Una lista de verificación rápida de la reunión para crear una reunión efectiva

¿Hay algo peor que una reunión que podría haber sido un correo electrónico? Las reuniones claras y libres pueden sentirse desorganizadas insoportables. Llegas al dejar la reunión ni más cerca de tu objetivo y sin ninguna claridad adicional. Hay una mejor manera de abordar una reunión, incluso si no es necesariamente un líder. Crear una lista de reuniones simple puede ayudar a mantener al grupo en el camino correcto. También puede asegurarle que se está separando con una mejor comprensión de la Dirección a seguir. A continuación, descubra este tema en este artículo creado por nuestro equipo de Amelia.
¿Por qué es importante llevar a cabo una lista de verificación para las reuniones?

Las reuniones a menudo dominan el programa de una persona, incluso si nunca han tenido la intención de hacerlo. Al igual que otros métodos de comunicación-e-mail, slack, otros mensajes instantáneos, esta es solo otra forma de que un equipo comparta información. Cuando una reunión está desorganizada e ineficiente, es fácil ver cómo necesitaría más de ellos. Hay costos directos asociados con las reuniones, como servir refrescos. También hay costos indirectos, como los salarios perdidos por empleados vinculantes. Cuando los empleados están atrapados en una reunión, no pueden hacer un trabajo más importante.
¡No temáis! Con algunas tácticas simples, puede cambiar estas reuniones no productivas en un foro organizado. Estos son cinco de los mejores consejos para crear reuniones eficientes, lo que dará como resultado menos reuniones necesarias y bajos costos. Piense en estos consejos como una lista de verificar las reuniones que puede usar para prepararlo de antemano. Establecer una agenda del primer paso a dar es aclarar el propósito de la reunión. Si el propósito es hacer una lluvia de ideas, tomar una decisión o compartir información, tener un propósito explícito lo ayudará a guiar sus preparativos. Haga una lista de verificación de lo que debe hacerse y respeta.

No está claro lo que esperas lograr ciertamente conducirá a la pérdida de tiempo. La mejor manera de mantener la dirección en una reunión es creando una agenda. Además, la propagación de la agenda a los participantes en la reunión garantizará una buena participación. También es importante comunicar el propósito de participar en esta reunión. Ya sea que necesite su ayuda para tomar una decisión o si solo desea su contribución, aclare esto antes de la reunión. Sabiendo cómo contribuir, todos tendrán más confianza en la forma en que pueden preparar y apoyar los resultados de la reunión.
Solo programen la hora que necesita
Cuando establece la agenda, el siguiente paso en la lista de verificación de la reunión es reservar el tiempo que necesita. Es importante programar solo el tiempo que necesita para la reunión y no más. Si reserva una hora, inevitablemente llenará ese tiempo, incluso si realmente necesitará quince minutos. Como orientación general, la mayoría de los empleados solo prestarán atención a unos 52 minutos a la vez. No programen reuniones durante más de una hora. Su equipo apreciará saber que su tiempo es valioso. Además, es poco probable que haga algo significativo después de esa hora. Cuente el hecho de que cualquier reunión dura más de lo que ha programado. Las personas que se unan a la reunión tendrán que pasar tiempo para sus propios preparativos para la reunión. Puede llevar tiempo volver al embarazo después de una reunión. Entonces, cuando reserve una reunión, considere el tiempo de TAMP antes y después de la reunión que sus empleados necesitarán

Es importante incluir a las personas adecuadas al planificar sus reuniones. Identifique a los interesados ​​clave del resultado de la reunión. Esto puede incluir, por ejemplo, las personas que tienen el conocimiento necesario para ayudar a tomar una decisión y las personas a las que esta decisión afectará. Al mismo tiempo, tenga en cuenta las personas a las que pide tiempo y el efecto que pueden tener en su empresa. Solo invita a las personas a las que debe participar.
El número de personas que debe incluir también cambiará dependiendo del propósito de la reunión. Para las reuniones de toma de decisiones, mantenga un pequeño número, hasta no más de ocho. Las reuniones destinadas a la lluvia de ideas pueden tener un mayor número de personas de hasta dieciocho años. Las reuniones de actualización general destinadas a compartir información o los empleados a bordo pueden ser aún más grandes. Solo invitar a las personas esenciales a quedarse alrededor de la mesa asegura que su reunión permanezca en el camino correcto. Demasiados chefs en la cocina, por así decirlo, pueden hacer que una reunión se sienta desorganizada.

Discutir temas relevantes La planificación de una reunión con un equipo puede ser costoso y requiere muchos programas. Deben usarse para discutir solo equipos relevantes. Por lo general, el equipo debe reunirse y desarrollar un plan de acción debido a la naturaleza interdependiente de su trabajo. Tener una reunión en este escenario es un uso efectivo del tiempo. Una reunión que no permanece enfocada en coordinar los esfuerzos de los departamentos interdependientes finalmente terminará con los participantes discapacitados. Por lo tanto, es esencial asegurarse de seguir los temas relevantes.
Preparando la reunión mientras planifica sus reuniones, es importante considerar la distribución de la agenda y cualquier documento necesario de antemano. Aunque puede haber momentos en los que no es apropiado compartir información antes de una reunión, tiende a ser una excepción y no una regla. La distribución de materiales antes de una reunión permite a los participantes prepararse adecuadamente para esa reunión. A menudo puede ser ventajoso leer y familiarizarse con la agenda y los documentos relevantes. Al establecer el tono y la espera de una reunión, es importante eliminar las distracciones que podrían evitar su productividad. Esto podría significar reinar en los miembros del equipo disruptivo y recordarles que no es una hora social. También incluirá la gestión de la reunión y la redirección de la discusión a los temas definidos, si están deambulando.

Al comienzo de la reunión, es una buena práctica enfatizar cuáles son las expectativas. Consulte la agenda cuánto necesita para mantener la reunión en el camino correcto. Como facilitador, es su deber recordarle al grupo el propósito y el límite de tiempo en el que se encuentra para alcanzar la solución deseada. Elementos de acción
Mientras cuida la agenda, probablemente vendrá con algunos próximos pasos. Especifique estos próximos pasos y asigne a los miembros del equipo de esos pasos. De esta manera, los siguientes pasos se convierten en elementos de acción para los cuales una persona será responsable. También debe seguir una cronología explícita para mantener a todos durante el embarazo.
Asegúrese de escuchar cualquier inquietud o posibles barreras para cumplir con esos elementos de acción. Esta también es una oportunidad perfecta para discutir los recursos disponibles para realizar estas tareas. Resumen en los últimos minutos de la reunión, justo antes de romper, debe recapitular lo que se ha discutido. Esta es una buena práctica para completar una lista de verificación de reuniones. Se asegura que todos abandonen la reunión en la misma página, sabiendo qué hacer a continuación. Esto puede incluir los siguientes elementos de acción o pasos, que toma cada uno de esos elementos de acción y cuándo se espera que se completen los elementos de acción. Esta es una forma clara y concisa de concluir una reunión. Esta recapitulación se puede reiterar en las actas de la reunión o en un correo electrónico más informal distribuido después de la reunión. Automatizar la comunicación y la programación