Cómo expandir su negocio utilizando asistentes virtuales (VA)

Si ha conducido una agencia por más de unos minutos, conoce las luchas de tratar de crecer. La mayoría de nosotros comenzamos como emprendedores en solitario. Después de todo, sin clientes y flujo de efectivo para apoyar a los empleados, no podemos contratarlos primero. Algunos se han establecido una vez que han alcanzado un cierto objetivo de ingresos. Y otros trabajaron como maníacos hasta que se permitieron subcontratar o contratar ayuda adicional. Este último es un paso crítico en el crecimiento real, porque, para reconocer, solo hay tantas horas en un día, lo que significa que sus ingresos e impacto son limitados como emprendedor en solitario. Pero la contratación de empleados tradicionales de W2, especialmente como empleados de tiempo completo, puede ser difícil y costoso.
Esta es una gran parte de la razón por la cual tantos fundadores siguen siendo una tienda de una sola persona. Interviene asistentes virtuales o VA. A diferencia de los empleados tradicionales, a menudo puede encontrar asistentes virtuales ansiosos por trabajar solo unas pocas horas a la semana y, debido a que puede contratarlos de todo el mundo, su costo puede ser significativamente más bajo. Cuando se usa correctamente, puedo crear una piedra base fuerte para reducir la brecha entre el lugar donde se encuentra ahora y contratar a su próximo empleado, o puede ser una parte esencial de su modelo de fuerza de trabajo. Esto es algo que muchos dueños de negocios se han dado cuenta rápidamente cuando se enfrentan a los bloqueos debido a la pandemia Covid-19.
Lo más importante es que puedo ayudarlo a tomar ciertas tareas del escritorio, por lo que puede concentrarse solo en lo más importante. Siendo no solo un fundador, sino también director ejecutivo de su agencia, el trabajo que realiza en su negocio debe limitarse a los roles más estratégicos. Pero es fácil quedar atrapado con las operaciones diarias en su agencia. Y muchos de nosotros lo hacemos. Le dará la oportunidad de concentrarse en el trabajo que solo usted o sus empleados clave pueden hacer, mientras tratan con cualquier otra cosa. Cuando puede hacer esto, tiene un mejor rendimiento, para que sus clientes obtengan mejores resultados y sus costos disminuyan mientras que la productividad y las ganancias aumentan, por lo que puede construir una agencia más fuerte. Todos ganan. Robert Nickell, cofundador de Rocket Station, cree que este es el enfoque que todas las agencias deberían adoptar. “La realidad es que la mayoría de las empresas actuales, especialmente las agencias, usan su fuerza laboral de manera ineficiente, porque tienen empleados bien pagados que llevan a cabo tareas bajas y destruyen su productividad y ganancias”, explica. Nickell dice que en un escenario ideal, los propietarios de agencias deben pedirle a sus empleados clave que lidien con las cosas que son mejores y que subcontraten cualquier otra cosa. Entonces, por ejemplo, si está conduciendo una agencia de SEO, sus empleados clave de los EE. UU. Podrían centrarse en la planificación estratégica y la creación de contenido, mientras que desde el extranjero tratan cosas como crear enlaces y mantener listas de Google. Mi negocio.
El uso correcto de los asistentes virtuales de esta manera puede significar la diferencia entre ser atrapado en un cierto intervalo de ingresos u obtener un aumento masivo. Como los asistentes virtuales abrieron el camino del éxito de Robert Nickell y pueden hacer lo mismo para usted, Nickell no lleva a una agencia creativa a proporcionar servicios como desarrollo web, optimización de motores de búsqueda o redes sociales, como usted y yo, por lo que debe hacerlo. ¿Escuche lo que dice sobre el uso de usted para desarrollar su agencia? La respuesta a esto es simple y doble. En primer lugar, construyó su agencia asistente virtual solo después de aprender de sus propios errores para participar en su negocio inmobiliario. En ese momento, continuó reestructurando su propio negocio porque lidiaría con la mayor parte del trabajo diario, mientras él y los empleados clave estaban lidiando con la estrategia de nivel superior. A partir de ahí, lanzó Rocket Station y continuó implementando asistentes virtuales para miles de otras empresas, por lo que entiende cómo implementar mejor y evitar los errores comunes que comete la mayoría de las personas.
Y en segundo lugar, trabaja con muchos agentes creativos: muchos de ellos pueden reconocerlos, para que su equipo comprenda nuestra industria y sus tonos únicos.Siendo alguien que vio sus resultados en primera mano, así como escuchado de muchos de los propietarios de agentes de mis colegas que usan sus servicios, puedo dar fe de que hay alguien a quien escuchar sobre este tema.Los errores frecuentes en la contratación de asistentes virtuales he contratado mi parte a lo largo de los años, como muchos de los propietarios de los agentes que conozco y todos hemos cometido muchos errores.Y aunque estaba en una industria diferente, el viaje de Nickell incluso ilustra esto.
Entonces, antes de comprender cómo usar adecuadamente asistentes virtuales, darnos un minuto para hablar sobre algunos de los errores comunes y cómo evitarlos. Esperamos que pueda hacer todo lo posible para la mayoría de los propietarios de los agentes que hayan aprendido a convertirse en jugadores en todos los oficios al comienzo de nuestro viaje empresarial, a menudo por necesidad. Desafortunadamente, esto ha distorsionado nuestra perspectiva de algunas cosas. Debido a que podemos darnos cuenta de la mayoría de las cosas, a menudo esperamos que todos los demás hagan lo mismo. Pero no es realista esperar esto de su equipo, especialmente de los asistentes virtuales, porque no tienen el papel de propietario en su agencia. Nickell dice que es esencial entender que con fortalezas en ciertas áreas tiende a ser más débil en otros campos. Por ejemplo, si bien un diseñador gráfico puede ser excelente en el desarrollo de un folleto que atraiga la atención, probablemente no sean excelentes en tareas repetitivas, como ingresar datos.
Por lo tanto, en lugar de tratar de transferir una amplia variedad de embarazos a un solo asistente virtual de tiempo completo, generalmente es más lógico contratar una parte de la parte del tiempo y asignar las tareas más adecuadas para su conjunto de habilidades. “Cuando ponemos a las personas adecuadas en los trabajos correctos, obtenemos un mejor rendimiento para nuestra agencia y clientes, y disfrutaremos de una mayor satisfacción en el lugar de trabajo, para que todos ganen”. No se verifica adecuadamente, la mayoría de nosotros contratamos a alguien que ha exagerado o incluso mentido a sus calificaciones. Yo mismo contraté más de unos pocos. Y cada vez que contrataba a la persona equivocada, fue porque no pude verlo correctamente, un error que ya no hago. Real para cumplir. Pero Nickell conduce a un nivel completamente diferente, con un amplio proceso de detección para garantizar que las personas que contratan, los asistentes virtuales que ofrecen a otros dueños de negocios, estén altamente calificadas. Puedes dar forma a su enfoque a tu propia agencia. “En este momento, tenemos alrededor de seis mil candidatos cada mes y todos pasan por nuestro proceso de detección, que incluye una evaluación de habilidades laborales, pruebas de competencia lingüística, detección de antecedentes y una prueba de drogas”, explica.
De los seis mil candidatos, Nickell dice que Rocket Station es solo alrededor del dos por ciento de los candidatos con los que hablan.”Evite contratar personas inapropiadas es tan importante como contratar a las personas adecuadas”, dice.Y estoy de acuerdo.La compañía promedio pierde entre el 1% y el 2.5% de sus ingresos totales en el tiempo necesario para llevar a un nuevo empleado a la velocidad, que generalmente es de ocho a veinte semanas.Hasta entonces, en esencia, pierde dinero por ese empleado o voluntad.Con procesos mal documentados o no documentados al comienzo de mi carrera, cometí el error de creer que un proceso destruiría la creatividad.
La realidad es que en realidad mejora la creatividad, lo que nos permite centrarnos en los aspectos creativos de un proyecto en lugar de los detalles triviales. También nos permite crear resultados repetibles constantemente. Pero igualmente importante es el hecho de que nos permite expandirnos cada vez más eficientemente, porque nuestros equipos tienen que seguir una hoja de ruta integral. Y cuando crecemos con un proceso documentado en vigor para el trabajo que nuestros equipos tienen que hacer, lo harán como queramos, con mayor frecuencia que si les permitiéramos hacerlo a su manera. Esto significa mejores resultados, clientes más felices y mayores ganancias. Nickell dice que la razón por la que la mayoría de las agencias no se expanden o comienzan a tener problemas importantes cuando lo hacen es que no tienen un proceso documentado para el trabajo que realizan. “Sé lo que es porque lo revisé. Tenía todo este conocimiento que los asistentes virtuales que contraté por primera vez, por lo que no pudieron completar las tareas que di ”, explica. Nickell dice que es esencial documentar cada paso posible en un proceso y proporcionar todos los recursos necesarios, para que incluso un asistente virtual sin precedentes pueda completar adecuadamente la tarea. Puedo decirle por la experiencia de primera mano que esto requiere muchos más detalles de los que la mayoría de los propietarios de los agentes se dan cuenta. Recientemente documenté algunos procesos para un servicio ofrecido por mi agencia y agregé más detalles al documento del proceso seis veces antes de enseñarlo a un empleado.
Incluso entonces, tenían preguntas, que significaban incluir más detalles. El fracaso en la definición del éxito/KPI ha escuchado el dicho “lo que se mide es mejorar”, y esto es especialmente cierto cuando se trata del trabajo que sus asistentes virtuales realizarán para su agencia. Nickell explica que lo que la mayoría de las agencias están equivocadas es que no definen indicadores de rendimiento clave claros y objetivos, o KPI cuando trabajan con VA. “Debe descubrir exactamente cómo definir el éxito de una manera que mueva la aguja para sus clientes, de lo contrario, sus asistentes virtuales estarán ocupados, pero ineficientes”. Él explica que con KPI claros y objetivos, usted y usted se comunicarán con más claridad, podrá refinar su proceso, mejorarán sus tareas y sus clientes obtendrán mejores resultados de sus esfuerzos. Cómo aprovechar al máximo el máximo de usted hay muchos errores potenciales que puede cometer cuando contrata asistentes virtuales, y solo cubrimos algunos de ellos. Pero eso no significa que sea como tratar de bailar a través de un campo minado. Hacer el bien es más que suerte o suposiciones. Como cualquier otra cosa que hagamos, hay un proceso especial para maximizar los resultados que obtenemos de nuestro VAS y, si seguimos constantemente este proceso, maximizaremos los resultados. Dado que Robert Nickell cree tan duro en procesos comerciales documentados para los clientes que sirven a su empresa, no debería sorprender que también tenga un proceso documentado para que los propietarios de agencias aprovechen al máximo sus asistentes virtuales.
Después de ver esto desde la primera mano y escuché de otros propietarios de los agentes sobre este proceso, sé lo efectivo que es, por lo que lo compartiré con usted. 1. Identifique sus necesidades El primer paso es identificar sus necesidades a un alto nivel. Quizás su negocio básico sea el desarrollo web. Es posible que desee centrarse en la estrategia y externalizar gran parte del trabajo básico. Una vez que haya identificado el trabajo que necesita, puede comenzar a dividir las tareas individuales necesarias para realizarlo. 2. Defina la esfera de su proyecto Nickell dice que debemos describir cada una de las tareas necesarias para completar el trabajo. Estas podrían ser tareas aburridas, como la integración del cliente en su sistema de gestión de proyectos, configurar entornos de desarrollo, migrar contenido de un entorno de desarrollo a un servidor en vivo o ser tareas más importantes, como el diseño, el desarrollo y la optimización de la velocidad. Contrariamente a la creencia popular, los asistentes virtuales no se limitan a tipos simples de tareas administrativas. Pueden hacer casi cualquier tipo de tarea que pueda imaginar, siempre que los haya verificado adecuadamente para asegurarse de que tengan las habilidades adecuadas. Finalmente, Nickell dice: “La clave es descubrir lo que solo puedes hacer y luego comenzar a trabajar para enseñar todo a un asistente virtual”. Su lógica es sólida. Cuando no está bloqueado con todas las cosas pequeñas en su agencia, puede concentrarse en los aspectos más especializados de sus servicios. Él dice que algunos trabajos mal calificados que podrías enseñarte podría incluir:
Haciendo auditorías de vínculo de retroceso. Incorporación de nuevos clientes.
Identificar nuevas oportunidades para crear enlaces

Configuración de un entorno de desarrollo.
Realización de la actividad del desarrollo de enlaces.
Migración de un sitio de desarrollo en un servidor en vivo.
Siguiendo el rendimiento de sus esfuerzos.
Actualización de complementos de WordPress
Compilar informes sobre su trabajo
El explica:
“Cuando crea un sitio web, puede dividirlo en fases de planificación, diseño, desarrollo y migración y, en cada una de estas fases, puede tener docenas o incluso cientos de tareas individuales. Es importante describir todas las tareas, para que pueda determinar exactamente quién lo hace ”. Pero él dice que muchos propietarios de agentes cometen un error significativo aquí. “Muchos creen que todo en su negocio es tan especializado que solo ellos pueden hacer esto”. Entiendo esto porque estaba allí. Cualquiera que me conozca sabe que tengo altos estándares y quiero que las cosas se hagan de cierta manera, por lo que inicialmente fue difícil delegar. 3. Documente su proceso La importancia del proceso no puede exagerarse, tanto porque es esencial para una agencia eficiente y escalable como porque es esencial que sus asistentes virtuales realicen sus tareas correctamente. Un ejemplo perfecto a este respecto es la línea de ensamblaje, que permitió a Henry Ford dominar la industria automotriz. “La mayoría de las empresas no tienen procesos documentados”, explica Nickell. “Un proceso ayuda a sus asistentes virtuales a realizar constantemente tareas de acuerdo con sus estándares, sin perder un paso”. Pero cuando se trata de un proceso, la mayoría de nosotros no pensamos lo suficiente sobre cuánto es en el trabajo que hacemos. Esto se debe a que tenemos tanta experiencia en lo que hacemos, que tomamos nuestro propio conocimiento, por supuesto. Muchas veces no nos damos cuenta de todos los pequeños pasos que van a nuestro trabajo hasta que nos sentamos e intentamos aprender a otra persona.
Dave Davies, quien dirige Beanstalk Internet Marketing y es el anfitrión de Webcology, ha experimentado recientemente esto mientras se incluye como cliente de Rocket Station. Parte de este proceso incluyó a Davies para llevar a cabo las tareas que quería externalizar a un VA, mientras que se observó en la pantalla con uno de los ingenieros de procesos de Rocket Station. Rápidamente se dio cuenta de que en su cabeza hay mucho conocimiento que hizo, por supuesto y que estos conocimientos deberían incluirse en su proceso. “Ver el proceso documentado para mí inmediatamente me ayudó a comprender el valor que Rocket Station trajo a la mesa. Sí, ayudarme a ahorrar tiempo mediante la selección de grandes candidatos tiene un gran valor, pero saber que mi personal tiene una dirección clara sobre cómo se realizan las tareas, creadas por alguien que no soy yo y, por lo tanto, no piensa solo en las cosas automáticamente , es asombroso. Increíble porque las cosas se han hecho de inmediato y más sorprendentes porque, porque necesito integrar personas nuevas, las instrucciones ya están en su lugar para tareas clave que me ahorran aún más tiempo “. Idealmente, su proceso debe documentarse en la nube, donde su equipo siempre tiene acceso a la versión actual. En mi agencia, utilizamos una combinación del diagrama de flujo, diagrama.net, documentos de Google y videos almacenados en Google Drive. También utilizamos plantillas en nuestro sistema de gestión de proyectos para garantizar que se sigan y completen cada paso del proceso.
Nickell dice que el propietario de cada agencia tiene que descubrir qué combinación de herramientas funcionará mejor para documentar su proceso. 4. Cómprate a los asistentes virtuales Hay dos formas en que puede seguir para comprar sus asistentes virtuales. Puede encontrarlos y alquilarlos usted mismo o tener una agencia para lidiar con eso. Los hice ambos y puedo decir por experiencia de primera mano que cada uno tiene ventajas y desventajas. En ambos casos, el primer paso aquí es determinar si desea un VA de los Estados Unidos o sobre los mares. Dennis Yu, que dirige Chirorevenue y es cliente de Rocket Station, ha sido durante mucho tiempo un defensor de las agencias que contratan, especialmente a las de Filipinas. “He contratado a cientos de ustedes en la última década. La contratación directa y la gestión de VA es muy rentable si tiene un equipo de operaciones sólido y tiene personas en el filipino. He notado el éxito en la contratación directa de las agencias que están fácilmente disponibles, tienen un proceso bien documentado y tienen experiencia en la gestión de equipos remotos ”, dice. Pero Yu también advierte “Si estas 3 condiciones no son ciertas, probablemente sufrirá de la famosa” desaparecerá “. La mayoría de las agencias se preguntan por qué se descomponen, sin comprender que en alta mar necesitará una comunicación regular, tareas claras y aliento constante. Las diferencias culturales y la zona horaria agregan aún más complejidad, eliminando las ventajas de costos de la subcontratación si no tiene gestión y capacitación establecida ”.
Las ventajas de los asistentes virtuales en los Estados Unidos son que tienden a tener menos problemas de idioma y generalmente están más cerca de su zona horaria.La principal desventaja es que tienden a costar más.Puede haber otros problemas laborales e impuestos que debe ser consciente, dependiendo del estado en el que vive.La principal ventaja de los asistentes virtuales en el extranjero es que generalmente puede obtener trabajadores competentes a un costo significativamente menor, mientras que las desventajas pueden ser los desafíos relacionados con el idioma y la zona horaria.Dónde encontrar a sus asistentes virtuales hay muchos lugares para encontrar que lo hará y hay ventajas y desventajas para cada uno. Paneles de trabajo tanto generales como específicos.
Sitios de conciertos.
Redes sociales.
Tu red
Agentes asistentes virtuales.
Los empleos y los sitios de conciertos ofrecen grandes grupos de VA, pero habrá muchos solicitantes de clasificación potencial, por lo que será particularmente importante existir un proceso sólido para eliminar a los solicitantes que no encajen. Acceder a su red puede ser una manera sólida de encontrar VA lo que podría ser adecuado, pero tenga en cuenta que muchas personas pueden querer mantenerlo por sí mismas. Trabajar con una agencia asistente virtual, como la compañía de Robert, tiende a ser un poco más costoso que las otras opciones, pero también hacen todas las tareas difíciles para encontrar y seleccionar solicitantes, por lo que todo lo que tiene que hacer es darles tareas a llevar a cabo. . Finalmente, todo se reduce a su situación y presupuesto. 5. Comuníquese a lo largo del proyecto. Debe comunicar claramente las expectativas con sus asistentes virtuales desde el comienzo de un proyecto, asegúrese de que todos permanezcan en la misma página durante todo el proyecto y explicar dónde no encajan el rendimiento y las expectativas. Esto le asegura que sus proyectos están sin problemas y rentabilidad, que sus clientes están satisfechos y su agencia continúa creciendo. La clave es dirigir todas las comunicaciones a través de un sistema para garantizar que nada caiga a través de las grietas y que pueda revisarlo más tarde, si es necesario. Un sistema de gestión de proyectos como el trabajo en equipo o el lunes puede ser una forma efectiva de hacerlo, junto con un CRM integrado con su correo electrónico 6. Medir el rendimiento medirá el rendimiento de su asistente virtual. Agentes fuertes.
Hay varias razones para esto. La primera y más obvia razón, dice Nickell, es asegurarse de que su equipo funcione como debería. Él dice que otra razón igualmente importante es que ayuda a gestionar las expectativas, lo que significa que tendrán una mayor satisfacción en el trabajo, funcionarán mejor y permanecerán más tiempo. No hay nada más que actual. Pero es esencial definir los indicadores clave de rendimiento o KPI. Nickell explica: “Los KPI deben ser algo que se pueda medir objetivamente, sin espacio de interpretación y debe atribuirse directamente a su objetivo final. Entonces, por ejemplo, si conduce una agencia de SEO, es posible que desee rastrear la cantidad de correos electrónicos de información enviados para una campaña de creación de enlaces, pero un KPI más eficiente sería la cantidad de enlaces obtenidos como resultado de esos correos electrónicos electrónicos. ” Él dice que cada vez que nos dice algo, pero tenemos que evaluar qué tipo de acción alienta a cierto KPI. “Debe determinar cómo medir mejor su trabajo realizado por sus asistentes virtuales, para que podamos mejorar la parte operativa de nuestro negocio, sin presionarlos para que pierdan tiempo en formas de tocar los KPI, pero no podemos mover la aguja para su clientes ”, dice.
Nickell dice que es mejor hacer la ingeniería inversa de un conjunto de KPI que crean un camino a los objetivos finales de sus clientes. 7. El crecimiento del equipo de asistentes virtuales Una vez que se desarrolla este marco, es hora de ir a gas y escalar a su equipo, pero tenga en cuenta que tratar de crecer antes de que casi siempre falle. En este momento, puede comenzar a agregar nuevos asistentes virtuales poco antes del programa, de modo que estén al tanto de su proceso antes de enfrentar una alta tarea de trabajo de nuevos clientes. Esto le ayuda a asegurarse de que pueda satisfacer de manera efectiva las necesidades de estos nuevos clientes. Es importante estar aún más atento tanto a KPI como luego medir, porque a medida que escala, algunos de sus procesos se romperán y debe estar preparado para adaptar su proceso al nuevo entorno. Todo esto, es inteligente ver todo esto desde una perspectiva holística, porque intenta equilibrar: sus clientes.
Sus competidores.
Tu equipo interno.
Asistentes virtuales.
Procesos.
Herramientas y tecnología.
sus propios competidores.
En otras palabras, administre muchas partes móviles diferentes y es por eso que necesita un equipo fuerte para apoyarlo.