Correo electrónico preservado: cómo dejar de escribir el mismo correo electrónico todos los días

Mi primer trabajo de facultad a principios de la década de 2000 implicó la respuesta a los correos electrónicos de Webmasters para la Asociación Evangélica de Billy Graham. Recibiríamos todo tipo de preguntas, pero generalmente estaban en una docena de categorías y todas necesitaban la misma respuesta estándar. Con un conjunto de correo electrónico preservado, guardó innumerables horas.

Pero, cuando me fui de un trabajo de oficina y entré en el trabajo independiente, dejé atrás el correo electrónico de las conservas. Olvidé cuánto tiempo salvaron esas respuestas preescritas y cómo podrían marcar una gran diferencia en mi trabajo independiente.
“Aunque las plantillas de correo electrónico no pueden ofrecer paz mundial, pueden ayudar con todo tipo de situaciones para ser tranquilas y ser consistentes son muy apreciadas”. -Cris lema ¿Cuál es el correo electrónico preservado? Seamos claros sobre qué es el correo electrónico:
Estas no son respuestas automáticas automáticas enviadas automáticamente y activadas por filtros u otras acciones. No hay nada automático en los correos electrónicos predefinidos.
Estas no son respuestas impersonales enviadas robotizadas. Más bien no debería ser.
Estas son respuestas preescritas a preguntas estándar que se pueden personalizar para cada situación específica.
Un correo electrónico enseñado es ideal cuando recibe repetidamente la misma pregunta. En lugar de escribir la misma respuesta una y otra vez, simplemente extraiga la respuesta estándar, la personalice y agregue algunos toques personales.
¿Por qué utilizar el correo electrónico preservado? El correo electrónico preservado es una forma de ahorrar tiempo reutilizando la misma respuesta. También le asegura dar la mejor respuesta. Veamos algunos escenarios en los que una respuesta predefinida podría ser útil. Las situaciones de servicio al cliente (como el ejemplo desde el comienzo de esta publicación) son un ejemplo primordial, aunque esos ejemplos a menudo se sienten robóticos, porque hay una personalización o personalización mínima. Como profesional independiente, el uso principal para los correos electrónicos predefinidos es el filtrado de clientes potenciales. Tal vez tenga un formulario de contacto en su sitio web donde intente hacer una precalificación (pero nunca es suficiente, ¿verdad?). Sus respuestas a estos clientes potenciales son una situación ideal para una respuesta de correo electrónico. Es posible que tenga preguntas específicas que haga casi cada cliente (necesidades, presupuesto, cronología, etc.). O puede decir mucho “no” y tiene una carta de rechazo específica.
Las revistas y las publicaciones son famosas por las cartas para rechazar los formularios. Esta es una situación similar, pero es posible personalizar esa carta de rechazo estándar y personalizarla. Otras situaciones en las que podría usar correos electrónicos predefinidos incluyen preguntas frecuentes (“¿Completa el espacio vacío]?”) O mensajes estándar que comunica a cada cliente (necesidades, facturas, notificaciones sobresalientes, etc.). Ok, entonces los correos electrónicos conservados ahorran tiempo. Pero también significa que pones la mejor pierna hacia adelante. Esta es una forma de crear la mejor versión de lo que escribe y luego usa siempre esa mejor versión. ¿Por qué enviar una respuesta subparte cuando puede enviar lo mejor de sí? Cualquiera que no le guste escribir debería amar los correos electrónicos enlatados. Es poco probable que proporcione todo lo mejor cuando tenga prisa o cansado o distraído. Si reescribe sus respuestas cada vez que probablemente olvide algo. Podrías decir mal. Su tono puede estar deshabilitado o incluso parecer grosero. Pero si trabaja con una respuesta de plantilla estándar, puede decir la mejor manera cada vez y puede mejorarlo constantemente. ¿Su correo electrónico preservado le dará botulismo? Algunas personas tienen una reacción negativa y visceral a la dirección de correo electrónico preservada. A menudo verá comentarios sobre publicaciones como esta en las que alguien intenta destruir la idea proporcionando un comentario fijo. Es entendible. ¿Cuántas veces ha hablado con un representante del servicio al cliente y sus respuestas son tan directas de un guión que se pregunta si está hablando con una persona real?
Como cualquier otra cosa, los correos electrónicos predefinidos se pueden hacer bien o se pueden hacer mal. “Una respuesta preservada no es una respuesta automática. Leí cada correo electrónico y considero la mejor respuesta. “-Carrie Dils Cheia es personalizar cada correo electrónico y agregar toques personales para que no sienta que estoy hablando con un robot. Si realiza correos electrónicos predefinidos correctamente, no regurgite un guión. Lea cada correo electrónico y considere una respuesta individual. Use una plantilla como punto de partida, ahorrando tiempo en lugar de comenzar desde cero. Pero es solo un punto de partida para personalizar, personalizar y modificar para dar una respuesta individual. ¿Cómo es un correo electrónico preservado? Esta es una de las mayores barreras en la creación de correos electrónicos predefinidos: la percepción de que sería más rápido retener el correo electrónico en lugar de seguir los problemas de guardar las respuestas predefinidas, su almacenamiento en algún lugar y su extracción cuando las necesite. El sistema que usa es crucial. Hay varias maneras de hacer esto:
Gmail – Las respuestas predefinidas de Google realmente lo proporcionan en Gmail. Debe activarlo en Configuración: Laboratorios: respuestas predefinidas, pero luego puede guardar las respuestas estándar y sacarlas directamente en el correo electrónico (suponiendo que use Gmail).

Los programas de correo electrónico más de las firmas le permiten crear más firmas de correo electrónico. Puede restaurar las firmas para almacenar sus respuestas estándar. Esto puede ser difícil de organizar, pero funciona bien. Rebecca Gill habló sobre el uso de este enfoque en su seminario web sobre el alcance de proyectos y contratos. No es tan rápido, pero mantiene sus respuestas predefinidas inmediatamente a mano dentro de su programa de correo electrónico.
Tissariates: los desarrolladores podrían disfrutar creando accesos directos a partir de la escritura con herramientas como Atext o TextExpander. Esto generalmente requiere retener atajos, pero puede ser una forma rápida de extraer texto sin copiar y pegar.
Documentos: el enfoque simple es renunciar a todos los programas y características de fantasía y reproducir sus respuestas estándar en su herramienta de procesamiento de texto favorita (Word, Google Docs, Evernote, Editor de texto, etc.) y retirarlos, después de cómo las necesita . Esto tiene el retraso adicional en abrir un programa separado, pero puede minimizar el tiempo involucrado al obligarlo a responder a todos los correos electrónicos a una hora establecida.
Independientemente del sistema que use, encuentre algo que funcione para usted. Preste atención cuándo y dónde responder al correo electrónico y asegúrese de encontrar un sistema que funcione a medida que trabaja (por ejemplo, muchos documentos de palabras en el escritorio son inútiles si es inútil Por lo general, responda a su correo electrónico desde su computadora portátil en el camino).
Las mejores prácticas para los correos electrónicos preservados han dicho repetidamente que los correos electrónicos predefinidos funcionan solo si lo hace bien. Si envía mensajes robóticos sin personalización, entonces sí, no funcionará bien. Aquí hay algunos consejos para hacer que los correos electrónicos predefinidos corrijan: Personalizar: su respuesta personalizada debe ser lo suficientemente genérica como para adaptarse a la mayoría de las situaciones, lo que significa que probablemente tendrá que hacer algunos cambios para adaptarse a cada respuesta sobre quién lo envía. Presta atención a lo que la gente dice y adapta tu respuesta en consecuencia.
Personalizar: intente ahorrar tiempo, no ser un robot. Dice bien. Agregue algo de personal único a la persona a la que responda.
Corrección: nada destruye una respuesta preservada más rápido que las personas que pueden decir es una respuesta conservada. La personalización y la personalización te ayudan, pero los errores te darán mucho. Especialmente si deja espacios vacíos o “[inserte aquí]”. No frío.
Menos claves clave: evite esos errores antiestéticos y ahorre tiempo dejando espacios vacíos en lugar de [nombre] o [inserte aquí]. De esta manera, simplemente comienza a escribir en lugar de eliminar el texto “Insertar aquí”. Además, si olvida completar el nombre, “bueno” se ve mejor que “buen [nombre]”.
Genérico: no olvide mantener sus respuestas genéricas. Cuanto más responda, más creas y tienes que administrarlos. Responda la pregunta específica y nada más.
Actualización E – Correos electrónicos predefinidos – Siempre cambie y actualice estos correos electrónicos.No dejes que se vuelvan anticuados o viejos.Cambie el idioma y agregue nuevas respuestas, según sea necesario. Tanto Carrie Dils como Chris Lema ofrecen ejemplos de correos electrónicos preservados que utilizan.Vea sus ejemplos para encontrar un lenguaje de correo electrónico actualizado (observe cómo la conversación, personal y cualquier otra cosa que no sea robot).
Piense en todos los correos electrónicos que escriba cada día y si puede ahorrarle o no tiempo.Se necesitará algunas inversiones iniciales para determinar las cosas, pero finalmente ahorrará tiempo.