7 estrategias de gestión de proyectos para pasar antes del juego (estudios de casos + instrumento)

Las estrategias de gestión de proyectos se refieren a tener un plan de cristal claro sobre cómo completará su proyecto. La gestión moderna de proyectos se basa en gran medida en plataformas y metodologías digitales. Pero la principal importancia y objetivo siempre han sido los mismos durante cientos de años. Es decir, la finalización de un proyecto de la mejor manera, al menor costo y en menos tiempo posible. Como dijo el Gran Aristóteles hace miles de años: primero, tienes un ideal claro y claro; Un objetivo, un objetivo. En segundo lugar, tiene los medios necesarios para lograr sus objetivos; Sabiduría, dinero, materiales y métodos. Tercero, ajuste todos sus medios para este propósito.
Con el tiempo, la importancia de la gestión organizada por el proyecto ha aumentado. Para necesidades específicas, tenemos muchas metodologías de gestión de proyectos que actualmente practicamos. Con estas metodologías avanzadas y estrategias apropiadas, puede completar un proyecto de la manera más eficiente. En este artículo, le mostraremos 7 estrategias de gestión de proyectos que asegurarán que no tenga que perder más tiempo, esfuerzo o recursos de lo necesario. Pero primero, obtengamos una imagen general clara de la gestión moderna de proyectos. ¿Por qué es importante la gestión de proyectos para su organización?

La gestión del proyecto es el plan y el proceso combinado de lograr los objetivos específicos del proyecto mediante el uso de mano de obra, recursos, tiempo e instrumentos de la manera más óptima.
La gestión moderna de proyectos consiste en un conjunto de metodologías de gestión de proyectos que pueden proporcionar resultados predecibles y repetibles. Las metodologías y estrategias que seguimos en estos días son extremadamente analíticas y decisivas. Sin embargo, los estudios muestran que solo el 23% de las empresas tienen sistemas de gestión de proyectos estandarizados, como una cascada y ágil. En esta época, aquellos que aún no han alcanzado la planificación estratégica de un proyecto rara vez pueden tener éxito en un proyecto. Entonces, ¿por qué atribuimos tanta importancia a la planificación estratégica para una gestión eficiente de proyectos? Conocernos. ¿Por qué la planificación estratégica para la gestión de proyectos es crucial?
Las estrategias apropiadas para la gestión de proyectos son las que hacen un proyecto exitoso. De hecho, según el PMI, las organizaciones que subvaloran la gestión de los proyectos ven al 50% más de sus proyectos por fallas. E incluso cuando un proyecto tiene un sistema de gestión en vigor, puede fallar debido a la estrategia inadecuada. Eche un vistazo a la encuesta a continuación. En todas las organizaciones, el 11.4% de todos los recursos se desperdician debido a los procesos de gestión de proyectos más bajos. Las encuestas sugieren que las organizaciones que no integran adecuadamente la gestión del proyecto en sus estrategias verán que la tasa de falla directa del proyecto aumenta con un factor de 2/3.

Sin embargo, no solo la planificación estratégica hace que su proyecto sea un éxito, sino que también le ayuda a ahorrar mucho dinero y recursos. De hecho, las organizaciones que usan prácticas de PM están perdiendo 28 veces menos dinero que sus homólogos que no tienen prácticas de PM. (CIO, 2019) En un mundo donde el 27% de los proyectos exceden el presupuesto, el dinero que puede ahorrar con la planificación estratégica de la gestión de proyectos es realmente extraordinario. 7 Estrategias de gestión de proyectos para un proyecto exitoso Hay muchas estrategias de gestión de proyectos que puede seguir para un proyecto exitoso. De estos, nos centraremos en las estrategias clave que más influyen en el éxito de un proyecto. Echemos un vistazo a las estrategias clave que debe seguir para la finalización exitosa del proyecto. 1. Complete los detalles del proyecto antes de que comience el proyecto
Incluso antes de comenzar a trabajar en su proyecto, debe completar los detalles del proyecto. Un plan claro de lo que está tratando de lograr le ayuda a completar un proyecto de la mejor manera posible. Hole y responsabilidades: el plan detallado para el proyecto debe presentar los diferentes roles del personal que trabajará en el proyecto, junto con sus responsabilidades. Esto hace que el proceso de trabajo sea organizado y ayuda a evitar retrasos.
Estructura de desglose laboral: la estructura de desglose laboral ayuda a dividir un gran proyecto en tareas pequeñas y manejables. Esto ayudará a desglosar las tareas para los empleados, la adicción y el flujo de trabajo también. Etapas: El plan también debe incluir los puntos de referencia que ayudarán al proyecto a estar en el camino correcto. Las etapas de referencia son excelentes para rastrear el progreso del trabajo. Especialmente para seguir una pequeña parte de las obras que dividirá utilizando la estructura de las obras. Estableciendo las entregas y plazos: también deberá definir las entregas, la fecha límite, antes de comenzar el proyecto, para mantener el proyecto empaquetado dentro del tiempo establecido. No necesita cambios durante el curso. De hecho, hoy, más que nunca, la gestión de proyectos es más iterativa que nunca. Por lo tanto, las metodologías como Agile obtienen rápidamente popularidad. Hacer un plan de proyecto claro antes de comenzar no lo forzará. Más bien, hará que usted y sus empleados se adapten al cambio repentino de planes. También mantendrá la estabilidad del proyecto y la fecha límite intacta. 2. Decide qué metodología usar

Si no está familiarizado con el término metodología de gestión de proyectos o con los diferentes tipos de metodologías que existen, aquí hay una definición simple. Una metodología de gestión de proyectos es un conjunto de principios y prácticas que pueden ayudarlo a organizar su gestión de proyectos para obtener resultados óptimos. Ningún proyecto nunca es 100% similar al otro, por lo que el proceso de trabajo no es el mismo para dos proyectos. Hay algunas metodologías de gestión de proyectos que son las más utilizadas. De estos, debe elegir el que más se ajuste a su proyecto. A continuación se presentan algunas de las metodologías de gestión de proyectos más populares que el gerente de proyectos a menudo utiliza. Metodología de la cascada: la cascada es la forma tradicional de gestión de proyectos. La metodología del nombre en cascada se introdujo debido al enfoque lineal y secuencial de este modelo. Antes de comenzar el siguiente paso del proyecto, el anterior debe completarse.
La metodología de la cascada es en gran medida adecuada para proyectos que tienen un resultado o propósito claro. Tampoco tiene posibilidad de iteración o modificación del plan en el camino. Un buen ejemplo de tales proyectos puede ser el tipo de proyectos que tienen las compañías automotrices. Por lo general, estos proyectos casi no tienen posibilidades de cambio.
Metodología ágil: Agile es otra metodología popular que ha ganado popularidad en los 200S. Sus fechas de inicio de la década de 1990. Es el resultado de la necesidad de una nueva forma de administrar proyectos, más adaptables al cambio. La metodología ágil se centra en períodos cortos de trabajo con pruebas, evaluación y adaptación continua a lo largo del proceso. Como tal, los productos finales que van a menudo no son completamente los mismos que los planificados. Debido a que la metodología ágil se centra en ser rápida, el producto final se puede implementar con anticipación. Sin embargo, luego pasa bajo evaluación e iteración adicionales para convertirse en un producto completo sin problemas/error. La popularidad y aceptación de metodologías ágiles posteriormente alimentó el crecimiento de otras metodologías más nuevas. Estas metodologías incluyen Asum, Kanban y muchas más. Agile en sí es excelente para los productos digitales en los que los resultados finales pueden permitirse tener desviaciones del plan inicial.

De hecho, el 80% de los CMO observaron una mejor productividad del equipo con ágil. Las compañías que adoptaron Agile también registraron un aumento del 60% en ingresos y ganancias. Metodología Scrum: Asum es algo una adaptación de la metodología ágil. La metodología Scrum descompone toda la duración del proyecto en períodos cortos o ciclos, también conocidos como “sprints”. Los sprints generalmente duran una o dos semanas.
Scrum generalmente tiene Asum Masters para impulsar a los pequeños equipos que trabajan en ciertas partes de los proyectos a la vez. Esto es diferente a la finalización secuencial de las tareas en la metodología Cascade. Tenga en cuenta que los roles del maestro scrum no son similares a los gerentes de proyecto. Metodología Kanban: Kanban también es un marco en la gestión ágil de los proyectos. Es originario de la industria de la producción japonesa. La metodología Kanban es un marco en el que todas las tareas se representan visualmente como columnas en una hoja de Kanban. Kanban ofrece una imagen general visual de cada tarea de un proyecto en cualquier momento específico. Por lo tanto, se puede encontrar por qué hay un retraso en una parte del proyecto. Metodología híbrida: tanto la cascada como el ágil (incluidos los marcos o versiones modificados) tienen sus defectos. La metodología de la cascada requiere mucho tiempo antes de que pueda ver el resultado. No es ideal para un mercado de ritmo rápido en el que los competidores estén bien y compitan constantemente entre sí. Por otro lado, el ágil es susceptible al fluido del dominio y la iteración constante. Esto dificulta que los clientes se acostumbren a un producto. Lo que realmente empeora la experiencia del usuario. Por lo tanto, muchos gerentes de proyecto ahora toman buenas calificaciones de la cascada y los métodos ágiles. Más y más PM se implementan actualmente algo como un híbrido ágil-Cascada.

Esto es lo que encontré en el manifiesto de la metodología híbrida: la gestión de proyectos híbridos combina métodos formales y ágiles para crear un nuevo método de gestión de proyectos. Hybrid utiliza la minuosidad de la estructura de desglose de trabajo (WBS) con los beneficios débiles de Agile para una nueva gestión de proyectos, que es detallada y rápida. Además de estas metodologías populares, hay otros modelos que muchos utilizan. Es muy importante elegir perfectamente una metodología perfecta, ya que dictará qué tan rápido y eficiente puede completar el proyecto. 3. Forma el equipo adecuado para el proyecto
Ningún proyecto puede tener éxito sin el personal adecuado para tratar cada tarea. Cada uno de sus empleados debe estar alineado con la responsabilidad que desea asumir. Una persona puede tener el mundo de la experiencia, pero si no es adecuado para el papel y la responsabilidad, entonces no debe participar en el proyecto. Es importante no construir su equipo con cualidades superpuestas, ya que solo pueden reducir el proyecto para retrasarse. Es por eso que los equipos también deberían ser pequeños, su equipo debe tener una jerarquía clara y una distribución adecuada de las tareas para que cada uno de los empleados aproveche el gran equipo que contrata. 4. Establecer una comunicación clara entre los departamentos y

La comunicación es un factor importante para la mayoría de los proyectos.Por lo tanto, un plan de comunicación efectivo debe ser una parte muy importante de sus estrategias de gestión de proyectos.El 80% de los empleados pasan la mitad de la semana laboral en la “reproducción” causada por la comunicación deficiente de Capterra Si se pregunta a qué nos referimos con el plan de comunicación, incluye un canal de comunicación designado, el tiempo previamente programado de reuniones y otros.Configuración de los canales de comunicación: cada equipo debe tener un canal de comunicación interna.Para conectarse entre proyectos, hay varios canales que puede aprovechar.Los equipos de Slack, Microsoft son dos de los métodos de comunicación más populares para un proyecto o trabajo.Reunión programada:
Cada proyecto debe tener una hora de reunión programada, semanal o bisal. Esto ayudará al gerente del proyecto a mantenerse al día con el progreso del proyecto. Estas reuniones también son útiles para resolver cualquier problema que los miembros del equipo puedan enfrentar. Además, las reuniones también aclararán la dirección del proyecto y ayudarán a decidir si requiere o no iteración. 5. Evite hacer grandes cambios (ScopeK) durante el proyecto, mientras que las metodologías modernas del proyecto ponen un gran énfasis en el plan del proyecto, se sugiere que no realice grandes cambios. No es justo hacer tantos cambios como sea posible. Porque, de esta manera, el producto final no se mostrará en absoluto con el proyecto destinado. En términos de gestión de proyectos, cuando se realizan cambios ilimitados en el alcance del proyecto sin ningún procedimiento de control, se llama Scope Creek. Scope Creek afecta el programa del proyecto, el presupuesto, los costos, la asignación de recursos, lo que no es una gran noticia para el gerente del proyecto con recursos y tiempo establecido. El desorden del alcance es probablemente uno de los riesgos más comunes de gestión de proyectos que a menudo enfrentan los gerentes de proyectos.

A medida que ocurre el alcance de la aplicación cuando se agregan nuevas solicitudes para el proyecto después de que el proyecto ha comenzado.Sin embargo, debido a que los cambios ocurren durante el proyecto, a menudo no se revisan adecuadamente.Por lo tanto, hace que el equipo complete más tareas de las planificadas, atribuya más entregas y etapas con los mismos recursos que antes en el mismo tiempo.6. Evalúe el proyecto después de completar cada proyecto tiene un objetivo que debe lograrse a través del proyecto.Al evaluar su proyecto después de la finalización, puede averiguar si hay problemas o diferencias con los objetivos iniciales del proyecto.Y solo después de la evaluación, puede decir que el proyecto está listo.

Es por eso que valoramos tanto la evaluación de los proyectos. Durante la evaluación final, lo siguiente debe ser monitoreado de cerca: compararlo con el prototipo: cree un prototipo (sea digital o físico) sobre cómo debe verse el proyecto cuando lo complete. Debería. Y después de haber completado el proyecto, compárelo con el prototipo. Realizar pruebas de PC/A: las pruebas de garantía de calidad son una necesidad, ya sea que el producto sea software o hardware. El proceso de prueba Q/A debe seguirse una vez que se complete un proyecto, de modo que no se creen problemas cuando el proyecto se entregue al cliente/cliente/usuario. Ejecutar UAT: la prueba de aceptación del usuario o UAT permite al administrador de proyectos saber qué usuarios del producto. Las pruebas de UAT facilitan que el gerente del proyecto encuentra el espacio de mejora para que el producto sea más fácil de usar. En general, la evaluación del proyecto proporciona una idea clara de lo que salió bien en el proyecto y qué parte podría haber sido mejor. Los resultados contribuirán a la mejora del proyecto en cuestión y los proyectos que vengan en el futuro. 7. Utilice una herramienta de gestión de proyectos de calidad para un resultado óptimo

La estrategia final de la que queremos hablar hoy es el uso de una buena herramienta de gestión de proyectos. El uso de un proyecto dedicado puede aliviar la vida de un gerente de proyecto, ayudando a mantener un proyecto por éxito. Los gerentes de proyectos hacen tareas de planificación y programación muy fáciles. También permiten a los empleados acceder a la información que necesitan y restringir las que no necesitan. También se sabe que las herramientas de gestión de proyectos mejoran la productividad, al tiempo que reducen el presupuesto del proyecto. Al elegir las herramientas de gestión de proyectos correctas, debe considerar lo siguiente: las características que necesita

Si desea una herramienta de gestión de proyectos fuera de línea o en línea

Si necesita un instrumento que perciba una cantidad fija o por usuario
su presupuesto

Solo después de tener en cuenta todos los factores anteriores, puede elegir un instrumento que mejor se adapte a su proyecto. Por supuesto, puede obtener la costosa herramienta All-Star. Pero si tiene un negocio pequeño o mediano, lo que necesita es una herramienta de gestión de proyectos accesible, que tiene todas las características que necesita para un proyecto exitoso. Para que su proyecto sea exitoso, recibe ayuda de WP Project Manager, una herramienta de gestión de proyectos accesible, que es absolutamente perfecta para las PYME. En la siguiente parte del artículo, echemos un vistazo al complemento y por qué le recomendamos que lo use. Gerente de proyectos de WP: la gestión y entrega de proyectos es fácil

WP Project Manager es una herramienta accesible y una gestión de proyectos de código abierto, basada en WordPress. Ayuda a implementar efectivamente estrategias de gestión de proyectos. El instrumento ofrece algunas características y oportunidades interesantes que ayudan al éxito de un proyecto. Los beneficios clave de usar WP Project Manager son los siguientes: Usuarios y proyectos ilimitados: la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos cobran al usuario y limitan la cantidad de proyectos y tareas que puede crear. Sin embargo, con WP Project Manager, el cielo es el único límite. Puede crear proyectos, literalmente tareas ilimitadas y agregar miembros ilimitados del equipo. Diagrama Gantt: el diagrama Gantt permite organizar la jerarquía del proyecto, lo que le permite asignar dependencias entre diferentes tareas y sub-embarazos. Esto le permite ver la razón detrás de la demora de un embarazo en una representación visual a la vez. Panel Kanban: los paneles Kanban reciben una gran importancia para la gestión de proyectos, incluso si en realidad no sigue la metodología Kanban. Con el manejo de las tareas en el estilo de pintura, puede crear tareas, puede deslizarlas y colocar entre los diferentes foros, lo que permite que los miembros del equipo funcionen de manera más eficiente. Las capacidades del equipo de control y los roles de los miembros: con WP Project Manager, puede personalizar los permisos y asignar roles específicos a los miembros, según sea necesario. También puede agregar miembros sin esfuerzo y externos al proyecto. Manager de archivo y documentos:

El WP Project Manager también tiene un administrador de archivos y documentos para almacenar todos los archivos del proyecto. También puede explorar los mensajes, listas de actividades o tareas relacionadas en la sección del archivo. Panel de control personal para todos los usuarios: el WP Project Manager ofrece un tablero dedicado a cada miembro del equipo, donde pueden ver sus tareas asignadas y completadas y otros informes. La Junta de Presentación General: para obtener un informe general del proyecto, el WP Project Manager tiene una función de Junta de Presentación General. A partir de ahí, puede obtener una perspectiva general de todos los proyectos en progreso, progreso y equipos. También puede crear proyectos, agregar, editar miembros del equipo, roles de usuario y otras tareas aquí. Después de haber tenido en cuenta todo, no se necesita mucho para entender que WP Project Manager es una excelente herramienta para la gestión de proyectos. Puede estar aún más convencido después de conocer el precio del instrumento, que es absolutamente accesible. El plan personal del WP Project Manager comienza en $ 79, mientras que el plan profesional y de negocios comienza desde US $ 149, respectivamente $ 249.