Ultimate WordPress Guía de gestión de activos digitales

La gestión de los activos digitales es la organización sistemática de todos sus activos digitales en una ubicación centralizada. ¿Qué son los “activos digitales” que preguntas? Bueno, estos incluyen todos sus archivos multimedia, como fotos, videos, documentos, vectores, archivos de Photoshop, materiales de audio, etc. Si es un programador, piense en administrar los activos digitales como “GIT” para los especialistas en marketing. Si se pregunta por qué se necesitaría un sistema de gestión de activos digitales en una era de Dropbox y Google Drive, y cuando WordPress ofrece su propio administrador de medios y configuraciones simples, déjame contarte. Una historia.
Una historia de productividad Nuestra historia comienza con una gran revista tecnológica que produce cientos de publicaciones todos los días, incluidas publicaciones de blog, historias de Instagram, videos, fotos, tweets, instantáneos y más. Su equipo de contenido es numeroso y diverso. Finalmente, incluso se extendió en varias oficinas. Sam, un escritor técnico reciente, trabaja en un artículo llamado State of Cloud Computing en 2017. Como todos sabemos, la conexión interna es una buena práctica, independientemente del tamaño del blog. Como cualquier buen periodista digital, Sam verifica si el equipo ha preparado una infografía sobre la computación en la nube, algo que podría usar en su artículo. Un colega le informó con confianza de que realmente existe una infografía, preparada hace solo unos meses. Y que estaba en algún lugar de la carpeta de Dropbox de su empresa.
Después de 27 minutos de búsquedas extendidas en todas las carpetas en las que debía ser la infografía, Sam encuentra el archivo PSD de infografía. Pero no es la versión correcta, debido al hecho de que se llamaba “para revisión”. Otros 12 minutos de búsqueda, y Sam finalmente decide buscar el artículo publicado desde Google y descargar infogra. ¡Pero Ay! La infografía necesitaba algunos cambios. Sam abre de mala gana Photoshop, rezando para recordar los elementos básicos. ¿Por qué estamos hablando de Sam? Sam pasó tres cuartos de hora (es decir, casi dos episodios y medio de la teoría del Big Bang), tratando de encontrar la versión correcta de una infografía. Esta vez, podría haberse utilizado para algo más productivo, como, no sé, ¿trabajar en el artículo? Realmente no sabemos si Sam ha terminado el artículo ese día. Pero hasta ahora, probablemente te preguntaste cuál es esta historia. En cualquier organización, la gestión de los activos digitales es un componente crucial de la productividad. Cuando un empleado pasa casi una hora buscando archivos que deberían haber estado fácilmente disponibles, este es el tiempo perdido. La compañía pierde dinero. Para aquellos de ustedes que están a punto de cerrar la ventana (o presionen el botón de inicio), use por un tiempo. Tengo algunas estadísticas hermosas para ti. Incluso si no le gusta el resto del artículo, las estadísticas deberían ser suficientes para esas conversaciones de trabajo.
Estadísticas interesantes sobre la gestión de los activos digitales La falta de implementación sistemática de la gestión de activos digitales en grandes organizaciones determinan una gran pérdida de productividad. Que indirectamente es igual a la pérdida de dinero. Aunque un sistema de gestión de activos digitales no es para todos, aquí hay algunas investigaciones que muestran cuán importante puede ser la gestión de los activos digitales en una gran organización. Tiempo dedicado a buscar documentos Un estudio realizado en 2012 por IDC sugirió que las personas pasen más de 9 horas a la semana en “presentación y organización de documentos” y “búsqueda de documentos”. El tiempo dedicado a la administración de documentos: encuesta realizada a 840 informativas Trabajadores, distribuidos de manera uniforme a los Estados Unidos, Reino Unido, Francia, Alemania, Australia y Japón. Fuente: La encuesta IDC sobre trabajadores, 2012. La tasa de búsqueda exitosa de los archivos de medios de la investigación de mercado GISISTS ha encontrado que el 62% de los profesionales de marketing y creativos gastan entre 1 y 6 horas por semana administrando archivos. Además, Gistics descubrió que una persona creativa promedio está buscando el contenido promedio 83 veces por semana y no lo encuentra en el 35% del tiempo, sin tener una administración digital.
Solución: han estimado que un sistema de gestión de activos digitales ayudará a reducir el tiempo de búsqueda en más del 85% y que la tasa de no localizar el promedio caerá al 5%. ¡Según Gistics Research, un sistema de gestión de activos digitales ayudará a reducir el tiempo de búsqueda en más del 85%! ROI del sistema de gestión de activos digitales El Grupo Aberdeen descubrió que las compañías de “mejor clase” en una amplia gama de industrias tienen el doble de probabilidades de utilizar un sistema de gestión de activos digitales que las funciones de marketing que el promedio de la empresa de la industria respectiva. Las mismas compañías de “mejor clase” informaron un descuento del 23% de un año a otro del tiempo de introducción del mercado y un aumento del 18% del rendimiento promedio de inversión de marketing. En la pregunta “¿Cómo ha influido el rendimiento de la inversión en la gestión de los activos digitales?”, El 69% informó un corto tiempo para el ciclo de activación, el 40% dijo que pasaron menos tiempo transfiriendo archivos y el 63% indicó que los impuestos de la agencia se redujeron .

Fuente: Ian Michaels, “La Guía de vendedor para justificar las inversiones en gestión de activos digitales, el informe de investigación del Grupo Aberdeen en grandes organizaciones, un sistema de gestión de activos digitales generalmente reduce el mercado durante el 23% y aumenta la inversión promedio con el 18%. La tasa de adopción del sistema de gestión de activos digitales para redondear, Frost & Sullivan dice que “a medida que las empresas agregan varios soportes digitales en la estrategia de marca, las dimensiones de archivos explotan. Las partes interesadas en estos activos a menudo se dispersan geográficamente, pero aún deben acceder fácilmente y colaborar en los mismos activos de diferentes ubicaciones. Al integrarse con los sistemas de terceros que utilizan servicios web y proporcionar control de acceso condicionado, los sistemas de gestión de activos digitales ahora se han convertido en una plataforma ideal para permitir tal colaboración en un trabajo perfecto. “Todavía predicen que se espera que el mercado de gestión de activos digitales crezca a una tasa de crecimiento anual de más del 30% y obtenga ingresos de más de mil millones para 2013.
Fuente: Mukul Krishna, “Realización de la propuesta de valor para las soluciones para la gestión de activos digitales”, 2009 y “Mercado mundial de gestión de activos digitales, 2010
¿Por qué necesita un sistema de gestión de activos digitales? Los lectores que trabajan en entornos corporativos típicos habrían encontrado al menos uno de los puntos mencionados a continuación. Las personas en los departamentos de creación y marketing estarían de acuerdo con la mayoría de ellos. ¿Te contradice? ¡Deja tus pensamientos en la sección de comentarios!
1. Mantener archivos actualizados: perderá una gran cantidad de tiempo manteniendo versiones actualizadas de sus activos digitales. Este problema se amplifica exponencialmente, con el tamaño del equipo. Si bien muchas PYME prefieren Dropbox (debido a la popularidad y el bajo costo), los empleados no guardan regularmente su trabajo en Dropbox. Como resultado, el equipo puede usar versiones de archivos obsoletas o incorrectas. 2. Compartir archivos y carpetas: aunque me gusta usar Dropbox, hay ciertas funciones de control de acceso de los usuarios que Dropbox aún no tiene. Puede compartir una subcarpeta de una carpeta que ya está compartida. Si bien el trabajo de mi equipo se guarda en una carpeta principal, no puedo compartir una subcarpeta a un independiente que necesita la tarjeta de marca y los activos digitales. Además, se hace muy difícil asignar / actualizar el permiso para cada usuario.
Solución: se crea un sistema para administrar activos digitales. Puede crear varios niveles de acceso para diferentes usuarios, ya sea un gerente de proyecto senior, desarrollador contractual o un diseñador independiente. La coordinación con varias agencias se vuelve mucho más fácil con la gestión centralizada de activos, múltiples usuarios y permisos granulares. 3. Equipos remotos: en múltiples organizaciones de oficinas, la coordinación entre su equipo remoto es un dolor e implica una cantidad extraordinaria de gastos generales. Sin un sistema para administrar activos digitales (o complementos de administración de proyectos), no hay una ubicación centralizada en la que se guarden todos los activos digitales. Esto también conduce a problemas de control de versiones, y los especialistas en marketing no entienden Git. La introducción de un sistema de gestión de activos digitales es una bendición para equipos remotos y descentralizados, gracias a la gestión de activos centralizados. 4. Costo: Si bien la implementación de un sistema de gestión de activos digitales es inicialmente costoso, el costo a menudo es uniforme al agregar una gran cantidad de usuarios. En una solución típica de almacenamiento en la nube, como Dropbox, el costo anual podría ser más alto que el de un sistema de gestión de activos a medida que aumenta el número de usuarios. ¡Ni siquiera mencioné la cantidad de tiempo y dinero que ahorró en los costos de productividad!
Gestión de los activos digitales 101 Ahora que hemos analizado por qué podríamos necesitar un sistema de administración de activos digitales, para sumergirnos en los tipos de sistemas de gestión de activos digitales. Tipos de soluciones de gestión de activos digitales Un sistema de gestión de activos digitales se puede implementar en una organización de tres maneras. El factor distintivo es la premisa del sistema de gestión de activos digitales. En otras palabras, la ubicación del software de gestión de activos digitales y la ubicación de los activos digitales reales son factores cruciales. La solución SaaS Digital Asset Management también conocida como la solución de administración de activos digitales ofrecidos por la plataforma clásica de “software como servicio”, esta suele ser la forma más simple de implementar el sistema de gestión de activos digitales. Pague una tarifa mensual a cambio de usar software. Cargue y administre sus activos desde una interfaz web o aplicación móvil. Todos sus activos digitales se almacenan de forma segura en la nube. El ancho de banda es entregado y administrado por SaaS, junto con mantenimiento, actualizaciones de seguridad y control de acceso de los usuarios. Los archivos de su organización se almacenan en la nube pública (o híbrida), fuera de los firewalls de la organización. El costo de implementar una solución de gestión de activos digitales SaaS es bajo y generalmente es el más rápido implementado. Solución de gestión de activos digitales a nivel local, piense que el software a nivel empresarial se implementa antes de la nube.
El software se habría instalado manualmente en los servidores de la compañía, y el pago sería en gran medida una vez con actualizaciones de software / seguridad y contratos de mantenimiento anual. Este sería un ejemplo de sistema de gestión de activos digitales a nivel local. Los activos digitales no dejan los servidores de la compañía. Por lo general, son utilizadas por organizaciones con valiosos activos de medios, como fotos, videos, audio, etc. Solución de gestión de activos digitales híbridos que vivimos a tiempo considerado como los años dorados para nuevas empresas y PYME. Aquí está la parte difícil: la mayoría de las empresas prefieren mantener un control estricto sobre sus datos, para mantenerse siempre detrás del firewall. ¿Qué sucede si las PYME y las startups necesitan una solución de gestión de activos digitales, pero no pueden darse el lujo de soportar el costo de una implementación en el sitio? Simple. ¡Cree una solución para administrar activos digitales híbridos para ellos! Considere el siguiente ejemplo: Piense en una compañía de revistas popular. Magazine Elle? ¡Bueno! La revista Elle tiene fotos que se pueden clasificar en dos categorías principales. Categoría uno: fotografías extremadamente confidenciales que no se lanzan en otros 6 meses.
La segunda categoría: fotos que se lanzaron en los números anteriores de la revista.
Sería interesante de la revista Elle almacenar las fotos en la categoría uno en sus servidores detrás del firewall de la compañía y no permitir que se almacenen en la nube pública.
Las fotos en la segunda categoría ya se han lanzado al público. Por lo tanto, pueden almacenarse en la nube pública fuera del firewall de la compañía. Esto también sería ventajoso porque salvaría al equipo de TI de la revista Elle para administrar el ancho de banda y los problemas de seguridad. Ahora, una solución de gestión de activos digitales híbridos es una combinación de una instalación local y una implementación en la nube. Los archivos privados se almacenan y se accede desde la implementación local, y los archivos públicos se almacenan en la nube para ser visto por todo el mundo. En otras palabras, la revista Elle podría almacenar sus fotos únicas en su lugar e implementación pública en la implementación de la nube. Una gestión digital de activos híbridos reúne lo mejor en dos mundos. Esto simplemente podría ayudar a muchas empresas a mantener sus estándares de seguridad y permitir el acceso a información pública desde una fuente optimizada de accesibilidad. Etiquetado de recursos y gestión de metadatos Uno de los objetivos fundamentales de un sistema de gestión de activos digitales es organizar y administrar los recursos de medios de la organización en la que se implementa. Hay varias formas de lograr esto. Algunos sistemas de gestión de activos digitales podrían usar una taxonomía simple para organizar la información. Mientras que otros pueden usar el aprendizaje automático avanzado y la inteligencia artificial para comprender el contenido de las imágenes y etiquetarlas / clasificarlas, sin intervención humana. En los siguientes párrafos, analizaremos algunas de las modalidades básicas en las que un sistema de gestión de activos digitales administra recursos, es decir, activos digitales.
Taxonomía ¿Qué es la taxonomía? Bueno, no es más que clasificación de datos. Un nivel básico de taxonomía podría ser el tipo de archivo. Un recurso puede tener varios tipos de archivos, incluidas imágenes, videos, PDF, archivos de audio, etc. Las imágenes aún se pueden clasificar en: PNG, AI, EPS, JPG, etc. Otro tipo de taxonomía podría ser la visibilidad (pública / privada). Los archivos que pueden ser visibles en la web pública se pueden clasificar como público. Y aquellos que están bloqueados detrás de los firewalls de la compañía pueden clasificarse como privados. Un sistema de gestión de activos digitales puede usar taxonomías simples, como múltiples niveles y etiquetas para organizar los recursos de medios existentes. Lo que esto significa es que puede encontrar rápidamente los archivos que necesita, simplemente verificando las categorías definidas. Gestión de metadatos Simplemente, los metadatos son datos de datos. Piense en la información exif de una imagen. Detalles como los datos / tiempo de captura de fotografías, coordenadas GPS, información ISO, etc., consisten en los metadatos de captura de imágenes. Del mismo modo, para un archivo PDF, los metadatos típicos podrían contener el autor, las etiquetas, las categorías, la fecha de publicación, etc. Un sistema de administración de activos digitales puede leer estos metadatos y también puede buscar los resultados de búsqueda de acuerdo con su solicitud.
Y está disponible en cada instalación de WordPress, incluso una vacía. ¿Puedes adivinar que es esto? Así es: no es más que la biblioteca de medios de WordPress. Puede cargar fotos, videos, PDF, documentos, archivos comprimidos y qué, todo con la biblioteca de medios de WordPress. Sin embargo, si desea catalogar toda su información en una sola fuente accesible, necesita un sistema de gestión de activos digitales. Con una solución para administrar activos digitales integrados en WordPress, puede clasificar, compartir y administrar todos sus activos, a partir de capturas de pantalla hechas en 2005 hasta los últimos PDF en 2017. Hemos recopilado una lista de esos mejores complementos de gestión de activos digitales para WordPress que Puede ayudarlo a comenzar en el menor tiempo. Biblioteca de medios mejorada: agregue taxonomías a WordPressInformation Media Library View Demostración
Comenzaremos con la actualización de la biblioteca de medios de WordPress con algunos poderes adicionales. Con la biblioteca de medios mejorada, puede clasificar capturas de pantalla, fotos, PDF y otros archivos agregando más taxonomías. También puede filtrar sus archivos multimedia de acuerdo con diferentes parámetros y ordenarlos en diferentes pedidos, todos diseñados para ayudarlo a encontrar y organizar sus archivos multimedia de la manera más eficiente posible. Un ejemplo típico sería organizar sus fotos en las siguientes categorías.

Capturas de pantalla
Fotos de portada
Citas

Images Hero (con varios productos)
Si realmente desea clasificar más profundamente, la taxonomía anterior aún se puede actualizar a:
Capturas de pantalla
temas
complementos
Preguntas de frecuencia
Fotos de portada
Publicaciones en el blog
Páginas temáticas
Páginas de complemento
Citas
Números compartidos
Líderes de Pensamiento
Imágenes Héroe
complementos
Artículos de secciones
La biblioteca de medios mejorada es un buen comienzo para las personas que desean mejorar su biblioteca de medios utilizando los recursos existentes de WordPress. Categorías Biblioteca Media Premium
Información y descarga
Si solo desea agregar categorías a su biblioteca de medios, puede considerar el complemento para las categorías de biblioteca de medios premium que hace exactamente. Con acciones de bloque, puede clasificar rápidamente su biblioteca con una taxonomía predefinida. Si no está seguro de su estructura de taxonomía, puede comenzar con una base (como la descrita en la descripción anterior del complemento) e improvisarla. Luego comience a aplicar las categorías de taxonomía definida. Cuando se encuentre con una imagen o PDF que no encaja en las categorías que ha definido anteriormente, continúe y cree una nueva entrada. Biblioteca de medios de carpeta de Maxfoundry
Información y descarga de la demostración de vista
Los archivos de la biblioteca de medios le permiten crear carpetas en varios niveles en la biblioteca de medios de WordPress. Con la interfaz intuitiva de arrastrar y soltar, puede mover los archivos multimedia alrededor del mínimo. También puede mover los archivos y organizarse por categorías para una gestión más fácil. El complemento de carpetas de la biblioteca de medios ofrece las siguientes características extraordinarias, aparte de la capacidad de personalización.
Tire y coloque la interfaz de archivo para que pueda finalizar su trabajo rápidamente.
La capacidad de ordenar y filtrar archivos y carpetas para ayudarlo a buscar más rápido. Asegúrese de que los archivos y carpetas estén listos para el SEO al cargar, agregar otro y atributos de título.

La posibilidad de importar, mover o duplicar archivos y carpetas existentes en nuevas carpetas.
Además, las carpetas de la biblioteca de medios también están integradas con complementos populares de terceros, como WooCommerce, NextGen, avanzados campos personalizados y muchos más. Estos son solo algunos de los complementos que consideramos una buena opción para comenzar con una solución de gestión de activos digitales. Para obtener una lista detallada, consulte este artículo sobre los complementos del administrador de archivos de medios de Nick desde torque. A continuación, cubriremos dos complementos que lo ayudarán a dar el siguiente paso hacia la gestión de activos digitales. Estos complementos no son realmente complementos, sino soluciones completas de gestión de activos digitales. Prosperador de la marca

Información y descarga de la demostración de vista
BrandFolder es una solución SaaS Digital Asset Management amada por algunas de las mejores empresas del mundo, incluidas Slack, Shazam, Under Armour y muchas más. Administrar los activos de su marca hace un pedazo de pastel. Y honestamente, la interfaz de usuario es probablemente la mejor que he encontrado en una solución de gestión de activos digitales. Las soluciones como Brandfolder son útiles para grandes organizaciones que tienen que mantener la consistencia de la marca en múltiples verticales y productos. Desafortunadamente, los precios directos no están disponibles. Entonces, si bien el complemento para integrarlo con su sitio de WordPress es gratuito, una cuenta de marca de marca no es necesariamente barata. Sin embargo, es un excelente recurso para descubrir todo sobre la gestión de activos digitales y estar al tanto de lo último en la industria de gestión de activos digitales. Phraseanet: solución de código abierto para la gestión de activos digitales y de descarga
Otra solución de gestión de activos digitales de código abierto se llama Phraseanet. Primero debe descargar e instalar el software en otro servidor. Si usa WordPress en un servidor de host Schared Cpanel, puede instalarlo rápidamente. Le recomendamos que consulte un tutorial para instalar Phraseanet. Después de haber terminado, puede descargar e instalar el complemento Phraseanet WordPress y puede comenzar a agregar imágenes y otros archivos multimedia en sus publicaciones, desde su solución de administración de activos digitales dedicados. Para aquellos de ustedes que han leído la Sección 101 de Digital Asset Management, Phraseanet se puede implementar como una solución local de gestión de activos digitales. Conclusión: Los beneficios de utilizar un sistema de gestión de activos digitales La ventaja número uno de una solución de gestión de activos digitales es su capacidad para mejorar la productividad en una organización. Esto significa menos tiempo para buscar la última versión de un archivo y más para realizar un trabajo real. Una solución de administración de activos digitales también le brinda un control centralizado, un lugar donde puede actualizar (cargar) el archivo una vez y simplemente olvídalo. Cualquier cambio que realice al archivo se reflejará en todas partes, incluidos los archivos accesibles para el público. Mis amigos del equipo de ingeniería hablan sobre Git y Versiones Control y CVS y lo que no. Honestamente, me hace preguntarme: ¿por qué los vendedores no deberían tener una solución GIT o CVS adaptada a ellos? ¡Esta es una solución para administrar activos digitales!