Cómo usar una estructura de desglose de trabajo (WBS) en la gestión de proyectos

Divide y conquista: es una forma popular de resolver un gran problema, dividiéndose en piezas pequeñas. En la gestión de proyectos, la estructura de desglose del trabajo (WBS) utiliza la misma técnica. Desglosa un proyecto complejo en una jerarquía de suministros y tareas. Todos los pasos están conectados juntos para lograr un objetivo común en ciertas circunstancias predefinidas. Una causa principal de la falla del proyecto es la estimación incorrecta del período de tiempo necesario y los costos involucrados para completar el proyecto. En este caso, tener un aspecto de proyecto segmentado lo ayuda a encontrar el trabajo adecuado.
Hoy le mostraremos cómo subdividir un proyecto complejo utilizando la estructura de desglose de trabajo. Pero antes de mirar los pasos involucrados en WBS, comencemos con los básicos: ¿cuál es el desglose laboral? El concepto detrás de la estructura de desglose del trabajo es muy simple. Es necesario dividir una carga compleja en pequeñas subcartas hasta que llegue al punto donde ya no puede subdivizar sus tareas. ¿Por qué utilizar un WBS en la gestión de proyectos? Debido a que WBS divide un gran proyecto en piezas manejables, se hace fácil asignar tareas a la persona responsable, distribuir todos los recursos y asignar tiempo para cada tarea individual. Por lo tanto, puede cumplir con todos los plazos asegurando el máximo uso de los recursos disponibles.
Según el Libro de Conocimientos sobre Gestión de Proyectos (PMBOK): la estructura de desglose laboral es una descomposición jerárquica orientada al trabajo entregable que el equipo del proyecto ejecutará. Con palabras simples, esta técnica de productividad divide el proyecto en fases, entregables y paquetes de trabajo. Es una estructura de árboles que demuestra todos los pasos necesarios para lograr un objetivo común. ¿Qué otra cosa? Hay muchos beneficios para subdividir una tarea grande en varias piezas. Le ayuda a alargar todas las tareas, términos y presupuestos
Definir un borrador de boceto y desarrollar un programa
Diseñe un paso de trabajo de paso por paso
Asignar responsabilidades y aclarar los roles
Hacer que el trabajo sea más fácil de administrar y más accesible
Una mejor identificación del riesgo
En el contexto de la gestión de proyectos, para conocer la definición específica de estas palabras-
Trabajo: el resultado final de cualquier actividad. Según PMBOK, “los productos o resultados de trabajo que son el resultado del esfuerzo y no del esfuerzo en sí”. Significa que el “trabajo” define el resultado final de cualquier actividad.
Entrega: cualquier producto o resultado único y distinto que conduzca a la finalización del proyecto. Según PMBOK, la entrega es “cualquier producto, resultado o capacidad única y verificable para realizar un servicio que debe producirse para completar un proceso, fase o proyecto”.
Paquete de trabajo: Trabajo requerido para completar un elemento o aspecto de aspecto en particular. PMBOK ofrece una definición más simple: “Un paquete de trabajo es habitable en el nivel más bajo de WBS”.
Supongamos que horneas un pastel, luego “hace la formación de hielo” puede ser uno de los entregables. Todo el trabajo necesario para hacer la guinda: batir el queso crema, mezclar el azúcar y la vainilla, agregar la crema para el batidor, etc. – Sería parte del paquete de trabajo. ¿Cómo funciona el desglose de trabajo (WBS) en la gestión de proyectos?
Incluye pasos que comienzan con la división de un proyecto en una serie de piezas sustanciales. Y además, divida cada pieza de trabajo en sus componentes principales. Estos componentes principales aún se descomponen hasta que alcanza el nivel más bajo de la jerarquía con tareas o actividades individuales. 6 Pasos rápidos para crear una estructura de desglose de trabajo (WBS) 1. Cree una lista de todas las tareas primero, identifique todas las tareas necesarias para hacerlas en un paquete de trabajo. Puede usar el método de lluvia de ideas o los mapas mentales en su equipo para descubrir los pasos relacionados para llegar al destino final
2. Cree grupos de actividades en este paso, clasifique todas las tareas de acuerdo con los temas o el cronograma. La mejor manera de ordenarlos depende del contenido del proyecto y de organizarlos más tarde en una base de caso. Recuerde, la mitad de la masa ya se obtiene si puede iniciar un proyecto correctamente. 3. Definir paquetes de trabajo es hora de declarar grupos en paquetes de trabajo. Para organizar todas las tareas correctamente, también es esencial priorizar la lista de tareas. Así que planifique el pedido que ejecutará. Le ayuda a identificar lo que requiere su atención inmediata y lo que puede dejar hasta más tarde.

4. Asignar responsabilidades después de colocar los paquetes de trabajo en la jerarquía, ahora es el momento de atribuirlos a las personas asociadas. Distribuir las tareas de la persona adecuada es una necesidad. Una selección incorrecta puede ralentizar el progreso del trabajo dentro del proyecto. Los miembros del equipo responsable deben tener el tiempo necesario para cumplir con sus tareas con la experiencia necesaria. 5. Defina la cronología para los paquetes de trabajo después de la distribución de responsabilidades es importante para definir los paquetes de trabajo, ofreciendo un período de tiempo fijo con los datos de principio y final. Además, identifique qué paquetes de trabajo son independientes. Encontrará algunos paquetes como interdependientes. Puede ser necesario establecer su nivel de prioridad. Por lo tanto, puede decidir qué actividades deben tener lugar más adelante, que se pueden llevar a cabo simultáneamente y que se puede posponer para más adelante. Documente la estructura de desglose del trabajo El último paso de WBS es documentar los detalles del trabajo. Aquí puede marcar cada tarea con una codificación: el número de paquete de trabajo. Esto asegura que cada paso tenga una posición fija en la jerarquía y que todos los paquetes de trabajo se especifiquen claramente. Aquí está la estructura básica de la estructura de desglose del trabajo en una forma de diagrama gráfico
Ejemplo de estructura de desglose laboral Aquí hay un ejemplo de una estructura para el desglose de obras para un proyecto de producción de máquinas. Veamos cómo sucede realmente …
Otro ejemplo asociado con todas las reglas de WBS de la siguiente manera:
Cómo formar una estructura de desglose laboral utilizando la herramienta de gestión de proyectos de WP Project Manager es una herramienta especializada de gestión de proyectos que le ayuda a organizar y administrar proyectos fácilmente. Esencialmente, simplifica la tarea de un administrador de proyectos, introduciendo una forma efectiva de clasificar y monitorear todas las tareas dentro de un proyecto. Función superior en WP Project Manager-

Un lugar para todos los proyectos, equipo y comunicación interna

Simplifique cómo administra un proyecto en los recursos asignados

Proporciona una vista panorámica del flujo de trabajo utilizando la relación resumida

Acelere su velocidad de trabajo de manera organizada
Al adoptar la estructura de desglose laboral, el Gerente de Proyectos de WP hace que el proceso de gestión del trabajo sea más fácil que nunca. Veamos cómo puede usarlo para administrar sus proyectos-
Cree proyectos desde el tablero del gerente del proyecto, puede manejar un número ilimitado de proyectos sin problemas y seguirlos individualmente.
La lista de tareas dentro de un proyecto puede crear varias listas de tareas para alojar las tareas del proyecto. Las listas de embarazo también se pueden etiquetar con puntos de referencia, puede ser fácil verificar su progreso. Una barra de progreso le muestra el número de tareas completadas en una lista de tareas.
En una cierta lista de tareas, puede agregar una serie de tareas para alinearla con el objetivo principal.
Subcurcins Después de incluir una tarea en la lista de tareas, también puede dividirla en sub-Yars. Es fácil asignar a una persona responsable de cada tarea. Y defina un intervalo de tiempo para esa tarea que tiene una fecha de vencimiento y duración. La cronología visual para tareas ofrece una mejor manera de medir el rendimiento y el progreso del trabajo en una sola mirada. Además de ella, la oportunidad de discusión abierta facilita la retroalimentación y la colaboración del equipo. Actividades La página de actividades muestra todas las acciones que cualquiera ha realizado dentro de un proyecto. Como crear la lista de tareas, crear tareas, completar, etc. Aparece cronológicamente y de acuerdo con la fecha.
Panel Kanban Uso de WP Project Manager Pro, puede sincronizar instantáneamente sus listas de paneles de Kanban WordPress. Esta característica le permite definir y mover automáticamente las tareas en la vista de lista en el panel Kanban, dependiendo de sus preferencias.

Una representación visual del flujo de trabajo le educa sobre cómo se lleva a cabo el proyecto y si puede respetar la fecha límite. El diagrama Gantt que utiliza esta visualización del diagrama de barras, puede ver el progreso de cada tarea creada dentro de su proyecto.

Mantenga todos los detalles del proyecto centralizado y organizado en el tablero, para administrar equipos remotos y sin esfuerzo. En resumen, el Gerente de Proyecto de WP permite a los administradores y a todos los miembros del equipo asociado obtener una visión general rápida de un proyecto, manteniendo todos los informados y alineados en cada paso del proyecto. Bonificación: Reglas que debe seguir al diseñar un WBS Los siguientes son los principios que debe considerar al diseñar un desglose de trabajo: 100% Regla: Según esta regla, el 100% del trabajo está definido por la esfera del proyecto y captura todo Los suministros: internos, externos, intermedios. La suma de las tareas “infantiles” (en cualquier nivel) debe ser el 100% de las tareas de los padres. Tienes que aplicar esta regla en todos los niveles en la jerarquía.

Mutual exclusivo: todos los suplilos y subsecciones en una estructura de la descomposición de la actividad son mutuamente excluyentes. Esto significa que no debe aparecer dos veces en el sistema. Reduce la redundancia laboral o la comunicación incorrecta.

Regla 8/80: Esta regla WBS establece que el trabajo o el trabajo requerido para crear entregables no deben durar menos de ocho horas y más de ochenta horas.

Concéntrese en los resultados: el desglose del trabajo solo debe tener sustantivos, cero verbos. Describa los resultados o suministros finales, pero no explique las actividades que debe hacer para llegar allí. Concéntrese en qué y no en cómo.

Administrar mejor los grandes proyectos con la herramienta de gestión de proyectos correctas Administrar un proyecto grande no es una tarea fácil. Hay muchas cosas que administrar, como asignar a los miembros del equipo, coordinar tareas, monitorear el progreso individual, mantener todo alineado con el objetivo final y muchos más. Afortunadamente, hay varias herramientas de gestión de proyectos que pueden ayudarlo. Una de las formas más populares de simplificar un proyecto complejo y más grande es el desglose de trabajo (WBS). Te ayuda a hacer la distribución de un trabajo más rápido

Observe el flujo de trabajo y encuentre los huecos
Establezca la prioridad, la duración del tiempo, la persona designada, etc.
Hacer una planificación realista de los proyectos
Asegurar el máximo uso de los recursos
Identificar riesgos y amenazas no deseadas
Cuando los miembros del equipo entienden el enfoque y los objetivos, un proyecto progresa sin ninguna confusión. Durante este tiempo, una herramienta de gestión de proyectos bien estructurada le ayuda a completar un proyecto exitoso. Además, al establecer prioridades y dividir el proyecto más alto en tareas más pequeñas, el trabajo se vuelve más fácil de administrar.
☛ Comience a administrar su equipo con WP Project Manager
☞ Suscríbase a nuestro boletín oficial