Cómo organizar un evento virtual: las mejores prácticas para ello

Cuando comenzó la pandemia Covid-19, muchas compañías se vieron obligadas a organizar eventos virtuales en lugar de eventos en persona. Todo, desde conciertos hasta conferencias, se mudó al mundo digital. Aunque inicialmente fue un gran desafío, se hizo evidente que los eventos virtuales ofrecen muchos beneficios. El alojamiento de un evento virtual es más barato, tiene un impacto menor en el entorno y está disponible para un público más amplio. Por ejemplo, en 2018, Coachella decidió transmitir su evento en YouTube Live. Esto hizo posible que más de 40 millones de personas vean ese año histórico del festival en lugar de varios miles de invitados en persona.
Con muchas herramientas en línea disponibles, las empresas se conectan y organizan eventos. Desde tuitear hasta transmisión en vivo y videoconferencias, hay muchas opciones para alojar un evento virtual. ¿Cómo puede su empresa organizar un evento virtual, proporcionar una excelente experiencia digital y fomentar la interacción? Este artículo explicará cómo alojar un evento virtual. Analizará algunas cosas que hacer y por qué no hacer para un evento virtual exitoso. el evento

El primer paso en este tutorial sobre cómo alojar un evento virtual es saber qué tipo de evento desea alojar. Tenga en cuenta un objetivo claro, luego decida cómo lograrlo mejor. Tendrás que decidir primero cuál es tu audiencia ideal. ¿Son colegas, clientes existentes o nuevos clientes? ¿Quieres interactuar u observar? Definir objetivos claros para el evento.
Después de decidir sobre el propósito y el público del evento, puede pensar en el tema. Comience pensando en una palabra principal. ¿Qué palabra identifica mejor sus objetivos? Luego construya un título alrededor de la palabra principal. Después de tener un objetivo claro y un título, puede comenzar a pensar en el formato de evento. ¿Cómo quieres presentar la información? ¿Deberían ser a través de discusiones, preguntas y respuestas, videos, entrevistas? O puede tener una combinación de diferentes formatos. Piense en lo que atraerá su audiencia y en lo que será posible implementar. Algunas opciones de formato de eventos son:
Un solo presentador
Una persona presenta ideas.
Presentadores duales
Dos personas rompieron ideas presentando ideas. Pueden dar a los espectadores una perspectiva diferente o involucrar a los espectadores de una manera diferente.
Panel de expertos
Más expertos ofrecen sus ideas e investigaciones sobre temas específicos.
Preguntas y respuestas
El público hace preguntas y los expertos las responden. Las preguntas se pueden preparar temprano o pueden estar en el acto. El público puede preguntarles a través de redes sociales, una caja de chat u otros.
Entrevista
Entrevista a un orador experto o invitado. Esto puede aumentar la participación, validar su información y puede estar interesado en los espectadores.
Demostración de producto
Promueva y presenta un producto con una demostración de cómo funciona o con un tutorial.
“Pregúntame lo que sea”
Permita que los espectadores le pidan cualquier cosa que lo conozca a usted y a su marca personal. Lo hago: tienes propósitos y objetivos de la plataforma
El siguiente paso es elegir una plataforma que se adapte a sus necesidades. Hay muchas plataformas para elegir entre un evento en línea. Cuando decida usar, intente hacer una lista de pros y contras para decidir qué se adaptará mejor a su evento. Los factores importantes a considerar son su presupuesto, la cantidad de participantes permitidos y la calidad de los clientes del servicio. Las características de la plataforma también son un factor, pero dependen de lo que necesita para su evento específico. ¿Tiene que compartir su pantalla, participar en una encuesta o grabar el evento? Escriba las características que necesita y compárela con las características ofrecidas por cada plataforma. Algunas cosas a considerar al elegir una plataforma:

¿Mi público entiende la tecnología?
¿Qué tipo de dispositivo tendrá la mayoría de mi audiencia?
¿Qué tipo de evento aloja esta plataforma?
¿Qué tipo de métricas ofrecen esta plataforma durante o al final del evento?
¿Qué opciones de diseño están disponibles?
¿Qué herramientas tienen para que yo interactúe con el público?
¿Necesito aplicaciones de tercera parte?
¿Tienen servicio al cliente en mi zona horaria?
Las plataformas para alojar eventos virtuales incluyen:
Zoom
Ir a la reunión
Hangouts de Google
Adobe Connect
En el 24
Webex
Do: Elija una plataforma que mejor se adapte a sus necesidades Fecha y hora
Lleva mucho tiempo planificar y organizar un evento en persona y también lleva mucho tiempo planificar un evento virtual. Entonces, cuando se prepare una vez para su evento en línea, sea realista. Hay mucho que hacer, como promover el evento, la preparación de contenido, la repetición y el aprendizaje de la plataforma virtual. Tenga paciencia y planifique el tiempo suficiente para organizar bien el evento. Un número básico es darle entre ocho a diez semanas para planificar y vender el evento virtual. En cuanto a la elección de la fecha y la hora reales, aquí hay algunos consejos:
Investigue para asegurarse de que no haya otros eventos o vacaciones que interfieran con su evento.

Piense en las diferentes zonas horarias de sus participantes. Esto es aún más importante si organiza un evento global. Intente elegir una hora que sea adecuada para tantos de sus participantes. Otra opción es registrar el evento o poner el contenido a disposición de aquellos que no pudieron participar. O puede planificar múltiples eventos para diferentes zonas horarias.
Sin: establecer una vez y una hora para permitir una gran cantidad de personas
Altavoces
Después de haber decidido el tipo de evento, el sujeto y el formato, puede invitar a las personas a hablar con su evento. También deberá informar a los oradores elegidos. Un evento virtual no tiene el mismo flujo que un evento en persona. Además, muchas personas aún se adaptan a las plataformas virtuales. Asegúrese de que los altavoces que elija puedan administrar y adaptarse a la plataforma virtual. Es importante ser corto y para el objeto. Recuerde que una sesión de preguntas y respuestas dura más en una plataforma virtual. Los participantes pueden tener problemas para comenzar sus micrófonos o tener problemas con Internet. Una solución es tener preguntas escritas. Esto también permite que el altavoz prepare sus respuestas. Otro es que los participantes envíen preguntas por adelantado, a través de redes sociales o por chat. Considere el hecho de que la audiencia virtual es más difícil porque puede esconderse detrás de una pantalla. Aquí hay algunos consejos adicionales para los oradores de un evento virtual: tiene un ensayo si alguien es un principiante para hablar con un evento en línea, debe repetir para acostumbrarse. Incluso si alguien tiene experiencia en hablar en un evento en línea, es mejor repetir para mitigar cualquier nivel.
Experimente con la plataforma conozca bien la plataforma y domine cómo administrarla. El propósito es limitar tantos problemas técnicos como sea posible. Asegúrese de que los altavoces sepan cómo deshabilitar el sonido, compartir pantallas, eliminar filtros, etc. Buscando la mejor ubicación para el evento, ya que muchos videos virales, mascotas, niños y otras cosas pueden interrumpir los oradores durante un evento virtual. Busque de antemano un lugar tranquilo con antecedentes atractivos y distracciones mínimas. Atención a los gestos y gestos en los eventos en persona, el público puede ver todo el cuerpo del orador. Las videoconferencias han limitado lo que pueden ver en un primer plano de la cara. Los oradores deben tener cuidado con cualquier tipo de ojos u otros gestos que distraigan la atención. Los gestos de la mano durante un evento físico hacen que el altavoz se vea natural, pero los gestos de la habitación pueden parecer incómodos o difíciles. Practica para hablar y hacer un gesto en una habitación. Preste atención a los gestos que parecen apropiados y no disminuyen el mensaje. Hacer: repetir patrocinadores
Al igual que con los eventos físicos, involucra a los patrocinadores para promover y generar capital para su evento. Cree paquetes con diferentes compromisos, precios y retorno de inversiones. Pida a más personas que vean si quieren patrocinar o asociarse con usted para este evento. Los paquetes y opciones personalizados lo ayudarán a obtener una amplia selección de patrocinadores. No es difícil incluir patrocinadores en su evento virtual. Use videos, transmisión en vivo, redes sociales, etc. Parte dedic del evento, para que puedan presentar o presentar su producto. Hay varias opciones para mostrar su logotipo y contenido que tienen el mismo impacto que un evento en persona. Promover el siguiente paso en la forma de organizar un evento virtual es su promoción. Promover eventos virtuales no es diferente de promover eventos en persona. Aquí hay algunas ideas: escriba una publicación de blog

Incluya en la publicación del blog que lo inspiró a planificar este evento, cuándo se llevará a cabo y qué es. Dígale a la gente por qué es relevante para ellos ahora y cómo mejorarán sus vidas. Comparta la publicación de blog en redes sociales Use hashtags para llegar a la mayoría de las personas. Crear su propio hashtag para el evento es una gran idea que permitirá al público involucrarse durante el evento. Pueden hacer preguntas o publicar su propio contenido con el hashtag del evento. Esto fomentará la participación y ampliará la cobertura del evento. Envíe correos electrónicos a su lista de suscriptores Use una lista de correo electrónico para enviar información sobre su evento. Incluya la información que escribiría en una publicación de blog o envíeles un enlace a la publicación de blog. Envíe un mensaje de agradecimiento a aquellos que se han registrado para participar. Unos días antes de que comience el evento, envíe recordatorios a todos los invitados. Después de que termine el evento, solicite comentarios para ayudarlo a mejorar sus habilidades de alojamiento virtual. Asegúrese de que los correos electrónicos de marketing y los materiales de eventos estén de acuerdo con.
Do: Promueva el evento con una estética consistente de la marca colaborada con influencias para promover su evento virtual, debe considerar la asociación con las influencias.Estas personas son figuras de autoridad en sus respectivos nichos.Cuando colabora con ellos para promover su evento, sus seguidores observarán esto y muchos de ellos incluso pueden registrarse para lo mismo, porque confían en las recomendaciones de influencias.Sin embargo, para que este método funcione, debe asociarse con el conjunto correcto de influencias.Debe usar una herramienta de auditoría de influencia para analizar los perfiles de influencia y verificar si tienen seguidores falsos.Si lo hago, la colaboración con ellos puede no ser la mejor idea.La historia
Al planificar un evento virtual, es difícil concentrarse en algo más que la tecnología y todos los detalles de la programación. Sin embargo, es importante recordar el contenido y la historia. La tecnología es la herramienta para crear una narración más amplia, pero el contenido es lo importante. Prioriza la creación de contenido que enseñará lecciones valiosas e interesantes. No escribe puntos de discusión vagos, sino que sea específico. Concéntrese en ciertos campos y brinde a sus participantes algo útil. La gente está más ocupada y más distraída que nunca. Los eventos virtuales compiten con niños, mascotas y cualquier otra cosa de sus invitados. Cree una historia que resuene con su audiencia y presta atención. Recuerde que los eventos virtuales no son el equivalente en línea de los eventos físicos. Debe tener un formato diferente para adaptarse a las diferentes necesidades. Por ejemplo, es difícil pedirle a alguien que se quede en la computadora durante ocho horas al día durante todo un fin de semana. Sea realista y adaptable, para que pueda atraer personas a pesar de los desafíos de un evento virtual. No: Olvídate de la historia: ajuste la historia para que coincida con las diferentes circunstancias de un evento virtual a un evento físico

No es posible crear la misma experiencia que sus invitados tendrían en un evento físico. Pero es posible sumergirlos en una buena experiencia. Puede comenzar con la página de destino. Cree una página de destino que impresione y cautive a sus espectadores y luego cree una experiencia cautivadora con los recursos que presenta en el evento. Use videos, imágenes, gráficos y otras imágenes bien hechas para cautivar a sus invitados. Finalmente, involucra a tus invitados. Esto se discute más adelante en este artículo. No: intente crear la misma experiencia que un evento físico sin: crea un evento cautivador con las herramientas virtuales disponibles para la administración del éxito de un evento físico y virtual depende de cómo se gestione. Esto significa más que encontrar una plataforma de host para el evento y las herramientas de videoconferencia. Para manejar bien un evento, debe mostrar el evento en su sitio web, aceptar registros, pagos y más. Hay muchas herramientas de gestión disponibles que le brindan flexibilidad. Además, automatice los procesos de planificación de eventos, para que no pierda el tiempo haciéndolos manualmente. Aquí hay algunas soluciones de gestión: Amelia

Si está buscando un complemento de confianza para reservar eventos, Amelia debería ser la mejor opción. Es un poderoso especialista en reservas todo en uno, pero es muy fácil de usar. Además, administra sus reservas 24/7, por lo que puede pasar más tiempo enfocándose en aspectos más importantes de su trabajo. Amelia envía notificaciones automáticas a los usuarios y al personal, ayuda a los clientes a elegir el servicio y el empleado que mejor se adapte a sus necesidades, se ocupa de la facturación y los pagos y más. Además, es un servicio para registrar los eventos extremadamente personalizables, lo que significa que podrá personalizarlo para que se ajuste a su marca lo mejor. WP Event ManagerFonteva

Slido

Calendario de eventos todo en uno

Organizador de eventos

Double Dutch

Whova

Conftool

Hacer: utilice el mejor compromiso de software de administración

La gente de hoy tiene una breve duración de atención y tiene que hacer frente a más distracciones en el hogar. Para combatir esto y mantener la atención de sus invitados, la participación pública es la clave. Debe proporcionar oportunidades de participación para involucrar sus invitaciones en el evento. Planifique las horas para invitar a su público a participar. Aquí hay algunas formas de hacer esto:

Hacer una prueba pop

Use funciones interactivas para que los miembros públicos puedan responder preguntas o asistir a una encuesta

Permita que los invitados escriban preguntas o comentarios en el cuadro de chat

Aceptar solicitudes y sugerencias

Solicitar comentarios
Use redes sociales para permitir que el público envíe comentarios o publique contenido con un determinado hashtag
Use la caza tejida, las clasificaciones, etc. Para jugar un juego durante el evento, tener ideas para involucrar al público dará a los invitados una impresión duradera sobre el evento y su organización sin: planificar formas en que sus espectadores puedan participar accesibilidad Asegúrese de que su evento sea accesible para cada participante. A menudo se pasan por alto aquellos que tienen discapacidades visuales o auditivas. Incorpore funciones que permitan a todos capturar la información. Algunas ideas son agregar subtítulos a los videos previamente recordados. O use una fuente grande en cualquier imagen o proporcione un manuscrito de eventos después. Piense en otras formas de incluir a cada participante en sus eventos virtuales específicos. El plan de repuesto que puede esperar son las dificultades técnicas. Esto es común al alojar eventos virtuales. Ahora está más extendido debido a la alta demanda de redes de banda ancha. Sin embargo, puede prepararse de antemano para esto y puede implementar algunos planes de repuesto, para que el evento tenga lugar sin problemas. Así es como puede prepararse para problemas técnicos:
Realizar carreras de prueba
Antes del evento, altavoces de prueba, micrófonos y conexiones a Internet
Tiene una persona o un equipo de asistencia técnica preparada en cualquier momento para ayudarlo con cualquier problema.
Tener seguridad para niños y seguridad de la presentación
Tienes altavoces de respaldo si la Internet de alguien se atasca
Planifique la forma en que se llevará a cabo el evento si alguien está experimentando dificultades técnicas
Pídale a alguien que lo ayude a deshabilitar y active bien el sonido para los invitados
No: espere un evento sin dificultades técnicas sin: Prepare planes de repuesto para los problemas que puede enfrentar sus informes
Un gran beneficio de los eventos virtuales es capturar datos útiles. Muchas plataformas virtuales ofrecen herramientas integradas para proporcionar informes de informes. Use estas herramientas para capturar registros y agregarlos a CRM y lista de correo. Use información de contenido para medir la rentabilidad de su inversión y optimizar los valores de KPI. Recuerde que las mediciones de los eventos virtuales son diferentes de las de los eventos físicos. Entonces, los resultados del evento virtual podrían verse diferentes. Aprenda a leer los informes de eventos virtuales para comprender si un evento ha tenido éxito y cómo mejorar. Hable con los socios comerciales sobre los resultados esperados para medir el éxito del evento con precisión. LIBRE: