Cómo crear una biblioteca de documentos de WordPress

Entre las pocas cosas que probablemente necesite, pero no sabe que necesita, es una biblioteca de WordPress. ¿Por qué? Bueno, porque la gestión de documentos es un problema real, con un impacto real. Y WordPress también ofrece una solución efectiva. Debido a que los documentos representan una gran parte de la combinación de documentación e intercambio de conocimiento de una empresa, la lucha para encontrarlos conduce a pérdidas de productividad tangibles: ¡aproximadamente 4.5 horas a la semana! Ahora tiene suficientes opciones para crear una biblioteca de documentos digitales para resolver este problema. Tiene soluciones completas de biblioteca de documentos como SharePoint (una opción popular entre los usuarios de Microsoft). También tienes Google Drive. Y, por supuesto, opciones como Box y Dropbox funcionan bien.
Sin embargo, el problema aquí es que sus documentos llegan a estar en todas partes, lo que dificulta la búsqueda. Además, todos sus empleados necesitan cuentas para todas estas soluciones para un acceso sin problemas. Entonces, cuando trabajan en algo y necesitan un documento para completarlo, tienen que visitar un servicio para tomarlo. ¿La solución? Creación de una biblioteca de WordPress Una buena solución a este desafío de administración de documentos es agregar una biblioteca de documentos directamente a su sitio web de WordPress, para que todos los miembros de su sitio, sus empleados, puedan acceder rápidamente a los documentos que necesitan en un solo lugar.
Una biblioteca de WordPress no solo lo ayuda a compartir documentos dentro de su empresa, sino también públicamente con sus clientes. Así que veamos cómo puede crear una biblioteca de WordPress y traer todos los documentos que sus empleados y clientes los uso directamente en su sitio web de WordPress. Piense en ello como crear un sistema de gestión de documentación fácil, basado en WordPress. Paso. Esta estructura le dice por qué los documentos que necesita y dónde pertenecen todos (para que su biblioteca no sea un depósito de documentos digitales). Para hacer esto, piense en las diferentes categorías a las que pertenecen los documentos. Por ejemplo:
Plantillas de trabajo, proyectos para cartas de cita, formularios de encuestas de empleados podrían ir en la categoría de recursos humanos.
Notificaciones, plantillas para las condiciones con respecto a las condiciones de uso, las plantillas para los acuerdos de confidencialidad podrían estar asociadas con la categoría legal.
Los libros de texto, las pautas, las hojas de especificación están en la categoría técnica.
Y así. Al final de este paso, si crea una biblioteca de WordPress para uso interno, debe tener una lista de documentos para todos sus procesos internos. También puedes pensar en el equipo y simplificar esto. Para hacer esto, escriba todos los equipos de su empresa y luego enumere los documentos que cada uno usa. Además, si crea uno para sus clientes, debe saber por qué los documentos/archivos deben hacer lo que quieren hacer. Revise los temas de asistencia para ver cuáles podrían ser. Por ejemplo, si dirige una consultoría profesional y ayuda a los usuarios a crear buenos CV como servicio, puede cargar un formato CV ideal en su contenido de asistencia y descargarlo directamente en su página de asistencia. Entiendes la idea. Paso 2: Defina los niveles de acceso para cada documento El uso de su sitio de WordPress para alimentar una biblioteca de documentos privado, en toda la empresa es bastante fácil, porque WordPress le permite restringir el acceso de contenido solo a los usuarios conectados: los empleados, por supuesto, usted, por supuesto, Debido a que no guardará ningún documento confidencial aquí, este acuerdo funciona bien. Muchos complementos también lo ayudan a restringir el acceso al contenido de su sitio web.
Compartir documentos públicamente (diciendo, una pestaña de recursos o un contenido de asistencia de autoservicio) a través de WordPress es más fácil las páginas y publicaciones de WordPress, incluso aquellos en los que cargó los archivos adjuntos/ documentos, son implícitamente públicos. Paso 3: ¡Agregue los documentos! Ahora, WordPress no acepta una biblioteca de documentos inmediatamente fuera de la caja, pero con Knowall, puede construir rápidamente una. Básicamente, Knowall es un software de conocimiento básico basado en WordPress, que le permite construir bases de conocimiento público internos y orientados al cliente. Y debido a que el contenido de la base de conocimiento, especialmente el de las bases de conocimiento internos de los empleados, a menudo necesita documentos, saber todo es ideal para construir uno. Se podría decir que, con su apoyo a documentos, él funciona como una ligera solución de documentos de WordPress, al menos en términos de contenido de asistencia. Para cargar los documentos, haga lo siguiente:
Implemente la estructura que ha completado en el primer paso agregando categorías relevantes a su sitio de WordPress.

Complete sus categorías con artículos de conocimiento apropiados.
Cargue documentos en todos los artículos en la base de conocimiento que los necesitan.
Sabe todo funciona simplemente: solo agregue archivos adjuntos a sus artículos y listo. No necesita crear tipos de publicaciones personalizadas o cualquier otra cosa: todo está hecho para usted. Simplemente vaya al contenido de asistencia que podría usar un documento/archivo y cargar el archivo como enviaría por correo electrónico.
Construyendo una biblioteca de WordPress: Cargando documentos usando Knowall ¡Así que aquí! Su biblioteca de documentos de WordPress. (Por cierto, si solo trabaja con PDFS, aquí hay algunas maneras de agregarlos a su sitio de WordPress). No está destinado a hacer todo por un sistema de administración de documentos … pero puede proporcionar documentos a los empleados/ clientes cuando Los necesitan. ¡Y esa es la idea! Para mantener su biblioteca, continúe volviendo a ella de vez en cuando para cargar los últimos documentos si hay versiones más nuevas disponibles. Además, elimine los archivos no utilizados, ya que se tienen en cuenta para el almacenamiento. Terminarlo … La mejor parte de la creación de una biblioteca de WordPress es que puede proporcionar acceso a todos los documentos de todos sus empleados. Sin recibir cada uno un plan. suscripción. Y un solo sistema (¡su base de conocimiento!) Mantenga todo junto, desde el conocimiento real hasta los documentos que lo suministran o son necesarios para la implementación. Entonces nadie se atasca. Agregar documentos también es tan simple como adjuntar archivos, para que cualquier persona de su equipo pueda cargar más archivos según sea necesario; No debe conocer ninguna codificación.
Proporcionar: ¿Desea crear una biblioteca de WordPress para alimentar a sus trabajadores de conocimiento? Compruebe Knowall. También díganos cómo está manejando actualmente documentos a su empresa.