Cómo administrar las quejas de los clientes

La gestión de las quejas de los clientes a veces puede ser un trabajo agotador y frustrante en su negocio. Nunca será frustrante si realmente sabemos la importancia de administrar las quejas de los clientes. Sí, la gestión correcta de las quejas de los clientes y resolver las quejas de los clientes de la manera más rápida y eficiente posible es la clave número uno para el éxito de su negocio. La investigación muestra que el 91% de los clientes dejan un negocio sin quejarse, y el 66% de los clientes van a otras marcas solo por el mal servicio.
Para empeorar las cosas, el 13% de los clientes insatisfechos compartirán su queja con 15 o más personas. Esta es la razón, tratar a los clientes con gracia y paciencia es extremadamente importante. Pasos prácticos para tratar las quejas de los clientes, por lo que después de comprender la importancia de gestionar las quejas de los clientes “para ver los cinco pasos prácticos en la gestión correcta de las quejas de los clientes.
Sea tranquilo, escuche y comprenda.
Resuelve el problema y sigue.
Encuentre un sistema efectivo para reducir las quejas.
Entrena a los agentes de sus clientes para que gestionen efectivamente las quejas de los clientes.
Sistema de boletos.
Sea tranquilo, escuche y comprenda:

Una de las cosas más importantes que necesitamos aprender en la gestión de quejas de los clientes es aprender a administrar nuestras emociones. No dejes que la ansiedad te lleve cuando vengan con una queja o cuando son duros. No todos los clientes serán gentiles y amables cuando se les ocurran sus quejas. A veces tienes que pasar por algunos clientes duros. Solo asegúrese de que “no permita que sus palabras afecten sus emociones y comiencen a reaccionar negativamente. Esto puede afectar seriamente la reputación de su negocio. Estar a la defensiva puede crear una impresión incorrecta en sus clientes. Sea amable incluso cuando el error no está de su lado. Mi reunión con ansiedad en la asistencia del cliente me permite explicar lo que hice cuando tuve un problema con uno de nuestros clientes con nuestra última actualización y cómo la he resuelto. Recientemente tuvimos una actualización significativa con nuestro producto y fue enorme. Tantas características, tantos cambios en nuestro diseño y tantos remedios. Lo probé casi cuatro veces, mejorándolo cada vez. Después de que trabajé tanto, finalmente lo lanzé y estaba satisfecho con él, porque muchos clientes estaban encantados como una actualización.
Muchos nos apreciaron. En medio de esta emoción, recibí un correo electrónico de asistencia con un lenguaje terrible. Dijo que la actualización arruinó por completo su sitio. Como persona con relaciones con los clientes, me ocupé de este problema. Al principio, cuando vi el correo electrónico, comencé a estar estresado y estaba muy preocupado por lo que haríamos. Aunque muchos clientes estaban satisfechos y todo funcionó bien, este cliente único me asustó. Mis pensamientos han comenzado a asumir cosas así, por lo que sería el caso de todos; A todos se les ocurrirá esta queja y bla, bla. Ese es el problema con la ansiedad. La ansiedad te hace asumir muchas cosas que no son simplemente ciertas. Luego di un paso a un lado y dije: “Todo estará bien. Solo mantén la calma y trata de entender exactamente lo que está sucediendo “. Luego me calmé y respondí, pidiendo excusas primero y luego pidiendo detalles. Aunque todavía era difícil en sus respuestas, decidí no estar preocupado y comencé a verificar el problema en su sitio. No tenía prisa; Descubrí la causa. Al estar lo suficientemente tranquilo, me vino a la mente un pensamiento: “Si cargó el archivo equivocado” (porque nadie más tenía ningún problema).
Luego, con coraje, acabo de recargar el archivo y todo fue absolutamente perfecto. Fue tan simple. Ese sería el caso en muchos temas. Aunque el problema puede no estar de nuestro lado, puede surgir algunas palabras duras, no necesariamente habla en serio, sino debido a la decepción o cualquier otra cosa. “Es nuestra responsabilidad no dejar que las emociones vayan más allá de nosotros y permanezcan tranquilos y gentiles. Cuando pudiéramos seguir así, sería genial para nosotros descubrir la causa. Como alguien dijo maravillosamente: “Tienes autoridad en cada tormenta, puedes dormir”. Resuelva el problema y siga: este es un paso esencial para administrar las quejas de los clientes. Resolver el problema “no siempre significa remediarlo de una manera que creyeras. Asegúrese de preguntar a los clientes que podrían ser la solución aceptable para ellos o sugerir una solución y asegúrese de que se sientan cómodos con ella. Cada problema definitivamente tendría una solución. Aunque los clientes solicitan una solución que no se pudiera hacer de acuerdo con los estándares de su empresa u otras complicaciones, concéntrese en una forma alternativa que los satisfaga en lugar de rechazarlo. Solo dígales que está realmente preocupado por su problema y hacer todo lo posible para resolverlo.
Solo en una situación inevitable, anuncie al cliente que no puede resolverlo. Sin embargo, sea lo suficientemente rápido como para solicitar un reembolso o cualquier otra cosa. Después de haber resuelto su problema, asegúrese de seguirlos si están satisfechos con la solución que ha proporcionado. Si no están satisfechos, piense en las otras posibles soluciones que podrían hacerse para remediar el problema. Al hacerlo, le dará una buena impresión a sus clientes/clientes sobre su negocio. También les alentará a recomendar la compañía de otros clientes y, a menudo, puede conducir a negocios repetidos. En nuestro caso, la mayor parte de la evaluación de cinco estrellas que hemos recibido para nuestro producto fue rastrear a los clientes después de proporcionar una solución o función que tienen solicitado. Encuentre un sistema efectivo para reducir las quejas: uno de los pasos críticos para administrar las quejas de los clientes no es administrar lo mismo. Encontrar una forma efectiva de reducir las quejas constantes es muy esencial para administrar las quejas de los clientes. Se desperdiciarán mucho dinero, energía y tiempo si siempre estamos lidiando con las mismas quejas. ¿Entonces, cuál es la solución?
La mejor manera de reducir las quejas constantes es registrar todas las quejas y organizar cada pregunta repetitiva con las soluciones utilizando una herramienta de conocimiento básico. ¿Cuál es la base del conocimiento?

La base de conocimiento es una base de datos bien organizada utilizada para crear y compartir contenido de conocimiento. El software que ayuda a recopilar, organizar y encontrar el contenido de conocimiento se llama software de conocimiento básico. El software de conocimiento básico generalmente se usa en bibliotecas en línea para administrar información sobre un producto, servicio o sujeto. En nuestro caso, para reducir las quejas, una base de conocimiento será una herramienta perfecta para organizar todas las preguntas y respuestas en una sola página para que cada cliente pueda encontrar soluciones a su problema, en lugar de venir a usted cada vez. Esto reducirá significativamente las quejas que reciba diariamente, por lo que puede administrar otras quejas que son inevitables. Si está buscando el mejor software de conocimiento básico, recomendamos calurosamente el software de conocimiento básico de HAPEIE. AYUDIE es un conocimiento avanzado del conocimiento para crear, compartir y colaborar el contenido de conocimiento. La base de conocimiento de HAPEIE es un complemento de WordPress; Quiero decir que tienes que usarlo con WordPress CMS. WordPress es fácil de usar y un CMS (sistema de gestión de contenido) amigable para principiantes con los que puede construir cualquier tipo de sitio web. Helpie Plugin agrega conocimiento básico a su sitio de WordPress. Prepare a los agentes de los clientes para tratar de manera efectiva las quejas de los clientes:
La capacitación de sus empleados para administrar las quejas correctamente respetando las pautas específicas puede ayudar significativamente a tratar mejor las quejas de los clientes. Asegúrese de invertir su tiempo y dinero para dar la mejor preparación para sus empleados, lo que será un punto vital en el éxito de su negocio. Sin embargo, el problema es que muchas pequeñas empresas no tienen tiempo para instruirlos sobre nuevos empleados con paciencia. La mayoría de las empresas tienen que capacitar a nuevos empleados más rápido y no pueden permitirse pasar miles de meses cada mes en un sistema de capacitación. La mejor manera de resolver este problema es crear un portal de gestión del conocimiento para el cual contiene todo el contenido del conocimiento adquirido en la colaboración. Un sistema de gestión del conocimiento lo ayuda a crear, compartir y administrar el conocimiento organizacional para que los empleados los aprendan. También es un espacio de colaboración en el que puede documentar las discusiones y el proceso de toma de decisiones, lo que ayuda a los empleados a mejorar sus conocimientos y habilidades y aplicarlos a los momentos correctos. También podría tener todos los documentos, como preguntas frecuentes, guías y otro contenido útil para ayudar a capacitar a los empleados. Un buen software bien informado lo ayudará a crear un sistema inteligente de gestión del conocimiento para la capacitación de los empleados. Sistema de boletos: