El mejor sistema de gestión de documentos – 2021

Si lo sabe o no, su organización captura, almacena y toma cientos de documentos todos los días. Puede ser en forma de archivos electrónicos, documentos en papel, hojas de cálculo, archivos escaneados o imágenes. Para la mayoría de las organizaciones, este proceso es increíblemente consumidor y oneroso. Aquí el sistema de gestión de documentos se ha vuelto extremadamente esencial. Se puede utilizar un sistema de gestión de documentos para capturar y almacenar todos estos documentos en documentos electrónicos fáciles de encontrar. Según la Asociación para la Gestión de la Información Inteligente, el software de gestión de documentos “incorpora la captura y la captura de contenido, el flujo de trabajo, los documentos, los sistemas de salida y los sistemas de recuperación de la información. Además, los procesos utilizados para rastrear, almacenar y control de documentos “.
Tipos de sistemas de gestión de documentos:

Imagen de crédito: carpeta Aunque el software del sistema de gestión de documentos generalmente se usa para administrar la organización y la conservación de los documentos digitales, se clasifican en diferentes categorías, dependiendo del almacenamiento y la función. Nos centraremos aquí en ambos tipos de sistemas de gestión de documentos electrónicos. Básicamente, los sistemas de gestión de documentos electrónicos se clasifican en cuatro tipos dependiendo de cómo sus métodos de almacenamiento
Tipos que dependen de su sistema de gestión del sistema de almacenamiento en la sede: la solución local es algo en lo que almacena sus documentos y archivos en su propio servidor, para mantener el mantenimiento y el riesgo.
Muchas compañías aman este DMS principalmente porque tienen control sobre todos y no se basan en otras fuentes. Será totalmente responsable de la seguridad de sus datos. Esto se recomienda para empresas que requieren una seguridad sólida debido al contenido de sus documentos (como oficinas legales, agencias gubernamentales, etc.) El otro lado positivo es que no necesita una conexión a Internet para usar este DMS. Puede conectarlo incluso a LAN y usarla sin la necesidad de Internet. La desventaja es que debe tener sólidos recursos de TI debido a sus mayores requisitos técnicos. Los costos iniciales que debe pagar también pueden ser más altos en comparación con otros. El sistema de gestión de documentos basado en la nube: como sugieren los nombres, los datos serán alojados en la nube por su proveedor y almacena la información desde la distancia. Los usuarios pueden acceder a archivos en línea desde cualquier dispositivo en cualquier momento. Para las pequeñas y no IT empresas, esta podría ser la mejor solución, porque todo será administrado por el proveedor mismo. El precio generalmente sería una tarifa mensual o anual que incluiría todas las actualizaciones de mantenimiento y software. La desventaja es que no puede trabajar sin Internet como servidor DMS. Además, si hay algún problema de su proveedor, afectará sus documentos.
Sistema de gestión de bases de datos: en el sistema de administración de bases de datos, el software se integrará con la base de datos que utiliza la organización. Los sistemas de gestión de documentos de la base de datos son útiles cuando tiene que almacenar y administrar una variedad de tipos de archivos. El software luego almacena los datos y le permite ordenar y buscar lo que necesita según la consulta de campo u otra opción. Algunos ejemplos de DMS para bases de datos son MySQL, Oracle. Hay muchas más bases de datos DMS en el mercado hoy en día. Sistema de administración de documentos basado en la web: en DMS basado en la web, los documentos se almacenan utilizando un navegador web. Se accede a través de un navegador y no requiere la instalación de software específico para ejecutar la mayoría de los DMS basados ​​en la web serían gratuitos o bajos, porque la mayoría son de código abierto. La desventaja es que la personalización no estaría tan extendida como en las premisas y también la curva de aprendizaje sería bastante alta. Los sistemas de gestión de documentos también se clasifican de acuerdo con cómo se almacenan y protegen los documentos. Exploremos los tipos de sistemas de gestión de documentos en función de sus funciones.
Tipos de acuerdo con su función de función como un sistema de gestión de contenido: los sistemas de gestión de contenido están diseñados para organizar, compartir y publicar una amplia gama de contenido para los usuarios web. Un CMS permite a los usuarios publicar directamente en la web. Algunos CM populares son WordPress, Drupal y Joomla. Sistema de gestión de registro: la organización generalmente utilizan los sistemas de gestión de registro para mantener sus registros específicos, especialmente aquellos que involucran transacciones. Son utilizados principalmente por las empresas reguladas por el gobierno, como asistencia médica, asistencia corporativa, etc. Los sistemas de gestión de registro son útiles para minimizar el riesgo de litigios. Sistema de gestión de contenido: el sistema de gestión de contenido empresarial también gestiona el contenido como CMS, excepto para centrarse en el proceso completo de un proceso ciertos negocios. Por lo tanto, tiene un alcance más grande y cubre los diferentes procesos que participan en el negocio, no se limitan a la gestión de contenido. Sistema de imágenes de documentos: los sistemas de imágenes de documentos se utilizan para almacenar, administrar, reimprimir imágenes de documentos. Estos ayudan a convertir a los niños en archivos digitales, de modo que las imágenes se puedan almacenar de manera segura, sin el riesgo de perderlos.
Sistema de gestión del flujo de trabajo: los procesos repetitivos siempre son una pérdida de tiempo. Un sistema de gestión de flujo de trabajo ayuda a automatizar tareas de rutina para ayudar a que un cierto flujo de trabajo sea más eficiente. También ayuda a obtener los documentos correctos a las personas adecuadas en el momento adecuado. Consulte también: Los mejores ejemplos de documentación para el usuario El mejor software de administración de documentos -2021 para ver parte de la administración de software premium basada en la nube y localmente, lo que lo ayudará a administrar los documentos y mejores archivos. Documentos basados ​​en WordPress basados ​​en WordPress : WordPress en sí es un sistema de administración de contenido, creado principalmente para el tipo de contenido del artículo del blog. Pero se puede extender con extensiones para ser utilizadas como sistema de gestión de documentos. Ayuda:
AYUDIE es principalmente una solución de gestión del conocimiento, en la que almacena el contenido de la base de conocimiento. Pero también se puede modificar para usarse como una solución de gestión de documentos, en la que los documentos se almacenan en un artículo de la base de conocimiento, para que pueda organizar categóricamente sus documentos para encontrar y usar fácilmente documentos.
También se puede usar con las extensiones de administración de archivos de WordPress, que se mencionan a continuación. Características de ayuda:
El complemento ofrece acceso frontal y acceso de back-end para crear, editar y administrar documentos.
Al agregar contenido o cargar un documento a través de front-end o back-end, los usuarios pueden indicar la categoría de documento y luego mostrar la lista de documentos en la categoría respectiva.

Los documentos solo pueden restringirse a ciertos usuarios y usuarios por capacidades dinámicas. Puede restringir un documento o categoría en particular de documento a los usuarios a los usuarios. También puede hacer público el estado del documento por defecto. También puede enviar los documentos para su examen antes de cargarlos. Puede tener el administrador solo para examinar los documentos o también puede establecer cualquier usuario para revisar el documento, proporcionándoles capacidades de aprobación.
Precio:
$ 49 por un solo sitio
$ 129 por 5 sitios
199 USD para sitios ilimitados
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Gerente de proyecto y documentos SP:
El gerente de proyectos SP proyectos y documentos es un fantástico complemento de gestión de documentos y proyectos, que está creciendo rápidamente y se actualiza regularmente. Esta es otra solución basada en WordPress. Características del administrador de proyectos y documentos SP ::
Permite archivos ilimitados de archivos y puede crear carpetas y subdografía ilimitados para organizar, administrar documentos
Puede establecer una autenticación para descargar archivos por razones de seguridad
No hay límite para la cantidad de archivos que puede cobrar
La versión premium tiene una opción para agrupar a los usuarios para que puedan compartir archivos entre ellos

También agregue proveedores al panel de administrador y envíe fácilmente archivos al proveedor cuando sea necesario
Puede crear una discusión en un archivo o dejar comentarios para su uso personal con su suplemento
Precio:
Gratis
La versión premium comienza desde $ 75 y también tiene varios suplementos para expandir las características, ¡estar en SP Project & Document Manager ahora!
Manager de archivos de complemento para WordPress:
El complemento del Administrador de archivos es un complemento premium que tiene todas las características necesarias para administrar documentos/archivos. Los usuarios pueden crear, editar y visualizar fácilmente archivos en las carpetas y subcarpetas de WordPress. Características del Administrador de archivos de complemento para WordPress:
Tiene un editor de imágenes avanzado a través del cual puede editar cualquier formato de imagen
También acepta el editor PSD/PDF
Permite el acceso a múltiples carpetas, también proporciona acceso front-end a los archivos de gestión fácilmente
Genere códigos cortos de extremo corto para incorporar archivos y carpetas
Puede establecer la notificación de correo electrónico al administrador cuando se cargue cualquier documento, y el administrador también puede establecer el control de acceso y el control de acceso del usuario en el grupo de usuarios


Precio:
$ 19 para licencia regular
$ 95 por licencia extendida
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El mejor software de gestión de documentos basado en la nube: Efilecabinet:
Efilecabinet es una de las mejores soluciones premium para un sistema de gestión de documentos. Se ocupa de todo el proceso, desde la automatización hasta la creación del flujo de trabajo, la personalización y el control. Características Efilecabinet:
Tiene un sistema de automatización sólido que reconoce y organiza automáticamente los archivos de acuerdo con la información contenida en los archivos para que pueda automatizar las tareas redundantes, como ingresar datos, aprobaciones y más
Viene con una función de estación de trabajo única que lo ayuda a programar sus tareas de manera efectiva y también proporciona una visión detallada de cómo se llevan a cabo los procesos en su negocio. Factores y permisos basados ​​en roles e incluso establece autenticación IP o ubicación basada en la ubicación
Las plantillas están disponibles para personalizar el eje de las carpetas en su sistema
Accesible desde el navegador web o la aplicación de escritorio y se puede almacenar en el sitio o la nube
Precio:

Básico – $ 15/mes/usuario facturado anualmente (almacenamiento de 25 GB)
Ventaja – $ 55/mes/usuario facturado anualmente (1 TB de almacenamiento)
Negocio – $ 99/mes/usuario facturado anualmente (5 TB de almacenamiento)
Ilimitado: $ 199/mes/usuario facturado anualmente (almacenamiento ilimitado)
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Dokmee:
Dokmee es una plataforma de gestión de contenido para empresas que lo ayudan a organizar, asegurar y administrar los archivos de manera efectiva. Características de Dokmee:
Admite múltiples archivos que incluyen PDF, TIFF, Word, Excel, dibujos automáticos, correos electrónicos y más
Tiene una función de captura que también permite la imagen de imagen y datos del documento, que actúa como una herramienta completa de captura de datos con separación automática de archivos, reconocimiento de códigos de barras, OCR, etc., sin tener que pagar “hacer clic”, ya que otras aplicaciones requieren
Le brinda una herramienta de diseño de flujo de trabajo flexible, lo ayuda a construir procesos de acuerdo con los requisitos de su negocio en lugar de ser clasificado en los flujos de trabajo diseñados por un desarrollador de software.
Más usuarios pueden ver archivos al mismo tiempo, junto con el control de las versiones para editar y revisar el diario de auditoría construido, toda la actividad del sistema y los archivos se sigue y registra para la fácil generación de informes
Precio: proporciona una demostración gratuita, pero debe comunicarse directamente con el equipo de asistencia del cliente para una cotización personalizada.
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Docuware:
Si está buscando una solución totalmente basada en la nube, Docuware es la opción correcta para usted. Docuware Características:
Una excelente opción para las empresas pequeñas y medianas, y su integración del almacenamiento en la nube y la automatización de la oficina le ayuda a crear un trabajo digital perfecto.
Tiene una función de indexación que garantiza automáticamente que todos los tipos de documentos se archiven en el lugar correcto
Proporciona soluciones cinéticas preconfiguradas para procesar las facturas y la gestión de empleados permite a los usuarios comenzar y trabajar en unos días
El aspecto de la interfaz de usuario es intuitivo y personalizable para cada negocio de acuerdo con los requisitos
Con disponibilidad en 16 idiomas, Docuware actualmente atiende a 14,000 clientes de 90 países con una red global de más de 650 socios.
Precio: El precio funciona igual que Dokmee. Tienes que contactar a su equipo para una oferta.
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Sistema de gestión de documentos de código abierto: también hay muchos software de gestión de documentos de código abierto. En este artículo, elegimos el mejor software que sería una excelente solución para la mayoría de las prácticas comerciales. OpenKm:
OpenKM es uno de los mejores sistemas de gestión de documentos gratuitos y de código abierto que administran y almacenan documentos de cualquier tipo de archivo, siempre que sea eficiente. Es un software de gestión de contenido para empresas que permite al usuario transformar información en un valioso capital intelectual y actuar para la empresa. OpenKM: le ofrece un potente motor de búsqueda para buscar contenido, palabra clave, fecha de modificación, autor. y así e incluye una opción avanzada, como la búsqueda por sinónimos, metadatos y también el uso de XPATH y SQL.
Puede crear flujos de trabajo complejos como el flujo de trabajo para revisión, aprobación, validación y acepta flujos de trabajo en serie y paralelos
Compatible con todo tipo de archivos comunes, como texto, oficina, oficina abierta, XMS, PDF, HTML, JPEG y muchos más
También tiene un fuerte control de las versiones que le permiten acceder e incluso restaurar las versiones anteriores del documento, también puede agregar un comentario a las versiones.
Precio: OpenKM Community Edition es un sistema de gestión de documentos completamente gratuito.
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OpendoCman:
OpendoCman sigue siendo otro sistema gratuito de administración de documentos, basado en la web, de código abierto, escrito en PHP, que puede ejecutarse en cualquier servidor que esté activado PHP5. Características opendoman

Al igual que cualquier otro sistema de administración de documentos, puede agregar cualquier tipo de archivo al sistema y también puede asignar una categoría/departamento a cada archivo
Tiene una opción de notificación por correo electrónico que se puede enviar antes y después de una revisión
Puede crear propiedades personalizadas del documento para satisfacer las necesidades de su empresa. Campos de metadato para cada archivo
El revisor puede aprobar o rechazar un nuevo documento o un documento modificado
Apoyar varios idiomas, incluidos;Chino, croata, inglés, holandés, portugués, alemán, español y turco
Precio: OpenNdoman es completamente gratuito.
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Espero que este artículo lo ayude a comprender claramente el sistema de gestión de documentos y qué software/complemento sería adecuado para usted.