¿Qué es una oficina de asistencia?Además, ¿por qué necesitas uno y cómo comenzar (2022)?

¿Qué es una oficina de asistencia? Es un software que lo ayuda a organizar la comunicación con los clientes y responder de manera más eficiente y eficiente. Básicamente, es un lugar centralizado donde puede ver todas las comunicaciones/solicitudes de sus clientes y luego responderlas si es necesario. Si necesita brindar asistencia a sus clientes (o cualquier otro grupo de personas, como los empleados), una oficina de asistencia es una excelente manera de mejorar y hacer que su comunicación sea más eficiente. En este artículo, exploraremos las características clave de una oficina de asistencia, los beneficios de agregar una oficina de asistencia a su negocio y cómo puede comenzar con su propia oficina de asistencia.
¡Penetamos! Características clave en una oficina de asistencia anterior, le dije que una oficina de asistencia es un software que le ayuda a organizar las comunicaciones y responder a los clientes. Entonces, hablemos de algunas de las funciones importantes de la oficina de asistencia que contribuyen al logro de esto. El sistema de boletos El núcleo de una oficina de asistencia es su sistema de boletos. Cuando un cliente envía un formulario o envía un correo electrónico, creará un boleto para su oficina de asistencia, donde usted y su equipo pueden administrar y responder a esa solicitud. Esto también le permite rastrear el historial de cada interacción con todos sus clientes y asegurarse de que los problemas se resuelvan.
Por lo general, podrá ver todos los boletos usando algo que parece una casilla de correo electrónico, aunque la interfaz exacta dependerá de la herramienta de asistencia elegida por usted. Aquí hay un ejemplo:

Para cada boleto, obtendrá una interfaz para responder a las personas y llevar a cabo otras acciones, como agregar una etiqueta o una nota interna: Omnaal Support Un buen servicio de asistencia debería aceptar varios canales diferentes, para que pueda centralizar toda la comunicación en un lugar. . Los clientes deben poder usar diferentes formularios, direcciones de correo electrónico y otros métodos de comunicación.

Independientemente de de dónde proviene la comunicación, debe aparecer como un boleto en la oficina de asistencia, para que el personal pueda responder desde un lugar. Gestión del personal Si usted es la única persona responsable de los clientes, es posible que no necesite esto. Pero si tiene un equipo que responde a los clientes, necesita una forma de administrar a todos estos miembros del equipo y asegurarse de que los boletos se dirijan y se atribuyan a las personas adecuadas. Además, su personal debe poder transferir boletos si es necesario y comunicarse con notas internas que solo son visibles para los miembros del equipo.
Automatización Un buen servicio de asistencia no solo facilita el trabajo manual, sino que también debe proporcionar funciones de automatización para ayudarlo a trabajar de manera más eficiente. Por ejemplo, debe aplicar automáticamente etiquetas basadas en un tema, dirigir los boletos recibidos a la persona adecuada, usar respuestas predefinidas para acelerar las respuestas y más. El servicio de asistencia también debe poder identificar automáticamente problemas de alta prioridad y asegurarse de que reciban la atención que merecen. Datos del consumidor El servicio de asistencia también debe proporcionar información sobre su cliente en el boleto para que pueda responder más fácilmente. Por ejemplo, si tiene una oficina de asistencia para un comercio electrónico, debería poder ver fácilmente los pedidos de un cliente cuando responda a un boleto. Esto lo ayudará a ahorrar tiempo y acceder a un contexto importante para sus respuestas similares, debería poder ver conversaciones anteriores rápidamente: puede ver cómo podría verse en la barra lateral derecha:
Análisis e informes Una buena oficina de asistencia también lo ayudará a obtener más información sobre los clientes y el personal de asistencia. Debería poder rastrear valores como el tiempo de respuesta promedio, el número de boletos a los que recibieron respuesta, satisfacción del cliente y más. ¿Quién puede beneficiarse de una oficina de asistencia? Una oficina de asistencia puede beneficiarse de todo tipo de negocios, desde empresarios en solitario hasta pequeñas empresas y grandes empresas. También puede ser útil tanto para el negocio B2B (negocio) y B2C (negocios a consumidor).
Básicamente, si necesita interactuar con los clientes y brindarles ayuda, una oficina de asistencia puede ayudarlo a ser mejor en ello. HelpDesk vs CRM Cuando habla sobre herramientas que lo ayudan a interactuar e interactuar con sus clientes, otra herramienta común que encontrará es un CRM, la abreviatura de la gestión de relaciones con los clientes. La diferencia clave es que un CRM está más enfocado en las ventas y la administración de cuentas. , mientras que una oficina de asistencia está más enfocada en brindar asistencia. Por lo general, un CRM asignará un único agente de ventas o gerente de cada cliente, y la persona administrará todas las interacciones con el cliente.

Una oficina de asistencia, por otro lado, se centra más en proporcionar asistencia al cliente y responder preguntas. Es posible que tenga más agentes o equipos listos para responder las preguntas tal como aparecen. Los dos tipos de herramientas pueden ser complementarios. Por ejemplo, puede usar un CRM para ventas y administración de cuentas, también utilizando una oficina de asistencia para responder preguntas al cliente y brindar asistencia. Los beneficios de usar una oficina de asistencia ahora que puede responder la pregunta “qué es una oficina de asistencia”, hablemos sobre algunos de los beneficios de usar una oficina de asistencia.
Mejorar la efectividad y la eficiencia de su apoyo El principal beneficio de usar una oficina de asistencia es que le ayuda a mejorar la eficiencia y la efectividad de su ayuda. Por ejemplo, el acceso a todos los correos electrónicos y canales en un lugar elimina la necesidad de saltar entre diferentes interfaces . Del mismo modo, las funciones de automatización lo ayudan a responder a estos mensajes más rápido y asegurarse de que estén dirigidas al lugar correcto. Pero una oficina de asistencia no lo ayuda a trabajar más rápido, sino también a funcionar mejor. Por ejemplo, la posibilidad de ver la historia de un cliente le brinda instantáneamente un contexto valioso que puede usar para proporcionar asistencia mejor y más personalizada al cliente respectivo. Recuerde la satisfacción del cliente Los beneficios anteriores también están estrechamente relacionados con la creciente satisfacción. Si los clientes pueden recibir respuestas más rápidas a sus preguntas y problemas, estarán más felices que si esperen. Del mismo modo, estarán contentos de que no tengan que proporcionar información innecesaria, porque usted y sus agentes de asistencia ya tienen este contexto. Por ejemplo, en lugar de tener que pedirle al cliente que proporcione el número de pedido o enumere los artículos con los que tiene problemas, puede ver instantáneamente esa información en la oficina de asistencia. Esto reduce el esfuerzo necesario y frotando a sus clientes para obtener el soporte que desean.

Escala de manera más efectiva otra gran ventaja de una oficina de asistencia es que le ayuda a expandir sus esfuerzos de asistencia al cliente a medida que su negocio crece. Cuando acaba de comenzar, puede ser fácil administrar todas las interacciones con los clientes a través de la casilla de correo electrónico. Pero una vez que llegue a cierto punto, este enfoque ya no será factible. Una oficina de asistencia puede intervenir para ayudarlo a mantenerse al día con los mayores requisitos del equipo de asistencia del cliente. Cómo crear su propia oficina de asistencia de WordPress en este momento, es posible que se pregunte cómo continuar y comenzar con su propia oficina de asistencia. Bueno, una opción es usar una herramienta SaaS y pagar una tarifa mensual recurrente siempre que use la oficina de asistencia. Por lo general, sus costos también aumentarán a medida que aumente el volumen. Otra opción es alojar su propio software de servicio de asistencia utilizando la herramienta de creación de sitios web mundial más popular, WordPress y heroico complemento de bandeja de entrada. La bandeja de entrada heroica transforma su sitio de WordPress en una oficina de asistencia completa funcional, con todas las características clave que discutimos anteriormente, como :
Una casilla de correo electrónico centralizada para administrar todos sus correos electrónicos en un solo lugar.
Los permisos de los usuarios y las funciones de colaboración del equipo para ayudar a todo su equipo a trabajar de manera más eficiente.
Datos del cliente importados automáticamente. Esto es especialmente útil para sitios web que usan WooCommerce, descargas digitales fáciles, dadawp, elevadores y muchos más, ya que puede extraer fácilmente toda esa información específica de WordPress.
Funciones de automatización como la autoepresión y la opción para asignar mensajes. Análisis e informes para seguir todos los valores importantes en su oficina de asistencia, como el tiempo de respuesta promedio, la cantidad de correos electrónicos que respondió, la satisfacción del cliente y muchos otros.

Con este enfoque por cuenta propia, pagará una tarifa fija por uso ilimitado.Para configurar su propia oficina de asistencia de WordPress, compre la bandeja de entrada heroica hoy.¿Todavía tiene alguna pregunta sobre qué es una oficina de asistencia o cómo su negocio puede beneficiarse de uno?¡Dinos en los comentarios!