¿Cuál es la documentación del proceso?Y cómo documentar sus procesos correctamente

Los procesos son las líneas de rescate que lideran un negocio. La documentación de los procesos, o el proceso de documentar el proceso, se encuentra en el centro de los procesos comerciales y ayuda a las empresas a administrar y compartir el conocimiento para que pueda funcionar bien los autos engrosados. Es fácil confundir un proceso con un procedimiento, pero ambos son fundamentalmente diferentes. Antes de llegar a cómo puede escribir una documentación de proceso fácil de entender, veamos cómo difieren estos términos. Proceso vs. El procedimiento ISO define un proceso como un “conjunto de actividades interconectadas o interactivas que usan entradas para proporcionar el resultado deseado. ”
Por otro lado, un procedimiento se define como una “forma especificada de llevar a cabo una actividad o proceso. “En el contexto de la documentación, puede decir que un proceso es un instante de alto nivel, mientras que un procedimiento es como un primer plano de detalles. Un proceso enfatiza cómo un conjunto de actividades o flujo de trabajo garantiza un cierto objetivo organizacional. En cambio, un procedimiento proporciona las instrucciones exactas para realizar las diferentes actividades de un proceso. Para poner esto en perspectiva, tome los recursos humanos como un proceso comercial. Esto hace actividades de recursos humanos como incorporación, asimilación, fuera de borda, etc. ser procedimientos dentro de él.
Los documentos de los procesos y los procedimientos operativos estándar (SOP) son los medios que las empresas usan para documentar sus procesos y procedimientos, respectivamente. Aunque la documentación de ambos implica algunos pasos ordinarios, son diferentes en su campo. Por lo tanto, veamos cómo funciona la documentación del proceso y los pasos exactos que necesita para crear documentos de proceso concisos. Identifique los documentos que se documentarán a menos que tenga un ancho de banda para documentar cada proceso que tenga (¡lo que puede no ser necesario!), Es mejor elegir aquellos que influyan en el resultado de su negocio, analicen los procesos operativos, de asistencia y gestión y Elija los que más importen. Aquí hay una actualización rápida:
Los procesos operativos son procesos que le hacen dinero. Si usted es un proveedor de servicios SaaS, el servicio al cliente es uno de sus procesos operativos básicos, ya que se une al mantenimiento (y al ingreso) de los clientes.
Los procesos de asistencia son el proceso de fondo que alimenta su trabajo. Ofrecer capacitación para sus empleados de servicio al cliente es un proceso de soporte.
Los procesos de gestión son aquellos que guían los esfuerzos de ambos. Por ejemplo, establecer objetivos de crecimiento anual sería un proceso de gestión.
Un proceso de procesamiento de procesamiento rápido sigue estos pasos para escribir un documento de proceso conciso. Consulte esta plantilla de los documentos de gestión de proyectos para obtener ayuda:
Escriba un nombre descriptivo del proceso. Como primer paso para documentar su proceso, escriba un nombre que identifique instantáneamente el proceso. Dibuje el propósito del proceso. El propósito de su proceso El propósito de un proceso explica cómo el proceso ayuda a lograr un objetivo organizacional. El propósito de un proceso de contratación, por ejemplo, podría ser encontrar una empresa con el mejor talento que esté alineado con su cultura. Establezca el alcance. El alcance de un proceso define explícitamente lo que está en su campo y, a veces, las cosas que caen fuera de él. Por ejemplo, el proceso de empleo puede o no incluir la logística de la reubicación de un nuevo empleado. Los bordes del proceso dicen dónde comienza y termina un proceso. Determinar las fronteras es esencial, ya que ayudan a identificar los recursos necesarios para comenzar un proceso y son necesarios para su ejecución. Por ejemplo, el proceso de nómina solo se puede invocar cuando tiene información sobre el trabajo de su personal, las vacaciones, etc. de su proceso de recursos humanos. Enumere las entradas. Las entradas en un proceso son los recursos necesarios para completar el proceso con éxito. Enumere las salidas. Los resultados de un proceso son los resultados finales que generaría un proceso exitoso.

Observe las diferentes actividades de proceso que se aplicarán a las entradas. Las actividades que se aplican a las entradas para que se genere el resultado deseado se observan en la sección Actividades del proceso. Es muy común representar las actividades en un proceso utilizando diagramas de flujo, porque los diagramas son más fáciles de procesar por parte del usuario. Una cosa a tener en cuenta es que los procesos no caen en los detalles de la forma en que se lleva a cabo una actividad. Solo enumeran las actividades y, idealmente, las vinculan a su posición apropiada. Por ejemplo, si la integración técnica es una actividad en el proceso de empleo, el proceso solo enumerará la actividad, y la actividad se conectará al procedimiento operativo estándar. A continuación, puede ver las entradas, salidas y actividades de un proceso de empleo típico:
Recuerde cualquier posible excepción en las que el flujo del proceso podría ejecutarse. Un documento de proceso es un tipo de documento general para un proceso … por lo que cualquier desviación que pueda ocurrir debe documentarse. Un ejemplo de tal excepción podría ser cuando un candidato no acepta una oferta de trabajo. Identificar los roles. Cada actividad en un proceso es realizada por un rol. Entonces, identifique a todos los que participan en su proceso. Todos estos roles también son partes interesadas en un proceso. Asegúrese de que haya un consenso sobre quién lo hace y cuándo asegurarse de que un proceso esté bien ejecutado.
Si observa el ejemplo anterior, verá que aunque el gerente de empleo es el principal actor en el proceso de empleo, incluye a otros. Por ejemplo, una empresa podría tener algunos miembros de su personal de ingeniería para realizar entrevistas técnicas o revisar solicitudes. La idea de documentar el proceso es documentar todo esto, por lo que un proceso siempre se puede realizar de manera consistente. Con eso, su documento de proceso debe estar listo. Pero no lo inicies todavía. Validar su proceso. Antes de lanzar su proceso, observelo en acción a lo largo de todo su ciclo de vida y confirme si realmente refleja cómo está ocurriendo realmente el trabajo. También puede contratar a un consultor para que trabaje con usted a este respecto. Resuelve las discrepancias que conoces. Realización de la documentación del proceso Una vez que haya preparado un documento de proceso de trabajo, que es revisado y aprobado por todas las partes interesadas, es hora de lanzarlo oficialmente. En la mayoría de los casos, llegará con docenas de procesos para cada departamento/equipo. Cada proceso también tendrá su conjunto de POS/procedimientos correspondientes a las diferentes tareas que implica. Como puedes imaginar, esto es mucho contenido. Por lo tanto, el uso de una buena organización para la documentación de su proceso es esencial.
Debe ser fácil de encontrar y acceder a los diferentes procesos en los diferentes departamentos. Si siente mucho trabajo, la tasa de adopción sufrirá. Un tema como Knowall puede ayudarlo a superar esto abrumador y presentar sus procesos en los más optimizados y más fáciles de usar para sus equipos. La implementación de una base de conocimiento interna también puede ayudar a este respecto. Mejora de su proceso. Es ahora, una de las razones clave por las cuales las empresas invierten en la documentación de los procesos es diagnosticar sus problemas y descubrir formas de optimizarlos. Los procesos de empleo ilustrados anteriormente son un ejemplo a este respecto. Fue concebido cuando una empresa se dio cuenta de que los nuevos empleados permanecieron con ellos menos de un año, costando pérdidas considerables. Su proceso de contratación optimizado incluyó actividades como una evaluación de desempeño de seis meses en el trabajo, una evaluación de satisfacción laboral y un gerente de empleo para reducir el desgaste:


También debe medir los resultados reales del producto con los resultados deseados e intentar reducir la brecha. Establecer KPI para sus procesos puede ayudarlo a ver cómo realmente está. La mayor parte de la documentación del proceso que generalmente produce tendrá resultados tangibles, el impacto en el que se puede medir fácilmente: la tasa de desgaste en el caso de un proceso de contratación, por ejemplo. Creación de un programa de revisión para documentos de proceso Los procesos son dinámicos. Los cambios cuando un equipo crece o se revisan los roles. También cambia para adaptarse a desarrollos externos. La optimización también obliga a una empresa a cambiar los flujos de trabajo. En otras palabras, los PDF de los documentos del proceso no funcionan. Los documentos de su proceso deben ser “en vivo”. Así que cree un programa de revisión basado en su programa de revisión. Regrese de vez en cuando a sus procesos y actualice. La documentación de las actualizaciones también es igualmente importante, para que todas las partes interesadas sepan qué cambios y por qué. Por lo tanto, los documentos del proceso utilizan una herramienta para rastrear el historial: un diario simple que sigue los cambios. Además, al elegir una solución de gestión del conocimiento para la documentación de su proceso, elija una que permita una edición fácil. Por ejemplo, con Wikipress y Heroic Knowledge Base de Herotemes, editar y actualizar un documento de proceso es tan fácil como editar una publicación de blog en WordPress. Terminarlo …