo que le permite hacer es configurar una suscripción, configurar muchas suscripciones, fortalecer ese costo mensual en un pago único que realiza el cliente y realmente construir al cliente en su nombre de esa suscripción mientras maneja la plataforma y administrar la suscripción. Así que eche un vistazo a AppBind porque es una herramienta muy poderosa. Y si tiene que ir más allá y convencer al cliente para que tenga esta suscripción, pero no quiere administrarla o es más lógico administrarlo, pero aún así necesita que lo pague. Esta es una gran solución, um, y es realmente útil cuando intenta rastrear los gastos y ganar poco dinero extra. Y con eso quiero decir que puede cobrar un plan de mantenimiento o una tarifa de mantenimiento además de esas suscripciones. Digamos, por ejemplo, tiene una suscripción de AWS, una suscripción de nieve y una suscripción de LinkedIn para anuncios, todas las cosas que administran a través de AppBind , pero facture a su cliente a través de la aplicación y, por lo tanto, no pague y luego reconstruya al cliente o clientes, solo pague directamente. A través de este sistema, puede agregar una tarifa de mantenimiento del cinco por ciento además y percibirá solo el cinco por ciento, además de cualquier costo, pagándole por su tiempo para administrar estos servicios. Así es como hacemos las suscripciones. Y ahora la pregunta es, ¿a dónde va todo este dinero?
Debido a que tenemos el procesamiento de nuestros pagos, recibimos dinero en el banco, tenemos nuestras suscripciones. Pero todo este dinero tiene que ir a algún lado. Y aquí conocemos la solución bancaria que utilizamos. Y creo que este es realmente un banco perfecto para casi cualquier pequeña empresa, pero especialmente si se encuentra en las industrias digitales creativas, especialmente el diseño web, porque es una muy buena solución y está casi adaptada para lo que hacemos. Primero, déjame contarte sobre mis experiencias anteriores con los bancos y mi evolución para llegar a este banco. Comencé con Capital One como una cuenta personal cuando estaba independientemente. Luego pude mudarme a Bank of America para mi cuenta personal. Así que acabo de mover mi cuenta de control por separado, que todavía era una cuenta personal, porque estaba independientemente de mi propio nombre. Me mudé a esa cuenta personal. Luego, cuando incorporamos la agencia, nos mudamos a Bank of America Business Banking solo porque teníamos una cuenta corriente con ellos y pensé que sería una configuración fácil, un movimiento fácil. Ya he tenido una relación con el banco en mi área, pero esa banca comercial es realmente un estilo heredado de banca comercial porque soy un diseño web, porque no tengo una ubicación física para la agencia, porque mis empleados están espaciados en todo el país .. Realmente no necesito un banco con una ubicación física. Y por esta razón, ¿por qué pagaría la banca comercial cuando hay mejores soluciones en línea que no cobran por la banca comercial y también ofrecen más funciones? Así que comencé a buscar otra solución para la agencia que creció en ingresos, creció en los empleados y encontré un Azolo y una banca simple.
Ambos bancos, que acaban de cerrar recientemente, no lo redujeron, por lo que miramos a Silicon Valley Bank.Silicon Valley Bank se crea para nuevas empresas y empresas digitales, como las compañías de diseño web, pero simplemente no ha cumplido realmente los requisitos.Y al final superé la banca novo: este fue realmente el banco perfecto.Y es el banco que uso ahora, que está integrado con todos mis métodos para aceptar el pago.
Entonces, Novo Bank es un banco normal, por lo que puede hacerlo. Se integra directamente con Straight y puede ver su saldo de energía directamente en la nueva aplicación bancaria, así como en la aplicación web. También se integra con la cuenta de PayPal, y la cuenta AppB solo vacía todas las ganancias cada mes de esas suscripciones directamente en nuestra cuenta bancaria. Este es el lugar perfecto para almacenar todos los pagos. Allí todo el dinero va y viene con muchas ventajas para una empresa como la suya y la mía, que es una empresa completamente digital que ofrece servicios digitales. Hacemos sitios web. Aceptamos pagos en línea. No conozco a muchos diseñadores web que acepten pagos en efectivo o trueque, como tomar una vaca para su sitio o algo así. Así que este es realmente un gran banco. Es un banco completamente en línea. Pero debido a esto, también es un banco gratuito. No tiene que pagar por este servicio. Y obtenemos muchos ingresos mensuales y funcionamos muy bien. Este banco se integra con muchos servicios diferentes. También viene con muchas ventajas. Y literalmente hoy ha agregado dos nuevos juegos para cambiar el juego que realmente no probamos. Así que no puedo hablar con autoridad sobre ellos, pero parece ser genial.
En primer lugar, podemos seguir todos nuestros ingresos y gastos. Podemos ver cuánto dinero hemos ganado en ese mes somos. Podemos descargarlo en un CSV, también podemos exportarlo al dinero en Excel, que es lo último de lo que hablaré y podemos integrarnos con muchas plataformas y herramientas populares. Por lo tanto, las integraciones serían Shopify, Xero, QuickBooks (ambas plataformas de contabilidad), lo que significa que puede ver el dinero en su cuenta bancaria directa o en su cuenta directa, Zapier y Slack. Por lo tanto, estas son integraciones creadas con nuestro tipo de empresa en mente, lo cual es bastante bueno. Luego hay ventajas. Entonces, como dije anteriormente, obtienes veinte mil dólares de Stripe en procesamiento sin impuestos, si solo se registra a través del enlace Banco Novo, lo que significa ahorros de quinientos dólares, obtienes tres mil dólares en los créditos en la nube de Google. También tiene préstamos Hubspot, préstamos Zendesk, créditos de segmento, GoDaddy.
.. Anuncios de Snapchat. Este es un banco creado para personas en nuestra industria y ofrece ventajas para nuestra industria. También tienen estas dos nuevas funciones que acaban de agregar. Así que no pude probarlo. Pero aquí puede agregar una reserva, lo que significa que puede dejar de lado el dinero para ciertas compras y luego puede facturar esta plataforma usando ACH o usar el procesamiento directo de la tarjeta de crédito y débito. Con ACH, puede renunciar a cualquier impuesto. Así que esta es una herramienta de facturación gratuita. Y con este derecho, recibe comisiones más pequeñas y al menos PayPal, lo cual es algo útil allí. Luego con este dinero y todo este dinero dentro y fuera. También tenemos empleados, por lo que tenemos que pagar a los empleados y usar Novo Bank para pagar a los empleados, esto es bastante fácil. Todo lo que tiene que hacer es agregar un beneficiario. Y el beneficiario es una cuenta bancaria de una persona que trabaja para usted o tiene un contrato con usted y esto es muy fácil. Simplemente agregue el beneficiario. Establezca la cantidad de dólares que desea enviar el viernes por la tarde y luego les enviará el dinero el viernes. Plataforma muy simple si tiene que pagar a las personas, pagar a los empleados, pagar a cualquiera. Así es como solemos proceder. Y luego, si es necesario, les pagaremos a través de PayPal. Pero nuevamente, hay impuestos involucrados con PayPal, por lo que tratamos de evitar esto tanto como sea posible. Lo último son los sistemas de contabilidad que utilizamos. Por lo tanto, nunca he usado algo como Cook o Zero Books ni ninguno de esos software como suscripciones de trabajo.
Cuando estaba en Perfex, todo lo que estaba haciendo era usar Perfex y luego seguir el dinero recaudado con una hoja de cálculo de Excel.Usaría algo llamado dinero en Excel, que en realidad se integra en Novo Bank y Money in Excel solo le permite ver los ingresos, los gastos, todo.
Y solo lo mantenemos en una hoja de cálculo. Y ese era realmente mi trabajo. Uh, y con esta nueva plataforma que buscamos para nuestro CRM, entonces todo será automatizado. Pero fue una tarea bastante simple con el dinero en Excel, porque el diseño web no es el negocio más complejo. Tiene gastos comerciales para complementos y cosas así. Y luego solo tiene dinero que entra, con suerte, y luego le paga a sus empleados y eso es realmente. Así que seguiría todo esto y luego se los entregué a la compañía de contabilidad en la compañía de contabilidad de que manejará todos los formularios de impuestos, cosas como esta. Así que este es realmente mi paquete financiero para la agencia. Y creo que casi cualquier persona puede adoptar esto, ya sea un profesional independiente o una agencia, tal vez hasta cinco personas que no hacen mucho trabajo loco al año. Una vez que comience a administrar a sus empleados, es posible que desee actualizar desde Perfex, pero si solo está buscando una pila de pagos básica, lo pasaré nuevamente y pondré un pequeño gráfico en la pantalla. Usamos ACH, PayPal y Stripe para aceptar pagos. PayPal es lo peor, pero aún tenemos que aceptarlo porque todos lo usan. La franja es buena. Puede negociar las tarifas si empuja suficiente dinero a través de ellas. También puede obtener veinte mil en procesamiento gratuito. Entonces es muy ruidoso. Para administrar la suscripción, usamos algo llamado AppBind y luego no hemos mencionado esto, pero también utilizamos la función de suscripción de rayas estándar, que está integrada con Perfex si hacemos esto. Cuando ejecutamos nuestro propio alojamiento, usamos esto. Ya no hacemos eso.
Tratamos de mantener a las personas lo más independientes posible y solo les pedimos que compren esas horas de mantenimiento. Hm, si pagamos bien a las otras personas, me he ido porque he almacenado todo ese dinero, todo ese dinero. Y tenemos una cuenta bancaria de negocios en Novo y esa cuenta bancaria Novo nos permite pagar a nuestros empleados. También permite la integración directa a plataformas de contabilidad populares, Slack … de hecho una gran plataforma. Sigo todo a través del dinero en Excel y solo uso una firma de contabilidad aquí en Charlotte para hacer mis libros para mí. Pero además de eso, este es un tipo de pagos simples que uso. Pasé por muchas iteraciones aquí y para mí, al menos en los Estados Unidos, esta es la mejor solución. Ciertamente, hay mejores procesadores de pago para otras ubicaciones internacionales. Pero en los Estados Unidos, eso es lo que uso. Esto es lo que creo que es mejor para mí. Lo último que olvidé mencionar, pero debo mencionarlo, es algo así como una tarjeta de presentación. Y esta es una opción que tengo que considerar ahora, porque he empleado y no quiero darles solo mi tarjeta de débito Novo. Cuando tiene empleados, es importante que puedan realizar compras en su nombre cuando necesitan herramientas para crear sus sitios web. Y somos un equipo muy cercano, por lo que puedo recoger casi todo, desde la tarjeta de débito. Pero, a medida que crecemos, definitivamente echaré un vistazo a las tarjetas de presentación, que nos permiten emitir ciertas tarjetas con límites de gastos para nuestros empleados. Así que eso es algo más que echaré un vistazo.
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