Etiqueta de correo electrónico: ¿Cuándo debe BCC, CC o responder todo?

Todos aquellos que han recibido un correo electrónico a nivel de toda la compañía conocen el horror de que una cadena de respuestas puede causar comunicaciones. La mayoría de los profesionales profesionales, ya sean empresarios corporativos o independientes empleados, tienen al menos una experiencia con una cadena de correo electrónico. En otras palabras, todos hemos visto que alguien está usando una mala etiqueta de correo electrónico. Es difícil de evitar. Una vez que una respuesta masiva accidental llega a la caja de correo electrónico de todos, el evento temido inmediatamente desencadena discusiones y debates sobre la etiqueta de correos electrónicos. ¿Cuándo debería hacer BCC, CC o responder todo, de todos modos?
El problema es que todas estas funciones son útiles cuando se usan correctamente. Pero, es importante comprender la etiqueta y la política involucradas cuando haces esto. Desglosemos algunos aspectos críticos de la etiqueta de correos electrónicos y no necesita estar preparado la próxima vez que tenga que enviar o responder a un nivel de empresa. ¿Cuándo debería BCC? Cuando envíe a otros BCC en un correo electrónico, envíeles una copia a carbono ciega de un mensaje. Eso significa que no puedo ver a quién alguien más envió el mensaje. BCC se puede usar en comunicaciones internas y externas, dependiendo del propósito.
BCC DOS puede querer abordar a ciertas personas BCC en una respuesta de correo electrónico cuando:
Desea proteger la confidencialidad de sus destinatarios o evitar mostrar una larga lista de destinatarios.
Desea mover a alguien del hilo de correo electrónico principal, como en un correo electrónico de entrada (asegúrese de tener en cuenta el mensaje de que lo mueve a BCC)
Debe conectar discretamente a su gerente a comunicaciones de correo electrónico potencialmente problemáticas si envía un correo electrónico masivo a una gran cantidad de destinatarios, BCC oculta su nombre y correo electrónico, por lo que otros destinatarios no pueden copiar esa información privada. Esto lo protege a ambos y a sus destinatarios, de las violaciones de la privacidad.
La opción BCC es la mejor para proteger la confidencialidad y la discreción de los demás o para moverlos del cable cuando ya no tienen que recibir respuestas. Además de la confidencialidad, BCC también es ideal para comunicaciones internas dentro de una empresa o departamento. A menudo, los gerentes solicitarán que BCC sean incluidos en comunicaciones específicas entre sus empleados. Supongamos que tiene dificultades continuas con un tercer colega o proveedor. Después de seguir los protocolos habituales de la estación de trabajo para mitigar su problema, su gerente puede solicitar ser BCC para algunas de sus comunicaciones.
BCC no lo hace, no debe hacer otros BCC en un correo electrónico que no debe incluirse, independientemente de la razón. Además, no practique una buena etiqueta de correo electrónico si conecta a alguien sin previo aviso o explicación. Si está lidiando con problemas en su equipo de trabajo, por ejemplo, probablemente no debería administrar su gerente de BCC, líder del equipo o colegas sin anunciarlos primero y obtener su permiso. Además, debe evitar la inclusión de alguien en BCC que no sea parte de su organización interna. Los mejores momentos para CC son apropiados para usar la herramienta de copia CC o carbono en su correo electrónico cuando necesita más personas en un equipo para ver un mensaje. Más allá de eso, desea que cada persona en el cable sepa a quién irá el mensaje. Dependiendo de las circunstancias, el CC se puede usar en comunicaciones de correo electrónico externas e internas. CC DoS Un excelente ejemplo de uso de CC en sus correos electrónicos es cuando las personas que responde están involucradas o afectadas por el mensaje que envía. Además, puede hacer CC cuando su gerente solicite ser incluido en ciertos mensajes a ciertos miembros del equipo. En estos casos, todos los destinatarios son visibles.
Tal vez usted y su equipo trabajen con un proveedor de terceros, y el proveedor necesita un impulso adicional para cambiar su parte del trabajo. Puede coordinar su gerente o supervisor de proyecto directamente en este tema para que el vendedor pueda ver que todos los ojos están dirigidos al progreso del grupo.
El CC también es fantástico cuando los equipos internos se comunican regularmente con contratistas o proveedores externos. Cuando controlas a todos en la mensajería, ejerce transparencia. En otras palabras, todos son conscientes de quién fue incluido en el cable. Es posible que desee usar CC si envía un seguimiento o un Día de Acción de Gracias después de una entrevista o reunión de empleo. Entonces puedes CC personas que han estado presentes. Si se comunica con un cliente, que es externo a su equipo de trabajo, a veces es posible que deba conectar a su gerente a través de CC. Supongamos que el cliente no está satisfecho con el soporte que ha obtenido hasta ahora y que es hora de moverlos a la cadena de comando. En ese momento, puede notificar al cliente que incluye a su gerente en la conversación y puede dejar que los dos lo tomen desde allí. De lo contrario, abarrotará su casilla de correo electrónico con mensajes no relacionados que realmente no necesitan. También debe evitar la inclusión de alguien en el CC que no ha expresado su necesidad de ser incluido o sin especificar en el correo electrónico por qué los ha conectado. La etiqueta base del correo electrónico dicta que no debe enviar mensajes innecesarios a las personas. Mantenga su comunicación simple y responda solo a las personas directamente involucradas. Cuando tenga dudas, presione la respuesta y no haga CC.

Responda cosas que no deben hacerse, ah, la temida respuesta. ¿Cuándo deberías hacerlo? Más importante aún, ¿cuándo no debería? Los archivos de respuesta de respuesta a todos los archivos de respuesta son más adecuados cuando se usan para comunicaciones internas entre equipos de trabajo, departamentos y (a veces) proveedores. Por lo general, no está garantizado en ningún otro lugar. Y solo hay casos específicos en los que debe usarse. Debe responder a todos a un correo electrónico solo cuando esté seguro de que su respuesta es relevante para todos en el cable. ¿Todos en el mensaje anterior tienen que ver su respuesta o debe responder solo a ciertas personas? Elegir responder todo es una etiqueta de correo electrónico situacional, así que tome una instancia a la vez. Respuesta no hacer todo en general, no responda a un correo electrónico a nivel de departamento o al nivel por parte de la compañía que ha sido Entregado en masa por CC o BCC. Específicamente, si el correo electrónico es parte de un mensaje de masa, ¡todos los destinatarios probablemente no deberían recibir al remitente una copia de su pregunta. Cuando esto sucede, especialmente si hacen más personas, la caja de correo electrónico de todos está inundada por notificaciones que no tienen tiempo para resolver. En la conclusión, hay reglas específicas en la etiqueta de correo electrónico que debe seguir cuando se trata de tocar BCC, CC o respuesta, todo en sus respuestas por correo electrónico. Recapitulemos rápidamente las pautas básicas:
BCC Cuando necesita ser discreto o proteger la confidencialidad y la información personal de los destinatarios
CC solo las personas que necesitan recibir su respuesta responsable, todo solo cuando todos en el correo electrónico deben ver su respuesta
Si sigue las mejores prácticas básicas para la etiqueta de correo electrónico, sus comunicaciones con colegas, equipos de trabajo, proveedores y clientes serán más fáciles y simples.Siga las reglas específicas con respecto a la etiqueta de correo electrónico BCC, CC o Respuesta All?¡Dinos en los comentarios!Imagen presentada por Eny SetYowati / Shutterstock.com